Sáu mục tổng hợp về an ninh chuỗi cung ứng: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để hiểu chuỗi cung ứng và rủi ro an ninh.
Thuật ngữ về các bên và hàng hóa trong chuỗi
- An ninh chuỗi cung ứng — bảo vệ hàng hóa và thông tin khỏi bị gián đoạn, trộm cắp hoặc giả mạo
- Nhà vận chuyển — bên vận chuyển hàng giữa các điểm trong chuỗi
- Điểm nút — nơi hàng hóa được bốc dỡ, lưu kho hoặc chuyển tiếp
- Niêm phong — thiết bị hoặc tem chứng minh container chưa bị mở
Các khái niệm về đánh giá an ninh đối tác
- Đánh giá an ninh đối tác — kiểm tra mức độ an ninh của nhà vận chuyển và nhà cung cấp
- Tiêu chuẩn an ninh — bộ yêu cầu tối thiểu về kho, vận chuyển và nhân sự
- Đánh giá rủi ro chuỗi — xác định điểm yếu trong chuỗi từ nhà cung cấp đến khách hàng
Các khái niệm về dữ liệu chuỗi
- Truy xuất hàng hóa — theo dõi vị trí và lịch sử của lô hàng
- Bảo mật dữ liệu đơn hàng — bảo vệ thông tin khách hàng và lộ trình
- Giả mạo chứng từ — làm giả giấy tờ để lấy hàng hoặc qua mặt kiểm tra
Các loại sự cố thường gặp trong chuỗi
- Trộm cắp trên đường — hàng bị lấy trong quá trình vận chuyển
- Hàng cấm hoặc hàng nguy hiểm lẫn vào — vi phạm quy định và gây rủi ro
- Gián đoạn chuỗi — hàng không đến đúng nơi do sự cố hoặc tấn công
Các nghiệp vụ lặp lại trong quản lý an ninh chuỗi. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Kiểm tra trước khi hợp tác
Để làm gì: Chỉ hợp tác với đối tác đáp ứng tiêu chuẩn an ninh tối thiểu.
- Gửi bộ câu hỏi đánh giá: về kho, xe, nhân sự và quy trình
- Kiểm tra hồ sơ: giấy phép, bảo hiểm, lịch sử sự cố
- Đánh giá tại chỗ: nếu rủi ro cao
- Quyết định và ghi nhận: chấp nhận hoặc yêu cầu khắc phục
Đảm bảo hàng không bị thay đổi
Để làm gì: Phát hiện sớm nếu hàng đã bị mở hoặc thay thế trong quá trình vận chuyển.
- Niêm phong khi xuất: ghi số niêm phong trên chứng từ
- Kiểm tra niêm phong khi nhận: đối chiếu số và tình trạng
- Ghi nhận bất thường: chụp ảnh và báo ngay
- Lưu hồ sơ niêm phong: theo lô hàng
Biết hàng đang ở đâu trong suốt hành trình
Để làm gì: Có thể xác định vị trí và lịch sử của lô hàng khi cần.
- Ghi nhận tại mỗi điểm nút: thời gian và người tiếp nhận
- Cập nhật hệ thống: trạng thái lô hàng theo thời gian thực hoặc theo ca
- Đối chiếu khi có sự cố: tìm điểm xảy ra vấn đề
- Báo cáo và rút kinh nghiệm: cập nhật quy trình
Khi hàng bị mất hoặc chậm
Để làm gì: Phản ứng nhanh để giảm thiệt hại và bảo vệ uy tín.
