eOMS – Phần Mềm Quản Lý Văn Phòng: Đặt Phòng Họp, Văn Phòng Phẩm, Tài Sản & Mua Sắm

Đặt phòng họp chồng chéo

Không có lịch tập trung nên các bộ phận đặt trùng phòng, phải nhắn hỏi qua lại mới biết phòng nào đang trống.

Văn phòng phẩm cấp phát không có hồ sơ

Ai lấy, lấy bao nhiêu, khi nào không được ghi nhận đầy đủ – khó kiểm soát số lượng đã cấp, tồn kho và chi phí từng bộ phận.

Tài sản ghi rời rạc, khó biết đang ở đâu

Thiết bị, bàn ghế, dụng cụ làm việc không có hồ sơ tập trung; khi điều chuyển hoặc nhân viên nghỉ việc dễ thất lạc, không rõ ai chịu trách nhiệm.

Yêu cầu gửi qua Zalo, miệng, dễ thất lạc

Xin phòng, xin vật tư, báo hỏng thiết bị qua tin nhắn cá nhân – không có hồ sơ chính thức và dễ bị bỏ quên.

Không rõ ai phụ trách, duyệt đến đâu

Yêu cầu không có quy trình phân công và phê duyệt nhiều cấp, dễ bị đùn đẩy giữa các bộ phận và quá hạn mà không ai hay.

Mua sắm và hợp đồng khó kiểm soát

Đề nghị mua, báo giá, đơn hàng và hợp đồng nhà cung cấp nằm rải rác trên nhiều file; hợp đồng hết hạn mới phát hiện.

Gửi & theo dõi yêu cầu

• Tạo yêu cầu theo loại dịch vụ nội bộ đã cấu hình
• Đặt phòng họp / phòng đào tạo, đổi hoặc hủy lịch
• Đề xuất mua sắm, đề xuất hỗ trợ cơ sở vật chất
• Theo dõi trạng thái, nhận thông báo trong hệ thống

Phê duyệt & theo dõi

• Bàn làm việc tổng hợp yêu cầu chờ duyệt, nội dung quá hạn
• Phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin
• Theo dõi tiến độ theo phòng ban, trạng thái, người phụ trách
• Lịch sử phê duyệt đầy đủ, chỉ thấy dữ liệu trong phạm vi được phân quyền

Quản lý vận hành

• Danh mục phòng, lịch sử dụng phòng, duyệt đặt phòng
• Cấp phát văn phòng phẩm, quản lý kho và tồn tối thiểu
• Cấp phát / thu hồi / điều chuyển / kiểm kê tài sản
• Mua sắm, nhà cung cấp, hợp đồng, kế hoạch bảo trì

Dữ liệu nền & phân quyền

• Cơ cấu tổ chức, chức danh, hồ sơ nhân viên (nhập từ Excel/CSV)
• Lưu quá trình làm việc, quản lý nhân viên nghỉ việc
• Quản lý tài khoản, nhóm quyền theo chức năng và dữ liệu
• Cấu hình email, thông báo, ngôn ngữ; lịch sử thao tác

Góc nhìn của Chủ doanh nghiệp / CEO

Chi phí văn phòng phẩm, thiết bị và mua sắm dễ phình ra mà không ai thấy rõ, tài sản có thể thất thoát khi điều chuyển hoặc nhân sự nghỉ việc. CEO cần một quy trình chuẩn không phụ thuộc vào từng cá nhân, cùng số liệu tổng hợp để ra quyết định ngân sách có cơ sở.

Góc nhìn của Giám đốc (điều hành / nhà máy)

Giám đốc chịu áp lực giữ cho văn phòng và nhà máy vận hành trơn tru: sự cố cơ sở vật chất được xử lý đúng hạn, phòng họp sẵn sàng khi cần, mua sắm đi đúng quy trình. Điều họ cần là bàn làm việc quản lý thấy ngay yêu cầu nào đang chờ duyệt hoặc quá hạn.

Góc nhìn của Trưởng phòng Nhân sự / HCNS

HCNS mỗi ngày nhận yêu cầu rải rác qua Zalo, điện thoại, giấy tờ rồi tự đối chiếu lịch phòng, tồn văn phòng phẩm và danh sách tài sản trên Excel; khi sai sót xảy ra, họ là người giải trình. HCNS cần quy trình duyệt rõ ràng, lịch sử đầy đủ và báo cáo có sẵn thay vì tổng hợp thủ công.

Góc nhìn của Quản đốc / Trưởng chuyền sản xuất

Quản đốc cần báo hỏng thiết bị, xin hỗ trợ sửa chữa hay xin dụng cụ nhanh gọn mà không phải đi tìm đúng người, và muốn biết yêu cầu của mình đang ở bước nào. Gửi yêu cầu bằng đường link hoặc mã QR, theo dõi trạng thái và nhận thông báo giúp họ khỏi phải hỏi lại nhiều lần.

Nhà máy, khu vực nhiều tòa nhà

Điều phối yêu cầu hành chính, sự cố và bảo trì cơ sở vật chất giữa nhiều tòa nhà, phân xưởng một cách tập trung và có hệ thống.

Doanh nghiệp đông nhân sự

Nhân viên tự gửi yêu cầu qua link hoặc mã QR, phòng HCNS không còn xử lý thủ công hàng chục tin nhắn mỗi ngày.

Văn phòng nhiều phòng họp, nhiều bộ phận

Số hóa lịch đặt phòng họp, phòng đào tạo, tránh xung đột lịch và thống kê được tần suất sử dụng phòng.

Doanh nghiệp cần kiểm soát cấp phát & tài sản

Kiểm soát chặt quy trình đề xuất và cấp phát văn phòng phẩm, thiết bị, công cụ làm việc; kiểm kê và theo dõi biến động tài sản.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa mua sắm

Chuẩn hóa chuỗi đề nghị mua – báo giá – đơn mua – nhận hàng và quản lý hợp đồng nhà cung cấp.

Doanh nghiệp muốn bắt đầu nhẹ nhàng

Bản Basic không cần đăng nhập, triển khai nhanh cho phòng HCNS; khi nhu cầu tăng có thể nâng lên Advanced hoặc Professional.