Sáu nguyên tắc giữ cơ sở vật chất vận hành ổn định: bảo trì phòng ngừa, xử lý yêu cầu, vòng đời tài sản, kiểm định định kỳ, nhà thầu dịch vụ và chi phí vận hành. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba việc giữ thiết bị hoạt động và xử lý yêu cầu nhanh.
Bảo trì theo lịch trước khi hỏng, rẻ hơn sửa chữa khẩn cấp.
Là gì
Bảo trì phòng ngừa (preventive maintenance) là kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị theo lịch, trước khi hỏng. Nhiều đơn vị thấy chi phí sửa chữa khẩn cấp cao hơn đáng kể so với bảo dưỡng định kỳ.
Cách làm
- Lập danh sách thiết bị và chu kỳ bảo trì.
- Ghi lịch sử bảo trì của từng thiết bị.
- Xem lại chu kỳ khi thiết bị hỏng nhiều lần.
Lưu ý
Bảo trì theo lịch mà không ghi kết quả thì không biết thiết bị có thực sự tốt hơn không.
Mỗi yêu cầu được ghi, phân loại, giao người và có thời hạn xử lý.
Là gì
Quy trình xử lý yêu cầu (ticket) ghi lại từng đề nghị sửa chữa, mức ưu tiên và người xử lý. Thời hạn xử lý đã cam kết (thường gọi là SLA) giúp người đề nghị biết khi nào được giải quyết.
Cách làm
- Có một kênh duy nhất để gửi yêu cầu.
- Phân loại theo mức khẩn cấp và giao người xử lý.
- Đo thời gian đóng yêu cầu theo loại.
Lưu ý
Yêu cầu gửi bằng miệng hay nhóm chat dễ bị quên. Mọi yêu cầu cần có mã ghi nhận.
Theo dõi tài sản từ mua, sử dụng, bảo trì đến thanh lý.
Là gì
Vòng đời tài sản là các giai đoạn từ khi mua, đưa vào sử dụng, bảo trì, sửa chữa đến khi thanh lý. Biết tuổi và tình trạng giúp quyết định sửa hay thay thế một cách có cơ sở.
Cách làm
- Lập sổ tài sản với ngày mua và giá trị.
- Ghi chi phí bảo trì theo từng tài sản.
- Xem xét thay thế khi chi phí sửa vượt ngưỡng.
Lưu ý
Chi phí sửa chữa lặp đi lặp lại là dấu hiệu cần cân nhắc thay thế, không nên sửa mãi.
Ba việc đảm bảo đúng quy định, dịch vụ tốt và chi phí kiểm soát được.
Các thiết bị có quy định kiểm định phải được kiểm tra đúng hạn.
Là gì
Một số thiết bị như thang máy, bình áp lực, hệ thống điện phải kiểm định định kỳ theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Cần lập lịch và lưu giấy chứng nhận, vì kiểm định hết hạn có thể bị xử phạt.
Cách làm
- Lập danh sách thiết bị cần kiểm định và ngày hết hạn.
- Nhắc trước 30 ngày để có thời gian đặt lịch.
- Lưu bản kiểm định và kết quả.
Lưu ý
Danh mục thiết bị và chu kỳ kiểm định cần đối chiếu quy định hiện hành.
Hợp đồng với nhà thầu có phạm vi, mức chất lượng và cách đo rõ ràng.
Là gì
Nhà thầu dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, bảo trì cần hợp đồng ghi rõ phạm vi, tần suất và tiêu chí đánh giá. Không có tiêu chí đo, rất khó yêu cầu nhà thầu cải thiện.
Cách làm
- Ghi phạm vi, tần suất và tiêu chí chất lượng trong hợp đồng.
- Kiểm tra định kỳ bằng biểu mẫu chung.
- Đánh giá nhà thầu theo quý.
Lưu ý
Nhà thầu cũng là người lao động của bên khác. Cần yêu cầu họ tuân thủ an toàn và quy định chung.
Theo dõi chi phí điện, nước, bảo trì và dịch vụ theo tháng để kiểm soát.
Là gì
Chi phí vận hành cơ sở vật chất gồm điện, nước, bảo trì, vệ sinh và dịch vụ. Theo dõi theo tháng và theo khu vực giúp phát hiện bất thường như rò rỉ hay thiết bị tiêu hao cao.
Cách làm
- Ghi chi phí theo tháng và theo khu vực.
- So với kỳ trước và với cùng kỳ năm trước.
- Điều tra khi chi phí tăng bất thường.
Lưu ý
Chi phí tăng có thể do thời tiết hoặc hoạt động mới. Cần ghi chú nguyên nhân khi phân tích.
