Ngày nay với sự phát triển của xã hội dẫn đến nhu cầu về chất lượng cuộc sống của con người cũng tăng cao trong đó môi trường làm việc là yếu tố quan trọng dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam hiện nay. Từ việc nhận thấy môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động phương pháp cải tiến môi trường làm việc 5S ra đời; đây là tên của phương pháp quản lý sắp xếp nơi làm việc và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota, Nhật Bản.
5S là gì?
Kaizen 5S là một phương pháp do người Nhật thiết lập nhằm cải tiến môi trường làm việc giúp nhân viên nâng cao chất lượng, làm việc với năng suất cao hơn. 5S là tên viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật, đó là: (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
Trong tiếng Anh và tiếng Việt 5S vẫn được viết tắt từ 5 từ và bắt đầu bằng chữ S như sau:
Sort – Sàng lọc: là xem xét, phân loại các vật dụng sau đó lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.Các vật dụng không liên quan có thể sắp xếp vào một nơi cụ thể hoặc mang ra khỏi tổ chức và có thể tái sử dụng vào một hoạt động khác. Đây chính là bước đầu tiên cơ bản trong việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp, tổ chức.
Set in order – sắp xếp: sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì chúng ta sẽ thực hiện bước tiếp theo là sắp xếp, tổ chức lại các vật dụng cần thiết còn lại trong văn phòng, nơi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự sắp xếp này không phải tùy ý ngẫu nhiên mà sẽ sắp xếp theo tiêu chí sao cho dễ tìm, thuận tiện cho các hoạt động khác trong công việc và dễ trả lại nhất.
Shine – Sạch sẽ: Là luôn giữ gìn và thường xuyên vệ sinh, lau chùi các thiết bị, vật dụng làm việc; thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể nhằm đảm bảo cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát.
Standardize – Săn sóc: Để đảm bảo các hoạt động 3S ở trên luôn được duy trì và được kiểm soát định kỳ thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên, một cách liên tục; từ đó tạo nền tảng để phát triển 5S.
Sustain – sẵn sàng: Là tạo thói quen tự giác, rèn luyện và tuân thủ nghiêm ngặt để duy trì nề nếp giữ cho môi trường làm việc luôn ở mức độ tốt nhất để luôn sẵn sàng bắt đầu vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức.
Qua đó cho thấy kaizen 5S là nền tảng cơ bản thể hiện nguyên tắc làm việc chất lượng, chuyên nghiệp trong doanh nghiệp, từ đây làm nền tảng để phát triển tâm lý, tâm trạng, tinh thần làm việc dựa trên môi trường làm việc luôn thoáng mát, sạch sẽ, ngăn nắp. Có thể nói 5S là một phương pháp giúp cải tiến môi trường làm việc đơn giản, dễ dàng thực hiện, hiệu quả và đặc biệt là đỡ tốn kém chi phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của toàn thể các cấp nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức.
Mô hình 5S trong doanh nghiệp
Lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp/ cá nhân áp dụng phương pháp 5S
Đây là phương pháp phổ biến được áp dụng cho nhiều loại mô hình doanh nghiệp như hiện nay, vì kaizen 5S dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt phương pháp này giúp đảm bảo được tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:
- Tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp hơn.
- Giúp cho các thành viên trong tổ chức tạo nên thói quen, xây dựng văn hóa tốt trong môi trường làm việc.
- Tạo điều kiện nâng cao năng suất hiệu quả, cải thiện tinh thần làm việc.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng trong công việc.
- Tạo nên niềm tự hào cho toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp về một môi trường làm việc chất lượng.
- Làm tiền đề mang lại nhiều may mắn, cơ hội kinh doanh cho tổ chức.
- Giúp các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
- Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Productivity: giúp cải tiến năng suất.
- Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Cost: Giảm chi phí sản xuất.
- Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
- Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
- Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức.
Lý do phương pháp 5S được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức
- 5S là một trong những phương pháp dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp với quy mô hình thức tổ chức, lĩnh vực khác nhau.
- Phương pháp để thực hiện theo các tiêu chí của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Trên nền bản mọi cá nhân đều thích sự sạch sẽ, tiện nghi, môi trường làm việc tốt, chất lượng cao.
8 yếu tố để áp dụng 5S thành công
8 yếu tố để áp dụng phương pháp 5S thành công
- Lãnh đạo phải luôn cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện phương pháp 5S. Đây là yếu tố đầu tiên tạo nên sự thành công, bởi vì sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo sẽ tạo động lực hình thành các nhóm cộng tác và vô cùng cần thiết.
- Tinh thần tự nguyện tham gia của các thành viên trong tổ chức sau khi ý thức được ý nghĩa của phương pháp 5S họ sẽ chủ động thực hiện theo quy định đã được mọi người đồng thuận và ban hành từ cấp lãnh đạo.
- Thực thi các hoạt động đào tạo cho nhân viên về phương pháp 5s và các nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp thiết bị và phân công nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu vực làm việc. Đây chính là bước đầu tiên tạo nên tinh thần sẵn sàng hành động theo chương trình khởi nguồn của toàn doanh nghiệp, tổ chức.
- Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn tiêu chuẩn ban đầu đã đặt ra nhằm nâng cao chất lượng cải thiện môi trường làm việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.
