Xây dựng quy trình làm việc là điều mà bất kỳ một nhà quản lý nào cũng phải thực hiện để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp luôn diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Dưới đây là một số gợi ý cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả mà nên tham khảo để thiết lập một quy trình làm việc tốt hơn.
Sắp xếp quy trình làm việc hợp lý
Cách đơn giản nhất mà bạn có thể làm chính là xây dựng trình tự, sắp xếp quy trình làm việc hợp lý, chặt chẽ.
Hãy sắp xếp quy trình làm việc một cách hợp lý và chặt chẽ nhất
Bạn cần phải quản lý chặt chẽ từng bộ phận, khu vực trong doanh nghiệp và tìm ra giải pháp làm việc hiệu quả nhất, tránh nhầm lẫn, lãng phí về thời gian và tiền bạc. Quy trình làm việc cũng cần phải được tinh giản và loại bỏ các bước không cần thiết để có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ lớn và quan trọng hơn.
Điều này giúp giảm thiểu tối đa các vấn đề như: sai sót trong sản xuất, trễ thời hạn,… cải thiện hiệu quả tổng thể cho doanh nghiệp.
Quy trình làm việc phải có hướng dẫn rõ ràng
Quy trình làm việc phải có hướng dẫn rõ ràng để nhân viên của bạn biết những gì họ cần làm và làm như thế nào.
Cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là sử dụng đúng người, đúng việc. Bạn nên quan sát kỹ nhân viên của mình, đánh giá khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, tìm ra những điều mà bạn có thể làm để giúp nhân viên thực hiện công việc ngày càng tốt hơn với năng suất cao nhất.
Nhấn mạnh đến thời hạn chót
Thời hạn hoàn thành công việc là yếu tố rất quan trọng mà nhà quản lý cần phải quan tâm.
Bạn cần phải đảm bảo rằng, phương pháp mà mình đặt ra có tính đến thời hạn cuối cùng. Hãy quy định rõ về thời hạn chót để hoàn thành công việc và truyền đạt với tất cả nhân viên để họ thấu hiểu điều đó.
Nhấn mạnh đến thời hạn chót và truyền đạt để tất cả các nhân viên hiểu được tầm quan trọng của điều này
Và để làm được điều này, bạn cần điều chỉnh một cách linh động các chi tiết của quy trình làm việc khi có sự thay đổi với mục đích hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tất nhiên bạn cũng có thể đặt hiệu quả lên trên hạn định, miễn sao việc kinh doanh luôn đạt hiệu quả cao nhất có thể.
Xem xét tác động đến khách hàng
Khi xây dựng quy trình làm việc, bạn cũng nên xem xét tác động của nó đến khách hàng. Nếu như khách hàng của bạn cảm thấy họ không được đối xử tốt hoặc không nhận được sản phẩm đúng hẹn, họ sẽ nản lòng và bắt đầu tìm đến các nhà cung cấp khác – chính là đối thủ cạnh tranh của bạn.
Loại bỏ các vấn đề tiêu cực mà quy trình làm việc gây ra cho khách hàng không chỉ làm cho khách hàng của bạn hài lòng hơn mà còn giúp bạn vận hành doanh nghiệp của mình một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn vì bạn sẽ không phải mất thời gian để khắc phục các sự cố và phàn nàn của khách hàng.
Xem xét tác động của quy trình làm việc với khách hàng để có những điều chỉnh kịp thời
Bạn có thể làm việc này bằng cách thực hiện các cuộc phỏng vấn cá nhân, gọi điện thoại hoặc gửi cho khách hàng những phiếu khảo sát về sự hài lòng. Qua đó bạn sẽ biết được ưu tiên của khách hàng là gì, từ đó xây dựng quy trình làm việc hợp lý hơn.
Định kỳ xem xét quy trình làm việc
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải luôn luôn thay đổi để bắt kịp với xu thế thị trường. Vì vậy mà các nhà quản lý cần phải xem xét kỹ quy trình công việc, không ngừng cải tiến và thay đổi cách thức làm việc, vận hành doanh nghiệp bằng cách dành thời gian để định kỳ xem xét, đánh giá quy trình làm việc của nhân viên.
Hy vọng với những gợi ý mà Giải Pháp Tinh Hoa chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.
Nếu gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự, hãy liên hệ Tinh Hoa solutions để được tư vấn và đưa ra giải pháp tốt nhất.
