Đặt trong bối cảnh các chuỗi bán lẻ ở Việt Nam đang có nhiều xáo trộn do sức ép từ cách mạng công nghệ, một mô hình quản lý nhân sự chặt chẽ và chính xác qua những con số là vô cùng cần thiết. Quản lý và đưa ra những chiến lược nhân sự chuỗi bán lẻ dựa trên cảm tính là điều cấm kỵ đối với chủ doanh nghiệp.
Trên thực tế, có khá nhiều cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam bị thua lỗ hoặc sớm đóng cửa vì năng lực quản trị yếu kém. Do đó, để quản lý một hoặc chuỗi cửa hàng bán lẻ đòi hỏi chủ doanh nghiệp không những cần nâng cao năng lực quản lý mà còn phải biết cách sử dụng công nghệ để phục vụ công việc của mình. Có như vậy mới đảm bảo mọi quy trình diễn ra một cách trơn tru, không có sai sót.
1. Đặc điểm, tính đặc thù loại hình kinh doanh chuỗi bán lẻ
Sự đồng nhất giữa các cửa hàng, siêu thị là điểm dễ nhận biết nhất của chuỗi bán lẻ
Thứ nhất: Bất kỳ hệ thống Chuỗi bán lẻ nào cũng bao gồm rất nhiều cửa hàng, siêu thị cùng chung một chủ sở hữu và các phương thức kiểm soát, được vận hành bởi một hệ thống chính sách chiến lược chung.
Thứ hai: Các hoạt động trong từng cửa hàng, siêu thị sẽ được chỉ đạo, điều hành và và quản lý tập trung từ một đầu mối duy nhất. Sự chỉ đạo này được thông qua mạng lưới thông tin tập trung và áp dụng thống nhất từ công tác thu mua và hệ thống hậu cần cung ứng hàng hóa cho đến hoạch định và thực hiện chiến lược marketing hỗn hợp, triển khai dịch vụ kết hợp và tiêu thụ hàng hóa.
Thứ ba: Chuỗi bán lẻ tổ chức công tác thu mua và phân phối tập trung theo mô hình chuỗi cung ứng.
Thứ tư: Các cửa hàng, siêu thị trong một Chuỗi bán lẻ sẽ được chuẩn hóa về mặt hàng để bán giống nhau về chủng loại, cơ cấu và số lượng; có phương thức phục vụ tương tự. Phong cách thiết kế, hình thức trang trí bên trong và bên ngoài, cách thức sắp xếp bố trí và trưng bày hàng hóa, thậm chí kiểu kiến trúc cửa hiệu buộc y hệt nhau 100%. Bởi một chuỗi cửa hàng có kiến trúc với phong cách đồng nhất sẽ giúp làm nổi bật mỗi cửa hàng đơn vị và giúp khách hàng dễ nhận ra hơn, gắn bó với chuỗi hơn. Nói cách khác, đây là việc xây dựng một hình ảnh mang đậm nét đặc trưng riêng của chuỗi trong tâm trí khách hàng.
2. Tiềm năng phát triển của Chuỗi bán lẻ hiện nay
Giai đoạn 2018 – 2020, thực sự sẽ là giai đoạn tăng tốc cho các nhà bán lẻ ở thị trường nội địa
Theo thống kê, thị phần bán lẻ hiện đại chỉ mới chiếm khoảng 25% tổng mức bán lẻ, thấp hơn so với các nước trong khu vực như Singapore 90%, Malaysia là 60%, Trung Quốc là 51%, Thái Lan là 34%, Philippines là 33%. Các siêu thị, trung tâm thương mại hầu hết tập trung tại các thành phố lớn và khu vực nội thành, khu vực nông thôn và ngoại thành còn bỏ ngỏ rất nhiều.
Trên cả nước hiện có khoảng 800 siêu thị, trung tâm mua sắm và 150 trung tâm thương mại, gần 9.000 khu chợ và 2,2 triệu hộ kinh doanh bán lẻ trên khắp mọi miền. Đến năm 2020, theo quy hoạch, cả nước sẽ có khoảng 1.200 – 1.500 siêu thị, 180 trung tâm thương mại, 157 trung tâm mua sắm.
