Sáu mục tổng hợp về xây dựng IT Roadmap: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để HR, kế toán và lãnh đạo hiểu cùng một nghĩa.
Roadmap là gì
- IT Roadmap — kế hoạch nhiều năm cho hệ thống và hạ tầng IT, gắn với chiến lược kinh doanh
- Chiến lược IT — định hướng IT phục vụ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
- Kiến trúc hiện tại (as-is) và mục tiêu (to-be) — hiện trạng hệ thống và trạng thái mong muốn
- Khoảng cách (gap) — chênh lệch giữa hiện trạng và mục tiêu, là căn cứ để lập dự án
Cách sắp xếp ưu tiên
- Danh mục dự án (portfolio) — tập hợp các dự án IT theo dõi chung
- Quick win — việc làm nhanh, ít tốn kém nhưng có lợi ích rõ
- Phụ thuộc (dependency) — dự án này phải xong thì dự án khác mới làm được
- Ma trận giá trị và nỗ lực — đặt dự án theo hai trục lợi ích và chi phí để chọn thứ tự
Các khái niệm hay gặp trong lộ trình
- Chuyển đổi số — dùng công nghệ để thay đổi cách vận hành và phục vụ khách hàng
- Điện toán đám mây — thuê tài nguyên máy chủ, lưu trữ và phần mềm qua internet
- Tích hợp hệ thống — kết nối các phần mềm để dữ liệu dùng chung, không nhập lại
- Kiến trúc doanh nghiệp (EA) — cách mô tả tổng thể quy trình, dữ liệu, ứng dụng và hạ tầng
Các nghiệp vụ lặp lại theo mùa. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Điểm xuất phát của roadmap
Để làm gì: Roadmap bám sát mục tiêu kinh doanh và dựa trên hiện trạng thật, không chạy theo công nghệ mới.
- Nắm chiến lược kinh doanh 3 đến 5 năm: trao đổi với ban lãnh đạo
- Đánh giá hiện trạng hệ thống: ứng dụng, hạ tầng, dữ liệu, năng lực
- Thu thập vấn đề của phòng ban: điểm đau trong công việc hằng ngày
- Xác định khoảng cách: giữa hiện trạng và mục tiêu
Chọn việc làm trước
Để làm gì: Chọn các dự án đem lại giá trị lớn nhất trong giới hạn ngân sách và nhân lực.
- Liệt kê dự án: từ khoảng cách và nhu cầu phòng ban
- Chấm theo giá trị, rủi ro, chi phí: cùng các phòng liên quan
- Xác định phụ thuộc: dự án nào phải làm trước
- Xếp theo giai đoạn: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn
- Ước tính nguồn lực: tiền, người, thời gian
Giữ kế hoạch sống
Để làm gì: Roadmap được lãnh đạo duyệt, cập nhật định kỳ và báo cáo tiến độ.
- Trình lãnh đạo: ngắn gọn, nêu lợi ích và chi phí
- Thống nhất cách theo dõi: mốc, người chịu trách nhiệm
- Rà soát hằng quý: tiến độ, thay đổi chiến lược
- Điều chỉnh khi cần: ghi lại lý do
Khó khăn xuất hiện ở từng cấp. Mỗi cấp gặp một loại vấn đề khác nhau.
Nhân viên HR, hành chính, kế toán lương
- Dự án chồng chéo, người triển khai quá tải
- Tài liệu hệ thống cũ không còn đúng
- Dữ liệu ở nhiều nơi, khó đánh giá hiện trạng
Trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc
- Phòng ban xin hệ thống riêng thay vì dùng chung
- Dự án kéo dài vì phụ thuộc vào dự án khác chưa xong
- Không có thời gian dành cho kế hoạch dài hạn vì lo việc hằng ngày
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Roadmap không gắn với chiến lược kinh doanh
- Chọn công nghệ theo xu hướng, không theo nhu cầu
- Duyệt dự án rời rạc, không nhìn tổng thể
Chỉ số theo bốn nhóm: tài chính, khách hàng, quy trình, con người. Nhóm nào chưa có chỉ số đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và hiệu quả đồng vốn
- Tỷ lệ chi IT cho dự án đổi mới so với duy trì
- Lợi ích đạt được so với kế hoạch của từng dự án
Cảm nhận của người lao động và bộ phận sử dụng
- Mức hài lòng của phòng ban với kết quả dự án
Tốc độ và độ chính xác nghiệp vụ
- Tỷ lệ dự án đúng tiến độ
- Tỷ lệ dự án đúng ngân sách
- Tỷ lệ mục tiêu roadmap hoàn thành theo năm
Năng lực, gắn kết và giữ chân
Ai phụ trách trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Nhiều ca, nhiều chuyền, lực lượng công nhân lớn
Roadmap thường gồm ERP, chấm công, kiểm soát ra vào, quản lý kho và kết nối với thiết bị trên xưởng.
- Trưởng bộ phận IT: xây roadmap
- Quản đốc, trưởng phòng sản xuất: nêu nhu cầu vận hành
- Kế toán: đánh giá chi phí và lợi ích
- Giám đốc nhà máy: duyệt
Nhiều điểm bán, quy chuẩn chung từ trụ sở
Roadmap xoay quanh POS, quản lý chuỗi cung ứng, dữ liệu khách hàng đồng bộ giữa các điểm bán.
- IT trụ sở: xây roadmap
- Quản lý khu vực: nêu nhu cầu cửa hàng
- Giám đốc vận hành: duyệt
Cao điểm đúng vào dịp lễ Tết, làm theo ca
Roadmap gồm hệ thống quản lý đặt phòng, trải nghiệm khách, kết nối kênh bán.
- Quản lý IT: xây roadmap
- Trưởng bộ phận: nêu nhu cầu
- Tổng giám đốc: duyệt
Kho, đội xe, mùa cao điểm trước Tết
Roadmap gồm hệ thống kho, vận tải, theo dõi hàng hóa, kết nối khách hàng.
- IT hoặc vận hành hệ thống: xây roadmap
- Quản lý kho, đội xe: nêu nhu cầu
- Giám đốc điều hành: duyệt
Lao động theo công trình, biến động theo mùa
Roadmap gồm quản lý dự án, dữ liệu bản vẽ, kết nối văn phòng và công trường.
- Phụ trách IT hoặc hành chính: xây roadmap
- Chỉ huy trưởng: nêu nhu cầu
- Giám đốc dự án: duyệt
Một người kiêm nhiều việc, chủ doanh nghiệp quyết trực tiếp
Roadmap có thể là một trang giấy 1 đến 2 năm: những việc cần làm theo thứ tự.
- Chủ doanh nghiệp: quyết định hướng đi
- Nhà cung cấp dịch vụ IT: tư vấn
Có bộ phận nhân sự, cần quy trình thống nhất
Cần roadmap 2 đến 3 năm, gắn với kế hoạch kinh doanh và ngân sách.
- Trưởng bộ phận IT: xây roadmap
- Trưởng các phòng: nêu nhu cầu
- Giám đốc: duyệt
Danh sách việc cần làm. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Bước đầu
Sắp xếp thứ tự
Sau khi lập
