Sự kiện “WEBINAR : Đồng hành cùng Doanh nghiệp trong giai đoạn 4.0” đã được tổ chức vào ngày 26/04/2022 vào lúc 9h00 và đã diễn ra rất thành công, đồng thời đã để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp trong lòng của các khách tham dự. Nhờ có sự ủng hộ nhiệt tình của hơn 150 vị khách quý đã dành thời gian quý báu của mình để tham gia buổi WEBINAR do Công ty Cổ phần Tinh Hoa tổ chức nhằm cung cấp những giải pháp liên quan đến các vấn đề quản lý nhân sự.
Với sự góp mặt của diễn giả là anh Trần Trọng Hữu Duyên – Giám đốc Khối giải pháp với hơn 16 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tư vấn chuyển đổi số, anh Duyên đã chia sẻ với mọi người những “bí quyết” giúp tối ưu hoá các quy trình quản lý góp phần giải quyết các vấn đề thường gặp trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Theo anh Duyên chia sẻ :” Trong suốt quá trình làm việc ở lĩnh vực quản lý nhân sự và tư vấn chuyển đổi số, Duyên nhận ra được một số khó khăn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều gặp trong quá trình quản lý nhân sự. Những khó khăn thường gặp liên quan đến các vấn đề như Tăng ca trong doanh nghiệp, Quản lý thông tin chấm công/ phép, Quản lý hợp đồng lao động và Quản lý quỹ lương trích nộp bảo hiểm.”
Đối với vấn đề liên quan đến Tăng ca trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn trong việc kiểm soát quỹ lương và overtime nhưng mà vẫn giữ được năng suất lao động của nhân viên. Trong buổi WEBINAR, anh Duyên cũng đã đưa ra giải pháp để doanh nghiệp áp dụng, đó là thực hiện theo các bước dưới đây:
o Bước 1: Số hoá quy trình đăng ký và phê duyệt tăng ca.
o Bước 2: Chuyển đổi hình thức thưởng lương sang thưởng sản phẩm.
o Bước 3: Xây dựng chính sách thưởng để khích lệ người lao động nếu đạt chỉ tiêu.
o Bước 4: Xây dựng khung năng lực và bộ tiêu chí đánh giá KPI để đánh giá năng lực cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên trong một ca làm việc. Thông qua đó, sắp xếp nhân viên đi ca phù hợp hoặc làm công việc phù hợp.
Vấn đề thứ hai liên quan đến Quản lý thông tin chấm công/phép, khó khăn nằm ở việc kiểm soát dữ liệu chấm công, phân loại và sàng lọc dữ liệu chấm công hợp lý và hợp lệ. Đối với vấn đề này, anh Duyên cũng đã đề xuất với doanh nghiệp các bước như sau:
o Bước 1: Thiết lập và chuẩn hoá các chính sách chấm công, chính sách đi ca, các quy định về chấm công, làm thêm giờ.
o Bước 2: Thiết lập và chuẩn hóa các chính sách nghỉ phép theo từng loại phép, quy định về điều kiện hưởng và chính sách hưởng theo từng loại nghỉ phép.
o Bước 3: Số hoá các quy định, chính sách liên quan đến ca, giờ làm thêm, nghỉ phép.
o Bước 4: Sử dụng hệ thống để kiểm soát tính tuân thủ và nhất quán của các chính sách, quy định với các đối tượng liên quan.
Tiếp đến, Quản lý hợp đồng lao động, việc đảm bảo tính pháp lý và lợi ích của các bên với hợp đồng lao động sắp đến hạn tái ký là điều mà các doanh nghiệp quan tâm. Theo những gì anh Duyên đã chia sẻ, các doanh nghiệp có thể áp dụng các bước dưới đây:
¨ Thiết lập các điều kiện, điều khoản của hợp đồng, đối tượng áp dụng.
¨ Thiết lập và chuẩn hóa quy trình đánh giá ký hoặc tái ký hợp đồng.
¨ Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hợp đồng, dùng làm cơ sở đánh giá cho cả hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động (có thể nhưng không dùng chung với bộ tiêu chí đánh giá công việc)
¨ Thiết lập cơ chế cảnh báo hết hạn hợp đồng, nắm thế chủ động sàng lọc và đánh giá hợp đồng, tránh không bị miss với các hợp đồng sắp hoặc gần đến hạn.