Các chuyên gia kinh tế nhận định đây đều là những tín hiệu đáng mừng mở ra cơ hội phát triển cho các nhà bán lẻ trong nước chuyển mình vươn lên, trong đó có cả những “ông lớn” nắm giữ thị phần thương mại “khủng” hay những đơn vị non trẻ mới tham gia vào thị trường này.
3. Khó khăn trong việc quản trị khi lựa chọn loại hình kinh doanh chuỗi bán lẻ
Khó khăn trong quản lý nguyên vật liệu, hàng tồn kho
Nguyên vật liệu, hàng tồn kho luôn là vấn đề đau đầu của bất kì chủ chuỗi cửa hàng bán lẻ nào. Nếu không quản lý tốt, rất có thể chúng sẽ bị hư hỏng trước khi được đưa ra sử dụng hoặc bị thất thoát do trộm cắp gây thiệt hại lớn cho chủ cửa hàng. Để đảm bảo hàng hóa trong các kho được lưu trữ an toàn, cất trữ và sử dụng đúng cách, bạn phải tiến hành kiểm tra thường xuyên, với những con số cụ thể, chính xác.
Giải pháp: Đầu tư cho doanh nghiệp một phần mềm quản trị có khả năng quản lý hàng tồn kho, kiểm soát ra vào ở nhiều địa điểm khác nhau là việc cần làm lúc này.
Với phần mềm kiểm soát ra vào của công ty giải pháp Tinh Hoa, nhà quản trị sẽ dễ dàng kiểm soát số lượng người ra vào khu vực kho để bảo đảm hàng hoá không bị đánh cắp.
Kết hợp với phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp sẽ giúp hạn chế hiện tượng một nhân viên lấy nhiều khẩu phần ăn, hoặc nhân viên không có đi làm chính thức nhưng vẫn vào nhà ăn lấy suất ăn, hoặc người lạ bên ngoài vào nhà ăn dẫn đến thất thoát từ 5 đến 8% số lượng suất ăn công nghiệp cho người lao động. Mà những nguyên liệu đó có thể lấy từ kho ra.
Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp
Khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự
Mô hình kinh doanh chuỗi bán lẻ đang là một ngành phát triển nhanh, thị trường liên tục mở rộng, nhiều tiềm năng và cơ hội phát triển. Tuy nhiên, theo thống kê thì nhân sự đáp ứng thị trường lao động cho ngành luôn thiếu, nhất là những nhân sự có kinh nghiệm và có chuyên môn. Rất nhiều chuỗi vẫn đang “ráo riết” tìm kiếm nhân lực lao động. Một trong những nguyên nhân khiến chuỗi bán lẻ của bạn không tuyển đủ nhân sự là do thiếu quy trình tuyển dụng, không có lộ trình đào tạo cụ thể, không có phương án dự phòng cũng như thiếu chiến lược nhân sự bài bản.
Giải pháp: Thấu hiểu những thực trạng nêu trên, công ty giải pháp Tinh Hoa đã nghiên cứu và phát triển các giải pháp giúp doanh nghiệp có thể quản lý, vận hành một cách trơn tru với chi phí tiết kiệm nhất. Điển hình như phần mềm nhân sự HRPRO7.
Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7
Với những tính năng hiện có, HRPRO7 sẽ giúp doanh nghiệp:
- Phân tích biến động nhân sự để đưa ra chiến lược tuyển dụng phù hợp
- Lưu trữ các thông tin về ứng viên để làm nguồn nhân lực kế thừa
- Đưa ra chế độ chính sách đãi ngộ hợp lý
- Xây dựng được chế độ phúc lợi thu hút ứng viên
- Lên kế hoạch đào tạo nội bộ sau tuyển dụng.
Khó khăn trong Quản lý & đánh giá nhân viên
Tuyển dụng nhân viên về làm đã khó, quản lý & đánh giá họ lại càng khó hơn, nhất là trong điều kiện số lượng đông, vị trí không tập trung, nhiều vị trí cấp bậc, nhiều ca làm việc, khó có thể quản lý giờ giấc ra vào và chấm công nhân viên. Phần lớn các chủ doanh nghiệp sẽ phó mặc cho sự trung thực và đạo đức của nhân viên. Vì thế, không ít cửa hàng bán lẻ đã chịu thất thoát lớn khi đối mặt với sự không trung thực của nhân viên bán hàng.
