Sáu mục tổng hợp về quản lý nhà ăn và suất ăn: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để bếp, kế toán và người lao động hiểu cùng một nghĩa.
Đơn vị tính và định mức cho mỗi bữa ăn
- Suất ăn — phần ăn cấp cho một người trong một bữa, có định mức
- Định lượng — khối lượng nguyên liệu quy định cho một suất
- Thực đơn chu kỳ — thực đơn lặp lại theo tuần hoặc theo tháng
- Đối tượng ăn — nhóm được hưởng suất ăn, như ca đêm, ca hành chính, khách
Các khái niệm để kiểm soát chất lượng và sự cố
- HACCP — hệ thống phân tích và kiểm soát mối nguy trong chế biến thực phẩm
- Truy xuất nguồn gốc — khả năng tìm lại nguồn nguyên liệu của một lô
- Lưu mẫu — giữ mẫu thức ăn trong thời gian quy định để kiểm tra khi có sự cố
- Vệ sinh cơ sở — quy định vệ sinh khu bếp, kho và dụng cụ
Cách tính chi phí cho mỗi suất
- Giá vốn suất ăn — chi phí nguyên liệu và chế biến cho mỗi suất
- Hao hụt — phần nguyên liệu mất đi trong sơ chế và chế biến
- Khoản thu hoặc trừ tiền ăn — khoản người lao động đóng hoặc được hỗ trợ; phải phù hợp quy định khấu trừ lương
Các khái niệm dùng trong vận hành hằng ngày
- Ca ăn — khung giờ phục vụ tương ứng với ca làm việc
- Bàn giao ca bếp — chuyển thông tin số suất và sự cố giữa các ca
- Định mức nhân công bếp — số người phục vụ cho một số lượng suất nhất định
Các nghiệp vụ lặp lại trong vận hành nhà ăn. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Chốt số suất, thực đơn và định lượng
Để làm gì: Đảm bảo đủ dinh dưỡng và kiểm soát chi phí theo số suất.
- Chốt số suất dự kiến: theo danh sách ca và đăng ký
- Lập thực đơn chu kỳ: cân đối nhóm thực phẩm và chi phí
- Tính định lượng: nhân định mức với số suất
- Duyệt và công bố: thông báo thực đơn trước ít nhất một tuần
Đủ nguyên liệu đúng hạn và đúng chất lượng
Để làm gì: Có đủ nguyên liệu, đúng chất lượng, không để hàng hết hạn trong kho.
- Lập đề nghị đặt hàng: dựa trên tồn kho và định lượng
- Kiểm nhận: kiểm hạn sử dụng, nhiệt độ và số lượng
- Nhập kho và ghi sổ: ghi lô, ngày nhập, nhà cung cấp
- Xuất kho theo thứ tự nhập trước xuất trước: xuất hàng cũ trước
Thức ăn an toàn và đủ số suất theo ca
Để làm gì: Thức ăn đạt an toàn vệ sinh và đủ số suất cho từng ca.
- Sơ chế theo khu: tách khu sống và khu chín
- Chế biến và lưu mẫu: lưu mẫu theo đúng số lượng và thời gian
- Phục vụ theo ca: đếm suất, ghi nhận thừa hoặc thiếu
- Vệ sinh sau ca: làm sạch theo checklist
Tính đúng chi phí và khoản thu hoặc trừ cho từng người
Để làm gì: Chi phí đúng, khoản thu trừ đúng quy định và có thể giải thích cho người lao động.
- Đối chiếu số suất: từ sổ bếp và danh sách ca
- Tính chi phí: giá vốn và hao hụt
- Xử lý thu hoặc trừ: theo quy định và thỏa thuận đã có
- Báo cáo: gửi kế toán và người duyệt
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi vận hành nhà ăn, gồm cả người lao động là khách hàng nội bộ.
