Không phải bộ kế toán nào cũng nắm được cách xây dựng thang bảng lương trong công ty cổ phần. Thấu hiểu vấn đề này, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo đúng quy định mới nhất về yêu cầu xây dựng thang bảng lương tại các công ty, doanh nghiệp cổ phần. Theo đó, bạn có thể tham khảo và áp dụng cho đơn vị mình!
1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương trong Công ty cổ phần
Theo nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định một số nguyên tắc khi xây dựng thang, bảng lương như sau:
- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đơn giản nhất trong điều kiện bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;
- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng;
- Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%. Công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương làm việc trong điều kiện bình thường.
Nhiều nguyên tắc được đưa ra khi xây dựng thang bảng lương Công ty cổ phần
Tuân thủ các nguyên tắc xây dựng thang bảng lương trên đây, những Công ty cổ phần sẽ không phải lo tạo thang bảng lương sai phạm các quy định của Nhà Nước.
2. Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương trong công ty cổ phần
Việc xây dựng thang bảng lương trong Công ty cổ phần mới nhất, được thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị thủ tục hồ sơ cần thiết
Bao gồm:
- Công văn gửi Phòng lao động thương binh và xã hội
- Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương
- Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
- Xây dựng bảng hệ thống thang bảng lương
- Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng
- Khai trình sử dụng lao động lần đầu hoặc định kỳ (nếu chưa nộp trước đó)
- Quy chế lương, bảng phụ cấp (xây dựng để phục vụ cho công việc quyết toán thuế TNCN và đóng BHXH)
- Văn bản xác nhận không có công đoàn cơ sở do Liên đoàn lao động ký đóng dấu (nếu không có tổ chức Công đoàn cơ sở)
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi xây dựng thang bảng lương Công ty cổ phần
Lưu ý: Người lập mẫu biểu phải điền đầy đủ và chính xác tên, số điện thoại, khi đi nộp trực tiếp đừng quên kèm theo Giấy giới thiệu và CMND
Bước 2: Cập nhật mức lương tối thiểu vùng
Do thang bảng lương được xây dựng trên cơ sở mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Nên trước tiên, các doanh nghiệp cần phải cập nhật mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định 157/2018/NĐ-CP áp dụng đối với doanh nghiệp của mình.
Bước 3: Thống kê các chức danh, công việc chuyên môn trong doanh nghiệp
Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng thang bảng lương Công ty cổ phần là xác định, thống kê các công việc theo từng chức danh đang sử dụng trong doanh nghiệp. Để phục vụ cho việc phân nhóm chức danh ở bước tiếp theo.
Bước 4: Phân nhóm các chức danh công việc
Các công việc có cùng yêu cầu trình độ đào tạo thì xếp cùng một chức danh. Đồng thời, nên xem xét thêm các yếu tố khác như kinh nghiệm làm việc, bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ…
Bước 5: Xây dựng mức lương tương ứng, phù hợp
Sau khi phân nhóm các chức danh công việc cụ thể. Bộ phận nhân sự cần xây dựng mức lương tương ứng cho từng nhóm dựa theo nguyên tắc như đã nêu trên.
Bước 6: Tham khảo ý kiến của công đoàn
Khi xây dựng thang bảng lương trong Công ty cổ phần, đơn vị phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.
Tham khảo ý kiến công đoàn để xây dựng thang bảng lương phù hợp nhất
Bước 7: Gửi thang bảng lương đến Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
Sau khi hoàn thành việc xây dựng thang bảng lương trong Công ty cổ phần. Đơn vị phải chuyển thang bảng lương này đến Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thuộc nơi đặt cơ sở sản xuất kinh doanh.
Lưu ý: Trường hợp, doanh nghiệp mới thành lập hoặc có sự thay đổi về mức lương thì mới cần xây lại thang bảng lương để nộp cho Phòng Lao Động Thương Binh Và Xã Hội của Quận, Huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Xây dựng thang bảng lương trong Công ty cổ phần, bắt buộc bạn phải tiến hành thủ tục đăng ký thang bảng lương tại cơ quan chức năng. Nếu thông tin trong bài viết này, chưa đủ để bạn hiểu rõ về cách thực hiện xây dựng thang bảng lương. Thì hãy truy cập vào trang web: giaiphaptinhhoa.com để tham khảo thêm. Tại đây có nhiều phương pháp tính lương bằng phần mềm công nghệ tiên tiến, sẽ giúp bạn rút ngắn tiến trình nhưng vẫn có được kết quả như mong muốn.
Tiêu chuẩn liên quan khi xây dựng thang bảng lương
- SA8000 / SMETA (Trách nhiệm xã hội): Nguyên tắc “mức lương thấp nhất không được thấp hơn lương tối thiểu vùng” và “không phân biệt đối xử giữa các chức danh có độ phức tạp tương đương” trong thang bảng lương chính là 2 điểm các bộ tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội thường kiểm tra khi audit nhà máy. Xem thêm tiêu chuẩn SA8000 và tiêu chuẩn SMETA.
Câu hỏi thường gặp về xây dựng thang bảng lương
1. Công ty mới thành lập có bắt buộc phải có thang bảng lương ngay không?
Có. Ngay khi bắt đầu sử dụng lao động, doanh nghiệp cần xây dựng và đăng ký thang bảng lương làm căn cứ trả lương, đóng BHXH và quyết toán thuế TNCN.
2. Thang bảng lương có cần điều chỉnh khi lương tối thiểu vùng tăng không?
Có. Khi Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp cần rà soát lại thang bảng lương để đảm bảo mức lương thấp nhất vẫn tuân thủ đúng quy định mới.
3. Công ty cổ phần có bắt buộc phải có hội đồng lương riêng không?
Không bắt buộc phải có hội đồng lương riêng theo luật, nhưng cần có bộ phận/người chịu trách nhiệm chính xây dựng và tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động trước khi ban hành.
4. Khoảng cách giữa các bậc lương trong thang bảng lương nên là bao nhiêu?
Pháp luật hiện hành không quy định cứng khoảng cách giữa các bậc, doanh nghiệp có thể tự quyết định miễn đảm bảo các nguyên tắc tối thiểu đã nêu (không thấp hơn lương vùng, chênh lệch hợp lý theo mức độ phức tạp công việc).
5. Doanh nghiệp không có công đoàn cơ sở thì xây dựng thang bảng lương thế nào cho đúng luật?
Vẫn cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (nếu có) hoặc người lao động, đồng thời chuẩn bị văn bản xác nhận không có công đoàn cơ sở do Liên đoàn lao động ký đóng dấu trong hồ sơ gửi Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