Trước thực tế này, điều bạn cần là một giải pháp nhân sự chuyên nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong quản lý, đồng thời giúp doanh nghiệp tăng năng suất và phát triển ngày một ổn định, lâu bền hơn. Một lần nữa, các phần mềm quản lý nhân sự của công ty Tinh Hoa lại phát huy công dụng của mình khi giúp nhà quản trị giám sát được mọi hoạt động liên quan đến làm việc và hiệu quả công việc của nhân viên.
Giải pháp: Máy chấm công (bằng thẻ từ, vân tay, nhận diện khuôn mặt hay vein tay hay bằng App) là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị kinh doanh chuỗi. Lợi ích khi sử dụng những sản phẩm này của công ty Tinh Hoa:
- Giúp chủ doanh nghiệp thiết lập quy trình chấm công tối ưu
- Giải quyết triệt để bài toán chấm công: Các vấn đề quản lý thời gian làm thêm, quản lý chi tiết từng ca làm việc của từng nhân viên, từng phòng ban, chi nhánh…sẽ được phần mềm chấm công giải quyết triệt để, giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng tính công thiếu, sai cho người lao động.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu vân tay giữa các chi nhánh
- Giúp tự động kết nối vào máy chấm công và download dữ liệu chấm công về server tại các thời điểm thích hợp trong ngày giúp quản lý chi tiết thông tin nhân viên, tiến trình lịch sử công tác, quá trình luân chuyển, mức lương qua từng giai đoạn thời kỳ.
Máy chấm công vein tay
Sử dụng kết hợp với phần mềm đánh giá KPI (SmartBoss) sẽ giúp chủ doanh nghiệp triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp của mình được hiệu quả hơn nhờ sự chuyên nghiệp, minh bạch, chính xác và thao tác dễ dàng; sử dụng kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự tiền lương HRPRO7 sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự tiền lương.
Phần mềm Smartboss
Khó khăn trong việc trao đổi thông tin
Khi chuỗi ngày càng được nhân rộng tới các tỉnh thành thì việc xử lý thông tin giữa công ty và các chi nhánh cũng trở nên khó khăn hơn. Các báo cáo, đề xuất của quản lý chi nhánh đến với Ban lãnh đạo sẽ chậm hơn, phải qua nhiều bước hơn khiến cho quá trình xử lý công việc bị ngưng trệ, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh, thậm chí là nhân sự và toàn hệ thống. Do đó, việc sử dụng phần mềm nhân sự để thiết lập hệ thống thông tin chung giữa các bộ phận, các chi nhánh là điều cần thiết. Bạn vừa có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm ngân sách từ đây.
Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 của Công ty Giải pháp Tinh Hoa là giải pháp mà các chuyên gia đầu ngành gợi ý cho chủ chuỗi cửa hàng bán lẻ.
Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7
Lợi ích khi dùng phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7
- Giúp chủ doanh nghiệp quản trị toàn diện (chấm công, đánh giá nhân sự, tuyển dụng, đào tạo..) trên cùng một hệ thống với chi phí tiết kiệm nhất. Từ đó, có thể hoạch định các tài nguyên, mục tiêu cần thực hiện được rõ ràng và sát thực nhất.
- Giúp các nhà quản trị dễ thao tác, tìm kiếm thông minh, kiểm soát nhập liệu chặt chẽ đảm bảo tính chính xác về số liệu.
