Chấm công là công việc đầu tiên và cuối cùng mà nhân viên cần phải làm khi bước vào công ty. Chỉ khi chấm công đều đặn nhân viên mới được trả lương theo thời gian đi làm mà mình đã bỏ ra. Tuy vậy, có không ít trường hợp nhân viên quên chấm công khi đi làm hoặc lúc về nhà, dẫn tới những ảnh hưởng không nhỏ tới nhân viên và cả doanh nghiệp, đặc biệt là Nhân sự. Trong bài viết này, hãy cùng đào sâu hơn để tìm hiểu nguyên nhân, hậu quả và giải pháp của tình trạng này nhé!
1. Các trường hợp dẫn đến việc quên chấm công
Có hai nguyên nhân chính để giải thích cho hiện trạng này, (1) là nguyên nhân chủ quan, xuất phát từ phía nhân viên, (2) là nguyên nhân khách quan, xuất phát từ hệ thống chấm công của doanh nghiệp:
Nguyên nhân chủ quan:
- Nhân viên mới chưa có thói quen nên quên chấm công.
- Nhân viên sợ bị trễ họp/trễ hẹn nên đi vội và quên chấm công.
- Nhân viên có việc gấp, người thân bị bệnh, gia đình có vấn đề nên quên chấm công khi tan làm.
- Do sáng đi làm quá đông người nên nhân viên tạm làm sang việc khác trong lúc đợi rồi quên chấm công. (Vấn đề này càng thường hay xảy ra ở những công ty lớn.)
Nguyên nhân khách quan:
Bên cạnh vấn đề phát sinh từ sự chủ quan của nhân viên thì máy móc và thiết bị chấm công cũng có thể gặp một số lỗi như: máy bị ngắt kết nối, máy không nhân diện được ID của nhân viên, cảm biến hỏng (điều này hay xảy ra với một số máy chấm công vân tay khi tay nhân viên bị trầy, da bị tổn thương). Nhân viên sau khi gọi báo cho bên HR hoặc kỹ thuật thì quên chấm công.
2. Nhân viên quên chấm công – người khổ nhất là HR
Trong những trường hợp nhân viên quên chấm công, nhằm đảm bảo lợi ích cũng như quyền lợi của nhân viên mà HR đã phải gánh thêm khá nhiều công việc như:
- Nhận thư báo cáo, phản hồi.
- Kiểm tra bằng chứng đi làm thông qua camera hay nhân chứng có mặt tại công ty.
- Chỉnh sửa công thiếu.
- Gửi lại cho nhân viên để xác nhận.
- Đưa ra những hình thức khác nhau để nhắc nhở nhân viên để giảm thiểu hết mức vấn đề quên chấm công.
Bên cạnh đó, việc xử lý các vấn đề riêng cho từng nhân viên cũng sẽ làm ảnh hưởng đến tiền trình vận hành của công ty, làm mất thời gian cho việc quản lý chính xác năng lực và thái độ của người lao động, nhân viên có thói quen không tốt. Điều này sẽ gây tổn thất chi phí cũng như là giảm hiệu suất tổng thể.
Mặt khác, nếu như công ty áp dụng chính sách “người nào làm người nấy chịu” thì sẽ ảnh hưởng lớn đến tâm lý của người lao động. Họ sẽ cảm thấy bất mãn khi dù đã làm việc đầy đủ cho công ty nhưng thu nhập lại bị “thất thoát” chỉ vì chút sơ suất quên chấm công. Điều này khiến tinh thần họ không còn phấn chấn khi làm việc và cũng sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của doanh nghiệp.
3. Giải quyết vấn đề quên chấm công – nâng cao hiệu suất doanh nghiệp
Như bạn có thể thấy, chỉ một chút sơ suất quên chấm công thôi cũng sẽ vô tình ảnh hưởng khá lớn tới doanh nghiệp, tùy vào quy mô nhân sự của công ty. Để khắc phục được tình trạng trên, HR hoặc nhà quản lý nên triển khai các giải pháp sau đây:
- Đào tạo và thiết lập các quy tắc liên quan đến chấm công.
