Giải đáp về chọn lựa phần mềm chấm công (p1)

Hiện nay trên thị trường có 4 loại phần mềm chấm công phổ biến nhất: phần mềm chấm công cài đặt trên máy tính (On-premise), phần mềm chấm công chạy trên nền tảng đám mây (Cloud/SaaS). Đây là các phần mềm kết nối với máy chấm công. Ngoài ra còn có 1 dạng phần mềm thay thế máy chấm công, gọi là ứng dụng chấm công trên điện thoại di động (Mobile App).Mỗi loại phần mềm sẽ được thiết kế để phục vụ cho các mô hình vận hành khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp sản xuất thường ưa chuộng phần mềm On-premise kết nối mạng LAN nội bộ để lấy dữ liệu từ máy chấm công. Trong khi đó, các doanh nghiệp có nhân sự di chuyển liên tục như Security đi tuần hoặc nhân viên thị trường lại ưu tiên sử dụng các ứng dụng di động có định vị GPS để ghi nhận giờ công ngay tại thực địa. Doanh nghiệp có thể xem thêm phân tích chi tiết về các loại hình công nghệ này tại bài viết top phần mềm chấm công để tìm ra giải pháp phù hợp.

Các phần mềm chấm công hiện nay khác nhau chủ yếu ở 3 yếu tố cốt lõi: kiến trúc công nghệ (Cài đặt nội bộ hay Chạy trên Cloud), khả năng xử lý bài toán ca kíp (Đơn giản hay Phức tạp), và năng lực tích hợp, tự động hóa dữ liệu phần cứng. Các phần mềm cơ bản đi kèm máy chấm công thường chỉ dừng lại ở việc rút dữ liệu thô và xử lý các ca hành chính cố định. Ngược lại, những hệ thống quản trị lực lượng lao động chuyên sâu như ezHR có sự khác biệt vượt trội nhờ thuật toán tự động nhận diện ca thông minh, xử lý được các bài toán của khối sản xuất như ca gãy, ca đêm xuyên ngày, đi muộn về sớm, và tự động tính toán OT theo đúng luật lao động.

Các phần mềm chấm công bằng tiếng Việt sử dụng tốt và có thị phần lớn hiện nay bao gồm ezHR (dành cho tập đoàn, nhà máy quy mô lớn), eTA (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tinh gọn), và các app di động như ezHR App. Điểm mạnh của các phần mềm thuần Việt này là giao diện được thiết kế hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất thân thiện với người lao động và bộ phận HR tại Việt Nam. Hệ thống lõi được cấu hình bám sát Luật Lao động Việt Nam, giúp tính toán ngày phép, bảo hiểm và phụ cấp ca đêm luôn chính xác.

Tại các nhà máy sản xuất có lượng công nhân thời vụ lớn, hoặc các doanh nghiệp vận hành theo chuỗi đa chi nhánh, nhân sự không làm việc theo ngày cố định mà thu nhập được tính chính xác đến từng phút, từng giờ làm việc thực tế. Giờ công được tính chi tiết đến từng giờ cho từng hạng mục công việc: 1 công đoạn sản xuất, 1 đơn hàng, 1 cửa hàng… Doanh nghiệp cần phần mềm chấm công theo giờ để tối ưu hóa chi phí nhân công, quản lý chính xác quỹ thời gian làm việc thực tế và xây dựng mô hình khen thưởng thúc đẩy hiệu suất làm việc.

Chi phí cho một phần mềm chấm công tính lương dao động rất rộng, từ vài triệu đồng/năm cho các bản Cloud tinh gọn (SaaS) cho đến vài trăm triệu đồng (hoặc hơn) đối với các hệ thống On-premise may đo chuyên sâu cho các nhà máy lớn. Mức giá chính xác phụ thuộc vào quy mô số lượng nhân sự, hình thức triển khai (thuê phần mềm theo tháng hay mua bản quyền vĩnh viễn), và mức độ phức tạp của bài toán tính lương. Doanh nghiệp có thể tham khảo báo giá và lộ trình trải nghiệm thực tế tại bài viết top 5 app chấm công mà doanh nghiệp nên trải nghiệm để có sự chuẩn bị ngân sách phù hợp.