Một đoàn kiểm tra đến nhà máy giả định 500 công nhân và yêu cầu xuất trình hợp đồng lao động, bảng chấm công tăng ca, hồ sơ huấn luyện an toàn và biên bản diễn tập PCCC. Người phụ trách tìm được hợp đồng nhưng thiếu ba phụ lục, bảng tăng ca nằm trong file Excel chưa...
Trả lời nhanh: khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành pháp luật lao động, doanh nghiệp cần sẵn sàng hồ sơ theo các nhóm: lao động và hợp đồng, tiền lương và thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội, an toàn vệ sinh lao động và PCCC, cùng hồ sơ lao động nước ngoài...
Cuối tháng, phòng nhân sự nhận về hơn chục quyển sổ chấm công từ các tổ sản xuất. Nét chữ khó đọc, vài dòng bị gạch xóa, một quyển bị ướt, hai tổ nộp trễ. Kế toán lương phải ngồi cộng tay từng người rồi mới chốt bảng lương, trong khi công nhân đã bắt đầu hỏi...
Một nhà máy cơ khí giả định phát động 5S: sơn vạch, dán nhãn, treo bảng điểm, chấm thi đua giữa các tổ. Hai tháng đầu xưởng sạch đẹp. Đến tháng thứ ba đơn hàng tăng, người dọn xưởng bị điều sang chạy máy, bảng điểm không ai cập nhật, phế phẩm lại chất ở lối đi và dụng...
Công văn đến/đi, quyết định nội bộ, hợp đồng — nếu vẫn quản lý bằng cách in ra, ký tay rồi photo lưu nhiều nơi, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian tìm kiếm và dễ thất lạc. Phần mềm quản lý văn bản giúp số hóa luồng công văn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần...
Tìm “quản trị văn phòng” trên Google, phần lớn kết quả nói về nghề Office Manager hoặc ngành học ở trường trung cấp/cao đẳng. Nhưng nếu bạn đang làm việc tại một nhà máy và cần biết quản trị văn phòng thực sự bao gồm những gì, và nó khác gì với hành chính...
