Bảng công thiếu, cuối tháng dồn việc, dữ liệu dễ mất
3 điểm nghẽn quen thuộc của phòng nhân sự trước mỗi kỳ chốt lương. Chọn ngành nghề của bạn để xem tình huống thường gặp, rồi lật từng thẻ xem trước và sau khi dùng phần mềm chấm công eTA.
Bắt đầu khám phá3 điểm nghẽn trước kỳ chốt lương
Mỗi thẻ là một nỗi đau có thật ở các nhà máy và doanh nghiệp nhiều nhân sự. Lật thẻ để xem trước và sau, bấm vào case study để đọc chi tiết.
Duyệt phép, công tác thủ công khiến bảng công thiếu khi chốt lương
Đơn đi qua giấy hoặc file rời rạc, HR khó theo dõi và phải nhập tay vào bảng công.
Ở ngành này: Đơn nghỉ phép đi qua tổ trưởng, quản đốc rồi mới tới HR; chỉ một khâu chậm là bảng công thiếu đúng lúc chốt lương.Lao động đông, nhiều chuyền; đơn giấy đi qua nhiều tổ nên HR phải đi gom từng xấp trước kỳ lương.Ca kíp xoay vòng, đổi ca đột xuất; đơn đổi ca và nghỉ phép ghi tay dễ không kịp vào bảng công.Tài xế, nhân viên kho đi theo chuyến; đơn công tác và nghỉ phép bằng giấy khó về tới HR đúng hạn.Nhân sự ở nhiều công trình; giấy duyệt phép, công tác phải gửi về văn phòng, thường đến trễ hoặc thất lạc.Cửa hàng trưởng duyệt phép qua tin nhắn hoặc giấy, HR trụ sở khó đối chiếu với lịch làm từng điểm bán.Duyệt phép qua email và chat rời rạc, không có nơi nào cho thấy đơn nào đã duyệt, đơn nào còn treo.
Duyệt phép, công tác thủ công khiến bảng công thiếu khi chốt lương
Trước khi dùng eTA
Đơn nghỉ phép, công tác duyệt trên giấy hoặc file rời, nhiều bước; HR phải nhập lại thủ công, quên duyệt hay quên đăng ký là bảng công bị thiếu.
Sau khi dùng eTA
→ Quản lý duyệt ngay trên phần mềm hoặc điện thoại; phép, công tác tự cập nhật vào bảng công.
Xem case studyCuối tháng dồn việc: mất hàng giờ khớp bảng công với đơn nghỉ phép
Cuối kỳ lương, HR đối chiếu thủ công chấm công với đơn nghỉ, phép, tăng ca trước khi chốt.
Ở ngành này: Phải đối chiếu dữ liệu máy chấm công với phép, công tác, tăng ca của nhiều xưởng, phòng ban trước khi chốt lương.Tăng ca đổi theo đơn hàng liên tục, nên đối chiếu giờ tăng ca với đơn đã duyệt là phần tốn thời gian nhất.Nhiều ca, có phụ cấp ca đêm; khớp giờ công với đơn đổi ca, nghỉ phép rất dễ sót.Giờ làm theo chuyến, không cố định; khớp giờ chấm công với đơn công tác và tăng ca phải làm tay từng người.Công tác xa, ngày công theo công trình; cuối tháng phải khớp giữa chấm công, đơn công tác và phụ cấp.Nhiều điểm bán, nhiều ca ngắn; cuối kỳ HR phải gom và đối chiếu bảng công của từng cửa hàng.Quy mô nhỏ hơn nhưng phép, làm thêm, làm việc từ xa vẫn phải khớp thủ công trước khi tính lương.
Cuối tháng dồn việc: mất hàng giờ khớp bảng công với đơn nghỉ phép
Trước khi dùng eTA
HR đối chiếu tay dữ liệu chấm công với đơn xin nghỉ, phép, tăng ca; tốn hàng giờ mỗi tháng và vẫn dễ sót hoặc sai lệch.
