Thẻ chấm công do CNV Công ty lưu giữ, thẻ phải được lưu giữ thật cẩn thận, không làm hỏng. Hàng ngày CNV khi đến làm việc và trước khi ra về phải bấm thẻ. Đối với trường hợp máy hư… không thể bấm thẻ được thì phải chuyển cho Trưởng bộ phận trực tiếp xác nhận giờ vào hoặc ra và ký tên.
Thẻ chấm công được chuyển cho Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm tra thẻ vào đầu tháng để chuyển cho Phòng TCHC, Phòng TCHC kiểm tra và chuyển thẻ chấm công cho Phòng kế toán tính lương. Trường hợp phát hiện ra thẻ bị sai sót thì Trưởng bộ phận phải đính chính lại như có giờ vào nhưng không có giờ ra, có giờ ra nhưng không có giờ vào, thẻ quá mờ, giờ bị gạch xoá. Việc đính chính phải kèm theo chữ ký.
Trong bảng chấm công, CNV được ghi theo thứ tự tăng dần.
Bảng chấm công là dụng cụ để Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên của mình hàng ngày, là công cụ cho Phòng TCHC kiểm soát về nhân sự và giờ làm việc…
Trưởng bộ phận trực tiếp ghi đầy đủ các nội dung trong bảng chấm công. Bảng chấm công phải sạch sẽ, không được gạch xoá. Trường hợp sai phải làm lại bảng chấm công hoặc ký nhận lên phần gạch xoá. Bảng chấm công được lập theo biểu mẫu
Chứng từ để tính tóan công cho công nhân viên là thẻ chấm công và bảng chấm công chủ nhật. Việc bấm thẻ, chấm công chủ nhật phải theo đúng hướng dẫn trên thẻ, trên bảng. Đối với thẻ chấm công trường hợp công nhân quên không bấm thẻ hoặc không bấm thẻ được do máy hư v.v thì tổ trưởng xác nhận trực tiếp lên thẻ chấm công. Đối với trường hợp tăng ca quá 12 giờ đêm thí máy chấm công sẽ tự động nhảy sang ngày tiếp theo.
Tổ trường có thể xác nhận lại giờ làm việc vào thẻ chấm công, tuy nhiên nếu có sự khác biệt thì vẫn căn cứ vào giờ đã bấm thẻ. Đối với trường hợp CNV đi công tác thì phải có bảng công tác ghi rõ thời gian đi, về, ngày công tác. Bảng giấy đề nghị công tác phải được Trưởng bộ phận xác nhận và Ban Giám đốc duyệt hàng tuần Toàn bộ chứng từ liên quan đến ngày công, các bộ phận phải nộp từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng tiếp sau, trường hợp nộp chậm ảnh hưởng đến công tác tính lương thì trưởng bộ phận hoàn chịu trách nhiệm.