Cuối cùng là vấn đề liên quan đến Quản lý quỹ lương trích nộp bảo hiểm, doanh nghiệp gặp thử thách ở việc kiểm soát tăng/giảm lao động trong tháng đảm bảo đúng hạn và kịp thời. Xuyên suốt thời gian diễn ra WEBINAR, anh Duyên cũng đã đề cập nhiều lần về giải pháp giúp tối ưu quản lý quỹ lương như sau:
¨ Chuẩn hóa quy trình báo giảm lao động, quy trình báo tăng lao động và nhất quán cách thức vận hành quy trình về các bộ phận liên quan.
¨ Kiểm soát chặt chẽ và tức thời các dữ liệu chấm công, báo phép của nhân viên để phát hiện ra các trường hợp bất thường của dữ liệu công có ảnh hưởng đến quỹ lương bảo hiểm.
¨ Thiết lập các cơ chế giúp cảnh báo sớm các trường hợp nhân viên nghỉ việc trong tháng, nhân viên ký hợp đồng mới trong tháng, nhân viên nghỉ chế độ trong tháng,… đảm bảo có thể báo cáo kịp thời.
¨ Thiết lập các quy định, điều kiện tuyển dụng để thời gian ký hợp đồng lao động sau ngày 16 của tháng ký hợp đồng.
Bên cạnh đó, anh Duyên cũng đã trả lời những câu hỏi được đặt ra bởi các vị khách tham dự buổi WEBINAR nhằm mục đích cung cấp thêm lượng thông tin và làm rõ ràng các khúc mắc, khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải.
Chị Thuý Vy có câu hỏi liên quan đến vấn đề tăng ca trong doanh nghiệp như sau : “Đối với trường hợp tăng ca ngày lễ thì mình có phương án nào để hạn chế quỹ lương tăng ca không ? Ví dụ lễ 30/4 – 1/5 thì bên sản xuất sẽ có thêm ngày nghỉ bù thứ 2, mà khi công nhân đi làm từ 30/4 đến 2/5 thì chi phí lương doanh nghiệp chi trả rất cao ạ. Em cảm ơn!”.
Đối với câu hỏi này, anh Duyên chia sẻ: “Để cân bằng quỹ lương tháng trong những tháng có lễ nên đổi x3 lương thành thêm 3 ngày bù hoặc trả 50% lương và 50% nghỉ bù. Quy định này cần được thống nhất bởi các quản lý trực tiếp truyền tải đến nhân viên ngay từ đầu.”
Chị Thảo có câu hỏi liên quan đến chấm công/ nghỉ phép, “Đánh giá P2 và P3 để phân tích lý do không đạt để xét tính phù hợp cho từng vị trí, vậy nếu Công ty đông nhân viên thì mình nên thứ tự ưu tiên đăng ký như thế nào?”.
“Mình xin phép chia sẻ với bạn Thảo, P2 – People (Competency – Năng lực) : gồm kỹ năng (Skill), kiến thức (Knowledge), thái độ (Attitude) dẫn đến KSA.” – anh Duyên chia sẻ. Theo anh, các thứ tự ưu tiên lần lượt được thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng bộ từ điển năng lực (5 mức theo thang Likert)
Bước 2: Đánh giá năng lực (tuỳ theo doanh nghiệp chọn phương pháp đánh giá 360 độ, bài test, phỏng vấn,…
Bước 3: So sánh kết quả đánh giá hiện tại với tiêu chí trong bộ từ điển năng lực.
Bước 4: Nếu nhân viên thiết phần nào liên quan đến kiến thức, kỹ năng, thái độ thì mình xây dựng chương trình đào tạo.
Còn đối với P3, anh Duyên cũng chia sẻ : “P3 – Performance (KPI): Đi từ chiến lược công ty => chiến lược phòng ban => chiến lược của đội nhóm => chiến lược của cá nhân. Khi đặt KPI thì phải SMART.”
Buổi WEBINAR đã diễn ra thành công như mong đợi nhờ sự chuẩn bị chuyên nghiệp đến từ đội ngũ chuyên viên Tinh Hoa Solutions và sự ủng hộ nhiệt tình của các vị khách mời đã đến tham gia. Nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và những giải pháp liên quan đến quản lý nhân sự, Công ty Cổ phần Tinh Hoa sẽ tổ chức thường xuyên những buổi WEBINAR liên quan đến nhân sự, hy vọng góp một phần nhỏ sức giúp tháo gỡ các vấn đề khó khăn về nhân sự mà các doanh nghiệp thường gặp.
