Thậm chí, có thể xảy ra hiểu lầm trong quá trình làm việc từ xa. Điều quan trọng là cung cấp cho những người mới tuyển dụng của bạn một quy trình hội nhập toàn diện từ ngày đầu tiên làm việc của họ để tránh những hậu quả không mong muốn.
Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số mẹo giới thiệu sẽ cho phép bạn giúp nhân viên mới thích nghi và hòa nhập vào tổ chức của bạn một cách thoải mái nhất có thể.
Chuẩn bị trước khi gia nhập
Điều quan trọng là phải tổ chức quá trình giới thiệu một cách chính xác để đảm bảo rằng nó sẽ chạy trơn tru và thuận tiện. Trước hết, hãy ký tất cả các tài liệu cần thiết trước khi ngày đầu tiên của người mới thuê bắt đầu. Nó sẽ cho phép phân bổ nhiều thời gian hơn để tiếp xúc với con người, điều này tạo ra ấn tượng ban đầu tích cực về quá trình làm việc của tổ chức bạn.
Thứ hai, hãy đảm bảo chuẩn bị tất cả các thông tin và công cụ cần thiết mà nhân viên mới của bạn sẽ cần để làm việc hiệu quả. Nhân viên từ xa của bạn sẽ cần:
- vận chuyển các thiết bị kỹ thuật có cài đặt sẵn phần mềm (nếu vị trí yêu cầu công nghệ chuyên dụng),
- chuẩn bị bản dịch chuyên nghiệp các tài liệu kỹ thuật nếu bạn hoạt động trong môi trường đa văn hóa,
- Tạo sổ tay nhân viên hoặc các SOP toàn diện – từ giải thích văn hóa công ty của bạn đến trình bày trách nhiệm công việc và hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các chương trình riêng biệt và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể,
- bố trí thời gian đào tạo và hội thảo về cách sử dụng tất cả các thiết bị.
Liên lạc thường xuyên là rất quan trọng, đặc biệt là trong quá trình giới thiệu ảo, vì vậy hãy xem xét các kênh đáng tin cậy để liên lạc và trao đổi phản hồi khi chuẩn bị kế hoạch giới thiệu.
Chào đón nồng nhiệt
Thuê nhân viên làm việc từ xa không có nghĩa là họ phải được đối xử khác với nhân viên trong công ty của bạn. Người sử dụng lao động có trách nhiệm đảm bảo rằng họ cảm thấy không thua kém các thành viên hợp pháp trong nhóm. Hơn nữa, bắt đầu một công việc mới luôn căng thẳng (nhưng thú vị), và đó là cơ hội để bạn giúp những người mới thuê thích nghi một cách liền mạch nhất có thể.
Một trong những cách tốt nhất để giới thiệu một nhân viên mới với nhóm mới của họ và các đồng nghiệp khác là tạo một lá thư chào mừng. Nó phải bao gồm thông tin ngắn gọn về kinh nghiệm trước đây của người thuê mới, vai trò mới và kỳ vọng của công ty đối với việc làm việc cùng nhau.
Bạn có thể gửi bức thư này qua email hoặc trò chuyện nhóm. Ngoài ra, hãy cân nhắc sắp xếp một cuộc gọi hội nghị với các thành viên trong nhóm vào ngày đầu tiên để làm cho trải nghiệm tham gia tổng thể trở nên thân thiện hơn.
Kéo dài quá trình hội nhập
Điều quan trọng là phải phân bổ đủ thời gian cho những người mới thuê để thích nghi, làm quen với phần mềm và văn hóa công ty để hội nhập hiệu quả. Đôi khi (luôn luôn) chỉ chú ý đến nhân viên mới vào ngày đầu tiên của họ là không đủ, vì vậy hãy đảm bảo ít nhất bạn phải hỗ trợ họ trong cả tuần đầu tiên.
Không ai thích quản lý vi mô, nhưng ngay từ đầu, giao tiếp quá mức sẽ tốt hơn nhiều so với việc thiếu nó. Trong tuần đầu tiên của quá trình hội nhập trực tuyến, hãy lên lịch đăng ký hàng ngày thông qua các cuộc họp video trực tiếp, email hoặc trò chuyện để thảo luận và điều chỉnh (nếu cần) hiệu suất của họ và làm rõ bất kỳ mối quan tâm nào.
Mặc dù người mới thuê của bạn sẽ làm việc từ xa, đừng bỏ qua việc cung cấp cho họ tùy chọn đến thăm văn phòng của công ty hoặc thậm chí được đào tạo tại đó. Nó sẽ cho phép họ không chỉ gặp gỡ đồng nghiệp mà còn xem cách tổ chức hoạt động hàng ngày.
Tìm cho họ một người bạn làm việc
Hòa nhập vào một môi trường mới, một đội ngũ mới có thể khá áp đảo, vì vậy sẽ rất có lợi nếu bạn có được nhân viên mới của bạn một người có thể cho họ thấy xung quanh, ngay cả khi đó chỉ là nghĩa bóng. Chỉ định người mới thuê của bạn cho một người bạn làm việc – một người có trách nhiệm chính là giúp họ đối phó với bất kỳ trở ngại nào có thể xảy ra trong quá trình giới thiệu.
Bạn làm việc nên trở thành người đầu tiên mà bạn mới thuê sẽ liên hệ khi họ có bất kỳ câu hỏi, sự bất tiện hoặc cần lời khuyên. Có đủ sự kèm cặp và hướng dẫn tinh tế sẽ cho phép họ xem qua các tài liệu đào tạo theo tốc độ của riêng họ, linh hoạt với khối lượng công việc của họ và tránh áp lực quá lớn trong việc đối phó với người quản lý tuyển dụng.
Thu thập phản hồi
Điều quan trọng là nhận được phản hồi về trải nghiệm của nhân viên mới để cải thiện quy trình giới thiệu. Đảm bảo yêu cầu họ chia sẻ ý kiến của họ với bộ phận tuyển dụng sau đó để xác định các phần yếu kém của chương trình. Nó cũng sẽ giúp liên lạc với họ thường xuyên trong vài tuần đầu tiên để sửa chương trình ngay lập tức nếu cần.
Cung cấp cho nhân viên mới những cách thuận tiện nhất để chia sẻ suy nghĩ của họ. Vì không có nhiều người thích bày tỏ ý kiến trực tiếp nên hãy đảm bảo có một cuộc khảo sát trực tuyến ẩn danh hoặc biểu mẫu của Google để thoải mái nói về trải nghiệm tham gia của họ.
Kết luận
Việc giới thiệu nhân viên mới một cách hiệu quả cho phép một nhóm làm việc thành công và tránh được hầu hết các hiểu lầm về lâu dài. Tham gia ảo có vẻ khó khăn, nhưng nó sẽ không khác với quy trình nội bộ với cách tiếp cận toàn diện và tất cả các công cụ cần thiết có sẵn.
Mục tiêu chính của bạn là làm cho các thành viên mới trong nhóm cảm thấy như họ đang ở trong một môi trường hỗ trợ. Để đạt được điều này, hãy đưa nhiều mối quan hệ giữa con người hơn vào quá trình dựa trên internet này. Cung cấp cho nhân viên mới càng nhiều thông tin càng tốt, minh bạch và chú ý, nhưng cũng cho họ thời gian để điều chỉnh và cơ hội bày tỏ ý kiến của họ là rất quan trọng.
Do đó, bạn sẽ không chỉ nhận được một lần tuyển dụng mới ưng ý mà còn với một chương trình hội nhập tuyệt vời cho tất cả những người làm việc từ xa trong tương lai của bạn.