- Xây dựng văn hóa, cho nhân viên biết việc quên chấm công sẽ ảnh hưởng như thế nào và chính những nhà quản lý nên làm gương cho nhân viên.
- Xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng và tăng mức độ theo số lần vi phạm. Ví dụ như nếu chỉ quên chấm công 1-2 lần thì nhắc nhở, từ 3 lần trở lên sẽ trừ lương, từ 6-8 lần trở lên có thể hạ chức hay sa thải. Ngược lại, đối với những nhân viên đi làm và chấm công đúng giờ có thể được thưởng thêm một ít % tiền lương.
- Thiết lập thời gian chỉnh sửa công
Ngoài ra, để giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công nói chung và quên chấm công nói riêng, đảm bảo quyền lợi của nhân viên, tăng sự minh bạch, rõ ràng trong quy trình tính công chấm lương, doanh nghiệp có thể áp dụng khung thời gian mẫu sau đây để khắc phục tình trạng thiếu công và lên bảng lương phù hợp cho nhân viên.
| Ngày 1-2 hàng tháng | Lên bảng công, gửi cho nhân viên và tiếp nhận thắc mắc. |
| Ngày 3-4 hàng tháng | Xử lý các vấn đề sai sót. |
| Ngày 5 hàng tháng | Chốt bảng công. |
| Ngày 6-7 hàng tháng | Kết hợp thông tin báo cáo đánh giá KPI hay hiệu suất làm việc của nhân viên, chạy bảng lương. |
| Ngày 8 hàng tháng | Chốt bảng lương. |
| Ngày 9-10 hàng tháng | Chuyển lương. |
*Lưu ý là tùy thuộc vào quy mô và hình thức hoạt động của công ty mà bạn có thể điều chỉnh lại thời gian sao cho phù hợp.
- Sử dụng các loại máy chấm công hiện đại
Việc máy chấm công hỏng, nhân viên trong lúc chờ đợi thì quên chấm công có thể là do máy có chất lượng kém hoặc dịch vụ bảo trì của các sản phẩm chấm công chưa được tốt, dẫn đến máy bị ngắt kết nối khiến nhân viên không chấm công được. Đặc biệt là máy chấm công bằng vân tay sẽ dễ không xác nhận được danh tính của nhân viên nếu tay họ đang bị mờ hoặc tổn thương. Doanh nghiệp có thể cân nhắc đổi sang các loại máy chấm công khác như Abrivision, Wise Eye. Thêm vào đó, đa dạng hình thức như Face ID (trên máy chấm công tại công ty hoặc app điện thoại), GPS (thông qua app điện thoại), cũng là cách giúp nhân viên chủ động linh hoạt hơn trong việc chấm công.
- Sử dụng các phần mềm chấm công hiện đại
Đi kèm với máy chấm công không thể không có một phần mềm chấm công có khả năng xử lý dữ liệu lớn nhân từ máy. Phần mềm eTA, ngoài việc kết nối dữ liệu từ nhiều máy chấm công khác nhau có có thêm một số chức năng nổi bật như:
- Thiết lập quy định chấm công: thời gian tính công khi nhân viên điểm danh sớm, muộn, tăng ca.
- Báo cáo sự cố khi máy chấm công có sự cố.
- Lên bảng công và gửi lại cho nhân viên kiểm tra.
- Cung cấp 10 mẫu báo cáo công quan trọng nhất cho doanh nghiệp.
Nhờ đó mà các trường hợp như quên chấm công, chấm công sai, tăng ca, ca lỗi đều có thể dễ dàng được điều chỉnh và đưa ra bảng tổng hợp lý.
4. Kết luận
Như vậy, bài viết trên đã giải thích nguyên do từ đâu mà nhân viên quên chấm công, đưa ra như hậu quả và phương pháp khắc phục tình trạng này. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.
