Bạn thường dành không nhiều thời gian để cải thiện năng suất của mình, nhưng đôi khi chỉ cần 30s thôi cũng đem lại lợi ích lớn nhất rồi.
30s là đủ để làm cho mỗi ngày trở nên hiệu quả hơn.
1. Dành 30s để chuẩn bị cho sự thành công tuyệt vời.
Trước khi bạn bắt đầu làm điều gì, hãy tự trả lời câu hỏi: “Tôi cần làm gì để điều này trở nên tuyệt vời?”
Đó là câu hỏi mà Mike Williams bên công ty The David Allen đã hỏi tôi. Khi tôi bắt đầu phỏng vấn anh ta, anh ta đã ngắt lời tôi và hỏi rằng: “Điều gì sẽ làm cho cuộc trao đổi này trở nên cực kì tuyệt vời cho ông?”
Thoạt đầu tôi thấy câu hỏi này thật vớ vẩn. Nhưng sau đó tôi lại nhận ra đây là một câu hỏi hoàn hảo để hỏi cả tá lần mỗi ngày. Không quan trọng việc bạn đang chuẩn bị làm gì, hãy dừng lại và nghĩ, “Điều gì sẽ làm việc này trở nên cực kì thành công?” Không chỉ đối với bạn, mà đối với cả những người khác, đối với công việc và khách hàng của bạn.
Hãy ghi nhớ điều này hết mức có thể trong cuộc sống hàng ngày. Như khi bạn đang chuẩn bị chở con gái đến trường học. Đừng chỉ lên xe và đi; hãy dành 30s để suy nghĩ, “Làm cách nào để khiến cho thời gian chúng tôi bên cạnh nhau trở nên tuyệt vời?”
Đừng vội vàng đi đến công việc tiếp theo một cách mù quáng. Bạn sẽ thành công nếu bạn muốn mọi việc thường xuyên trở nên tuyệt vời hơn. Hãy bỏ ra một vài giây để suy nghĩ, “Làm thế nào tôi có thể làm điều này tuyệt vời?”
Trả lời câu hỏi đó và bạn sẽ làm mọi việc tốt hơn.
2. Dành 30s để tóm tắt tất cả các tương tác có ý nghĩa của bạn.
Bạn nói chuyện với một ai đó. Bạn chia sẻ quan điểm. Bạn cho hướng dẫn. Bạn đồng ý về kế hoạch. Ngay cả khi kết quả duy nhất của một cuộc trò chuyện là việc bổ sung thêm một mối quan hệ (cá nhân hoặc chuyên nghiệp). Một điều gì đó đã xảy ra.
Thật không may, bạn thường quên đi những gì đã xảy ra.
Đừng như vậy. Hãy dành 30s để ghi chú lại. Sau đó bạn có thể theo dõi việc đó hoặc xem lại. Hoặc bạn có thể xây dựng trên một cuộc trò chuyện trước đó. Hoặc bạn có thể nhớ một điều gì đó cá nhân, một cái gì đó bạn có thể hỏi về thời gian tiếp theo.
Sau đó, bạn sẽ nhớ những gì quan trọng – và có thể hành động dựa trên những điều đó. Và trong lúc đó bạn sẽ tập trung hơn vào tất cả các cuộc trò chuyện một cách thực tế hơn. Thói quen tóm tắt thông tin tạo ra một vòng lặp tự củng cố: khi bạn cần phải ghi chép sau đó, bạn sẽ lắng nghe kĩ hơn.
3. Dành 30s để chuẩn bị trước cho cuộc họp.
Tôi đảm bảo một khi bạn đã bước vào cuộc họp, nơi lần đầu tiên bạn thực sự nghĩ về những cuộc họp này là sau khi bạn thực sự ngồi xuống.
Đó là một sự xấu hổ, bởi vì các cuộc họp liên quan đến con người – và đó có nghĩa là có rất nhiều suy nghĩ về trước đó. Dành 30 giây để suy nghĩ về những người sẽ tham dự. Xem xét chương trình họp của họ, quan điểm của mình, những gì họ đang có thể nói và làm … và tạo ra một kế hoạch không chỉ về cách bạn sẽ phản ứng mà còn là cách phản ứng trước đó.
Các cuộc họp tệ là khi chỉ nói chuyện mà không có hành động. Dành ra 30 giây trước đó để suy nghĩ về vai trò của bạn trong cuộc họp – và làm thế nào sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các hành động được thực hiện đúng đăn. (Nếu không, bạn cũng có thể nên không tham dự.)
