Phần mềm nhân sự SaaS tiện ở chỗ đăng ký là dùng được ngay. Nhưng khi toàn bộ dữ liệu lương, hợp đồng và đánh giá nhân viên nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, doanh nghiệp đang đánh đổi sự tiện lợi lấy một phần quyền kiểm soát. Bài này liệt kê 5 rủi ro hay gặp và cách xử lý, dù bạn tiếp tục dùng SaaS hay cân nhắc đưa phần mềm về server nội bộ.
1. Giá tăng theo năm, theo số người dùng
SaaS tính phí theo người dùng mỗi tháng. Công ty tăng nhân sự thì hóa đơn tăng theo, và nhà cung cấp có thể điều chỉnh bảng giá khi gia hạn. Với phần mềm tự quản lý trên server nội bộ, chi phí chính là một lần mua bản quyền cộng phí bảo trì hằng năm, nên ngân sách dễ dự báo hơn. Bạn có thể thử số liệu của công ty mình bằng công cụ tính chênh lệch chi phí SaaS và on-premise.
2. Khó mang dữ liệu đi khi muốn đổi nhà cung cấp
Đây là rủi ro bị “khóa” vào một nhà cung cấp (vendor lock-in). Nhiều hệ thống chỉ cho xuất vài báo cáo, không cho xuất dữ liệu gốc theo cấu trúc dùng lại được. Trước khi ký, hãy hỏi rõ: xuất được những bảng dữ liệu nào, định dạng gì, mất bao lâu, có tốn phí không.
3. Dữ liệu nhạy cảm nằm ngoài tầm kiểm soát
Bảng lương, mã số thuế, thông tin gia đình, kết quả đánh giá là dữ liệu cá nhân cần bảo vệ. Khi lưu trên hạ tầng của bên thứ ba, bạn phụ thuộc vào quy trình bảo mật và phân quyền của họ. Cần biết dữ liệu đặt ở đâu, ai của nhà cung cấp được truy cập, và có nhật ký truy cập hay không.
4. Phụ thuộc vào dịch vụ của người khác
Nhà cung cấp bảo trì, nâng cấp hoặc gặp sự cố thì toàn bộ nhân viên của bạn cũng bị ảnh hưởng, nhất là vào ngày chốt công, chốt lương. Nếu nhà cung cấp ngừng dịch vụ hoặc đổi chính sách, bạn không có phương án thay thế ngay.
5. Khó tùy chỉnh theo quy chế riêng
Mỗi doanh nghiệp có cách tính phụ cấp, ca làm, phép năm khác nhau. SaaS dùng chung một bản cho nhiều khách hàng nên việc tùy chỉnh sâu thường hạn chế hoặc tính thêm phí. Bản chạy trên server riêng cho phép điều chỉnh sát quy chế hơn.
Cách giữ quyền kiểm soát dù đang dùng SaaS
- Yêu cầu điều khoản xuất toàn bộ dữ liệu theo định dạng mở (CSV, Excel hoặc bản sao cơ sở dữ liệu) và ghi vào hợp đồng.
- Tự sao lưu định kỳ dữ liệu quan trọng về nơi bạn quản lý.
- Phân quyền chặt: chỉ những người cần mới xem được bảng lương.
- Hỏi trước về mức tăng giá tối đa khi gia hạn và thời gian báo trước.
Khi nào nên cân nhắc đưa về server nội bộ
Nếu công ty đã có từ khoảng vài chục nhân sự trở lên, dữ liệu nhạy cảm, và ngân sách IT ổn định, mô hình mua một lần và tự đặt trên server nội bộ thường đáng so sánh. Bài chọn phần mềm quản lý nhân sự On-premise hay SaaS giúp bạn đối chiếu hai mô hình theo từng tiêu chí.
Bạn muốn biết công ty mình tiết kiệm được bao nhiêu nếu chuyển phần mềm SaaS về server nội bộ? Liên hệ Tinh Hoa để được tư vấn theo số lượng nhân sự và phần mềm bạn đang dùng.