Sau khi dùng eTA
→ Hệ thống tự khớp dữ liệu chấm công với các đơn đã duyệt, giảm phần lớn đối chiếu thủ công trước khi chốt lương.
Xem case studyDữ liệu chấm công lưu cục bộ hoặc Excel, sợ mất khi có sự cố
Lưu trên máy hoặc file Excel có nguy cơ mất, hỏng do lỗi thiết bị, virus hay thao tác nhầm.
Ở ngành này: Dữ liệu nằm trên máy chấm công và file Excel cục bộ ở từng xưởng; một lần lỗi thiết bị hay virus là mất căn cứ tính lương.Nhiều máy chấm công ở các xưởng, tải dữ liệu bằng tay; quên tải hoặc máy lỗi là thiếu công cả chuyền.Máy đặt ở khu vực ẩm, nhiều bụi, dễ hỏng; dữ liệu chưa kịp tải về có thể mất theo máy.Nhân viên kho, tài xế ở nhiều điểm nên dữ liệu rải rác nhiều nơi, không có bản tập trung.Công trình thay đổi liên tục, máy chấm công cố định không đi theo; dữ liệu ghi tạm trên giấy hoặc file riêng dễ thất lạc.Mỗi cửa hàng giữ một file chấm công riêng; đổi người phụ trách là đứt mạch dữ liệu.Dữ liệu lưu trong file Excel trên máy cá nhân của người phụ trách; nghỉ việc hoặc hỏng máy là mất.
Dữ liệu chấm công lưu cục bộ hoặc Excel, sợ mất khi có sự cố
Trước khi dùng eTA
Dữ liệu chấm công nằm cục bộ trên máy hoặc Excel; một sự cố nhỏ có thể làm doanh nghiệp mất căn cứ tính lương chính xác.
Sau khi dùng eTA
→ Dữ liệu đồng bộ tự động lên hệ thống tập trung hằng ngày, có lịch sử chỉnh sửa rõ ràng.
Xem case studyMỗi vai trò nhìn vấn đề này một kiểu
Cùng một bảng công thiếu nhưng áp lực và kỳ vọng của từng người khác nhau.
Góc nhìn của Trưởng phòng Nhân sự / HR
Áp lực lớn nhất là chốt lương đúng hạn trong khi bảng công chưa đủ, phải đi nhắc từng bộ phận và bị hỏi lại mỗi khi có sai lệch. Điều HR cần là dữ liệu phép, công tác đã khớp sẵn trước kỳ chốt và có dấu vết rõ ai sửa, sửa gì.
Góc nhìn của Chuyên viên C&B / Kế toán tiền lương
Người trực tiếp nhập tay phép, công tác vào bảng công và lo nhất là sai OT, phụ cấp. Kỳ vọng là một nguồn dữ liệu duy nhất để không phải sửa đi sửa lại, và có bản lưu đáng tin khi cần truy ngược số liệu.
Góc nhìn của Quản đốc / Trưởng chuyền
Duyệt phép giữa giờ sản xuất không có thời gian đi ký giấy. Họ cần duyệt nhanh trên điện thoại, thấy ngay ai nghỉ, ai đi công tác để sắp xếp người cho chuyền, và không phải giữ giấy tờ.
Góc nhìn của Giám đốc / Chủ doanh nghiệp
Quan tâm kỳ lương không bị trễ, không có tranh chấp công, và dữ liệu làm căn cứ tính lương không phụ thuộc vào một máy hay một file của một người. Kỳ vọng là con số công đáng tin để ra quyết định và đối chiếu khi cần.
Muốn xem eTA xử lý 3 điểm nghẽn này?
Để lại thông tin, đội ngũ Tinh Hoa sẽ liên hệ và demo theo đúng quy trình duyệt phép, chấm công của doanh nghiệp bạn.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm chấm công eTA · Case study duyệt phép & khớp bảng công · Case study chấm công di động, tránh mất dữ liệu
Hotline: 0969.618.638 · info@giaiphaptinhhoa.com