4. Dành 30 giây để nạp năng lượng cho mình.
Cảm thấy không an toàn, lo lắng, hoặc bị đe dọa? Đứng như Superman và chống tay lên hông sẽ làm tăng đáng kể sự tự tin của bạn.
Cảm thấy căng thẳng? Khi cười làm giảm nồng độ cortisol, giúp làm giảm căng thẳng.
Cần phải chuyển từ chế độ “im lặng” sang chế độ đang ở ngoài hay hẹn hò ? Hãy làm theo những gì tôi làm sau đây trước khi phát biểu: bật lên và bật xuống, hít một hơi thật sâu, và nói, “Đến giờ trình diễn rồi” Không có gì kỳ diệu hơn vì đó là một nghi lễ tôi đã thực hiện hàng trăm lần rằng ngay lập tức mang lại cho tôi sự tự tin và nhắc nhở tôi rằng tôi cần phải năng động hơn.
Tìm một vài nghi lễ nhỏ giúp bạn chuẩn bị cho những tình huống căng thẳng hoặc bất thường. Kết quả là chắc chắn xứng đáng với nó.
5. Dành 30 giây để ghi lại tất cả các ý tưởng của bạn.
Bao nhiêu ý tưởng hay mà bạn đã quên? Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng, “Ồ, tôi cần phải chắc chắn tôi sẽ. ..” và sau đó không nhớ để làm điều đó? Bao nhiêu lần có một suy nghĩ có vẻ chắc chắn bạn sẽ không quên nó … nhưng bạn đã quên nó cho đến khi thời gian dành cho nó đã qua?
Nếu bạn đang giống như tôi, thì câu trả lời cho mỗi câu hỏi là, “Hàng trăm lần.” (Và đó thậm chí không đếm những ý tưởng mà tôi đã quên.)
Ngay sau khi bạn có một ý tưởng, hãy dành 30 giây để ghi lại nó. Mang theo một cuốn sổ nhỏ, sử dụng một ứng dụng ghi chú trên điện thoại của bạn, giữ một file Word mở tại mọi thời điểm trên máy tính xách tay của bạn … hoặc làm tất cả ba cách.
Và nếu bạn có một ý nghĩ nhưng sẽ thật là thô lỗ để dừng những gì bạn đang làm và ghi lại ý nghĩ đó, không có vấn đề gì hết. Hãy tạo ra một thói quen nhắc nhở. Ví dụ khi tôi đang nói chuyện với bạn và bạn đang nói điều gì đó làm tôi nảy ra một ý tưởng; Tôi sẽ lấy ra một cây bút, giữ nó trong tay trái của tôi, và tôi không đặt nó xuống cho đến khi tôi đã có một cơ hội để viết ý nghĩ đó lại. Không phô trương nhưng nó giúp ích cho công việc.
Điều duy nhất tồi tệ hơn một ý tưởng là bạn không cố gắng vì ý tưởng mà bạn thậm chí không nhớ về nó. Dành 30 giây để ghi lại những ý tưởng của bạn. Sau đó, phát triển ý tưởng; nếu không, từ “ý tưởng” vẫn còn là một danh từ trong khi nó phải là một động từ.
6. Dành 30s để khởi đầu một ngày tràn đầy năng lượng.
Mỗi ngày nên có hai hoặc ba nhiệm vụ quan trọng nhất, (MITs): nhiệm vụ rất quan trọng bạn chắc chắn cần phải hoàn thành. Nhưng đừng chờ đến ngày mai để tìm ra nhiệm vụ gì quan trọng. Viết chúng ra trước khi bạn rời khỏi công ty.
Đến bước tiếp theo. Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất và dành 30 giây để đảm bảo bạn làm việc đó đầu tiên. Đặt hồ sơ của khách hàng đó lên bàn làm việc của bạn. Thu thập các thông tin cần thiết để hoàn thành hợp đồng đó. Chuẩn bị sẵn một vài ghi chú cho cuộc gọi quan trọng.
Dành một vài giây để dễ dàng chọn đúng nhiệm vụ đầu tiên của bạn. Bằng cách đó bạn sẽ không bị phân tâm bởi những thứ khác … và bạn sẽ chuẩn bị cho một ngày tuyệt vời bằng cách hoàn tất một cái gì đó quan trọng đầu tiên.
7. Dành 30s để nói “Tôi yêu bạn”, chỉ mất 2s thôi.
Hãy dành cả cuộc đời của mình để nói tại sao.
Bất cứ khi nào bạn cảm thấy muốn nói điều đó, hãy nói ra. Khi thể hiện cảm xúc của bạn với những người mà bạn quan tâm thì không bao giờ là đủ.