Nhân viên bếp, kho và người phát suất
- Đếm suất sai vì không có danh sách ca cập nhật
- Thiếu hàng giữa ca vì không kiểm kho đầu ca
- Ghi nhật ký nhiệt độ không đầy đủ
- Thực phẩm hết hạn nằm trong kho vì xuất không theo thứ tự
Quản lý nhà ăn, trưởng bộ phận, quản đốc
- Thực đơn lặp lại quá nhiều, người lao động phản ánh
- Chi phí vượt định mức nhưng không ai phân tích hao hụt
- Nhà cung cấp giao muộn nhưng không có chế tài
- Không có người chịu trách nhiệm rõ khi xảy ra ngộ độc hoặc sự cố vệ sinh
Giám đốc, chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng
- Không biết chi phí suất ăn trên mỗi người so với ngân sách
- Quyết định đổi nhà cung cấp chỉ dựa trên giá
- Rủi ro pháp lý khi trừ tiền ăn không có thỏa thuận hoặc không đúng quy định
- Không có số liệu để đánh giá mức hài lòng của người lao động
Người ăn và cần suất ăn đúng lúc
- Số suất ít hơn số người đăng ký nên có người không được ăn
- Không biết thực đơn tuần sau nên không đăng ký trước
- Góp ý không có kênh tiếp nhận và không được phản hồi
- Bị trừ tiền ăn nhưng không được giải thích cách tính
Chỉ số đo chất lượng vận hành nhà ăn theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và định mức
- Giá vốn trung bình trên mỗi suất ăn
- Tỷ lệ hao hụt nguyên liệu
- Tổng chi phí suất ăn so với ngân sách
Mức hài lòng và phản hồi
- Tỷ lệ hài lòng với thực đơn qua khảo sát
- Tỷ lệ phản hồi được xử lý trong ngày
- Tỷ lệ ca thiếu suất so với đăng ký
Tuân thủ vệ sinh và vận hành
- Tỷ lệ kiểm tra vệ sinh đạt
- Tỷ lệ lưu mẫu đầy đủ theo quy định
- Tỷ lệ ca phục vụ đúng giờ
Năng lực và sức khỏe của nhân viên bếp
Ai phụ trách nhà ăn trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Bếp phục vụ công nhân theo ca, số suất lớn và ổn định
Số suất lớn, phục vụ nhiều ca trong ngày.
- Quản lý nhà ăn: phụ trách vận hành, thực đơn và nhà cung cấp
- Đầu bếp trưởng: quản lý chế biến và an toàn thực phẩm
- Thủ kho thực phẩm: nhập xuất và kiểm soát hạn dùng
- Bộ phận an toàn lao động: kiểm tra vệ sinh định kỳ, tham gia xử lý sự cố
Nhiều điểm ăn, thực đơn và định mức thống nhất
Thực đơn và định lượng được chuẩn hóa cho toàn chuỗi.
- Giám đốc vận hành bếp: chuẩn hóa thực đơn và định mức
- Quản lý cửa hàng: vận hành và kiểm tra vệ sinh tại điểm
- Thu mua chuỗi: đàm phán nhà cung cấp và giá
- Kế toán chuỗi: quyết toán chi phí suất ăn theo điểm
Bếp phục vụ khách và nhân viên, thực đơn đa dạng
Thực đơn đa dạng, phục vụ cả khách lẫn nhân viên.
- Bếp trưởng khách sạn: chịu trách nhiệm thực đơn và chất lượng
- Quản lý F&B: giám sát phục vụ
- Quản lý kho: định mức và kiểm kho
- Kế toán: theo dõi giá vốn và hao hụt
Bếp nhỏ, suất ăn ca đêm, giao suất ăn ở nhiều điểm
Suất ăn ca đêm và giao ở nhiều điểm, cần kiểm soát nhiệt độ vận chuyển.
- Quản lý kho vận: tổ chức giao suất và kiểm soát nhiệt độ
- Trưởng ca: đếm suất theo ca và bàn giao
- Nhà cung cấp suất ăn: thực hiện theo hợp đồng và tiêu chuẩn chất lượng
- Hành chính nhân sự: quản lý đăng ký và phản hồi
Suất ăn tại công trường, thuê ngoài và thay đổi theo tiến độ
Số người thay đổi theo tiến độ, thường thuê nhà cung cấp bên ngoài.
- Chỉ huy công trường: quyết định số suất theo số người thực tế
- Hành chính công trình: theo dõi đăng ký và thanh toán
- Nhà cung cấp suất ăn: thực hiện theo hợp đồng và điều kiện vệ sinh
- Kế toán công trình: đối chiếu chi phí theo dự án
Ít suất, thường mua suất ăn ngoài
Thường không có bếp riêng; quan trọng là chọn nhà cung cấp và đối chiếu số suất.
- Chủ doanh nghiệp: chọn nhà cung cấp và duyệt ngân sách
- Hành chính kiêm nhiệm: đăng ký và đối chiếu số suất
- Kế toán kiêm nhiệm: quyết toán tiền ăn
Có bếp hoặc nhà cung cấp, cần quy trình và đầu mối
Cần đầu mối rõ, quy trình đăng ký và đánh giá nhà cung cấp định kỳ.
- Quản lý hành chính tổng vụ: vận hành nhà ăn và hợp đồng nhà cung cấp
- Trưởng bộ phận an toàn: kiểm tra vệ sinh và xử lý sự cố
- Kế toán: quyết toán và báo cáo chi phí
- Đại diện người lao động: góp ý thực đơn và phản hồi
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Kiểm tra trước khi nhập kho
Các hạng mục kiểm tra bếp
Các bước xử lý ban đầu