- Báo đối tác và bộ phận liên quan: ngay khi phát hiện
- Xác minh thông tin: vị trí, thời gian và người liên quan
- Khắc phục hoặc thay thế: giao hàng khác nếu có thể
- Điều tra nguyên nhân: và cập nhật đánh giá đối tác
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý an ninh chuỗi, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Nhân viên kho và điều phối
- Không kiểm tra niêm phong khi nhận hàng
- Ghi sổ không đầy đủ thời gian và người nhận
- Chấp nhận chứng từ không khớp mà không báo
- Không biết báo ai khi thấy bất thường
Trưởng bộ phận logistics và mua hàng
- Chọn đối tác vận chuyển chủ yếu theo giá
- Đánh giá đối tác không được thực hiện định kỳ
- Không có quy trình xử lý khi hàng bị chậm hoặc mất
- Không theo dõi được lô hàng ở từng điểm nút
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Rủi ro gián đoạn chuỗi và mất khách hàng lớn
- Thiệt hại tài chính do hàng bị mất hoặc giả mạo
- Yêu cầu an ninh từ khách hàng không được đáp ứng
- Không có số liệu để đánh giá rủi ro chuỗi
Người nhận và sử dụng hàng từ chuỗi
- Nhận hàng chậm mà không được thông báo lý do
- Không biết cách báo khi hàng có dấu hiệu bị mở
- Không biết quy trình khi hàng không đúng số lượng
- Không được hướng dẫn về bảo mật thông tin đơn hàng
Chỉ số đo hiệu quả an ninh chuỗi theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và thiệt hại chuỗi
- Thiệt hại do hàng mất hoặc hỏng trong vận chuyển
- Chi phí an ninh trên mỗi lô hàng
- Chi phí phát sinh do chậm giao
Mức đáp ứng yêu cầu của đối tác
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
- Điểm đánh giá của khách hàng về an ninh chuỗi
- Số yêu cầu kiểm tra an ninh từ khách hàng được đáp ứng
Thực hiện và kiểm soát
- Tỷ lệ đối tác được đánh giá đúng kỳ
- Tỷ lệ lô hàng có niêm phong được kiểm tra
- Tỷ lệ lô hàng được truy xuất đầy đủ
- Số sự cố an ninh trong kỳ
Năng lực nhân viên chuỗi
Ai phụ trách an ninh chuỗi trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra
Cần bảo vệ cả nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra.
- Quản lý kho: kiểm tra niêm phong nguyên liệu
- Bộ phận mua hàng: đánh giá nhà cung cấp và vận chuyển
- Bộ phận an ninh: kiểm tra và điều tra
- Bộ phận chất lượng: kiểm tra hàng khi nhận
Hàng đi đến nhiều điểm bán
Hàng đi đến nhiều điểm bán và cần truy xuất từng lô.
- Trụ sở logistics: quản lý tuyến và đối tác vận chuyển
- Quản lý cửa hàng: kiểm tra hàng khi nhận
- Bộ phận an ninh: đánh giá rủi ro chuỗi
- Bộ phận mua hàng: quản lý nhà cung cấp
Hàng thực phẩm và đồ dùng nhập từ nhiều nguồn
Thực phẩm và đồ dùng nhập từ nhiều nguồn cần kiểm soát nguồn gốc.
- Quản lý vận hành: quản lý nhà cung cấp
- Bếp trưởng: kiểm tra nguồn gốc thực phẩm
- Quản lý kho: kiểm tra niêm phong và lô hàng
- Kế toán: đối chiếu hóa đơn
Vận chuyển và kho là trung tâm của an ninh chuỗi
Vận chuyển và kho là trung tâm của an ninh chuỗi.
- Quản lý vận tải: đánh giá nhà vận chuyển và tuyến
- Quản lý kho: kiểm tra niêm phong và điểm nút
- Bộ phận an ninh: theo dõi lô hàng và điều tra
- Bộ phận IT: bảo vệ dữ liệu và hệ thống truy xuất
Vật tư và thiết bị đi qua nhiều nhà cung cấp
Vật tư và thiết bị đi qua nhiều nhà cung cấp và nhà vận chuyển.
- Chỉ huy công trường: nhận và kiểm tra vật tư
- Thủ kho công trình: kiểm tra niêm phong và số lượng
- Bộ phận mua hàng: đánh giá nhà cung cấp
- Bộ phận an ninh: theo dõi vật tư có giá trị cao
Chuỗi đơn giản, cần kiểm tra nhà cung cấp chính
Chuỗi đơn giản; cần kiểm tra nhà cung cấp chính và hàng giá trị cao.
- Chủ doanh nghiệp: chọn đối tác chính
- Người kiêm nhiệm: kiểm tra hàng khi nhận
- Kế toán kiêm nhiệm: đối chiếu hóa đơn
Có bộ phận logistics và yêu cầu an ninh từ khách hàng
Có bộ phận logistics và phải đáp ứng yêu cầu an ninh của khách hàng.
- Giám đốc: phê duyệt tiêu chuẩn đối tác
- Bộ phận logistics: quản lý vận chuyển và kho
- Bộ phận an ninh: đánh giá và điều tra
- Bộ phận mua hàng: quản lý hợp đồng đối tác
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Các việc cần làm trước khi ký
Các việc cần làm khi nhận hàng
Các bước xử lý ban đầu