- Quản lý dữ liệu tập trung: Các số liệu, báo cáo, đề xuất từ các chi nhánh sẽ được hợp nhất lại một cách chính xác, ngay tức thời. Bạn hoàn toàn có thể tương tác và theo dõi xuyên suốt quá trình từ khâu tuyển dụng đến khâu đào tạo nhân viên, tiết kiệm chi phí đầu tư, bảo trì hạ tầng phần mềm, khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với tốc độ cực nhanh.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Trong kinh doanh chuỗi bán lẻ, data khách hàng là tài sản quý giá nhất. Tuy nhiên, rất nhiều cửa hàng bán lẻ lại không quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng. Nguyên nhân có thể là do thói quen, một phần nữa là khó thu thập, quản lý, lưu trữ thông tin. Hầu hết nhân viên kinh doanh sẽ là những người nắm giữ những thông tin liên quan đến khách hàng (họ tên, ngày sinh, email, sđt…) nên khi họ nghỉ thì các thông tin quan trọng đó sẽ có nguy cơ theo chủ về công ty mới
Điều này sẽ để lại hậu quả vô cùng lớn cho doanh nghiệp, thậm chí là “đòn chí mạng” khiến cho doanh nghiệp càng ngày càng mất khách, dần dần biến mất khỏi thị trường. Đó là lý do bên cạnh việc sử dụng phần mềm nhân sự HRPRO7, các chuyên gia đầu ngành khuyên rằng các chủ chuỗi cửa hàng nên sử dụng kết hợp thêm các phần mềm quản lý thông minh khác để tránh sự rời rạc trong quá trình kết nối, hợp nhất dữ liệu giữa các chi nhánh.
Khó khăn trong việc bảo đảm an ninh
Trộm cắp, thất thoát hàng hóa là điều chẳng ai mong muốn xảy ra trong chuỗi cửa hàng của mình. Tuy nhiên, với quy mô rộng lớn, nhiều chi nhánh và lượng người ra vào đông thì việc xảy ra trộm cắp là điều không tránh khỏi.
Các đối tượng trộm có thể là Khách hàng: Trộm trong lúc mua hàng; Nhân viên: Gian lận trong bán hàng, nhập hàng (tự tăng giá, tính thêm sản phẩm cho khách, nhập quá nhiều hàng…) hay Nhà cung ứng: Giao thiếu hàng, gian lận trong hóa đơn…Do đó, việc sử dụng giải pháp kiểm soát ra vào của công ty Giải pháp Tinh Hoa là một trong những cách hiệu quả để đảm bảo an ninh cho các cửa hàng.
Hệ thống kiểm soát ra vào của Tinh Hoa
Lợi ích khi sử dụng hệ thống kiểm soát ra vào của Tinh Hoa:
- Dữ liệu (hình ảnh, ngày giờ…) của tất cả những người ra vào cửa hàng đều được lưu trữ đầy đủ, dễ dàng truy xuất và được lưu trữ trong 10 năm.
- Giới hạn người ra vào ở những nơi cần bảo mật cao như nhà kho, phòng thiết kế mẫu, khu vực làm việc riêng của ban lãnh đạo…
- Ngăn chặn các thành phần có ý đồ xấu như nhân viên đã nghỉ việc do có mâu thuẫn với tổ chức, hoặc thành phần xấu có chủ đích phá hoại cũng như tình trạng mất cắp.
- Kiểm soát giờ làm việc của nhân viên tại nhà máy, hạn chế việc chấm công giùm khi vào ca và phải làm đúng với ca đã chỉ định.
Khó khăn trong vấn đề quản lý tài chính
Trước kia khi mới sở hữu 1,2 cửa hàng, khối lượng công việc hàng ngày sẽ không nhiều, bạn có thể sử dụng sổ sách hoặc Excel để quản lý những vấn đề tài chính như tài sản, thu chi, lãi lỗ. Tuy nhiên, khi đã nhân rộng ra thành chuỗi hàng chục, hàng trăm cửa hàng, sẽ có hàng vạn vấn đề tài chính phát sinh như: dòng tiền ra – vào; hàng tồn kho, tài sản cố định đầu tư vào cửa hàng, công nợ, tổng tài sản đầu tư, trang thiết bị, hay tính toán lợi nhuận…Việc ghi chép sổ sách, Excel sẽ không tránh khỏi những sai lầm hoặc mất quá nhiều thời gian. Bạn hay kế toán/thu ngân rất khó để kiểm soát tài chính kịp thời.
Giải pháp: Nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, hệ thống sẽ tính toán và báo cáo các chỉ số tài chính giúp chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát được tình hình của từng cửa hàng. Khi có được các kết quả phân tích chính xác và nhanh chóng, nhà quản trị sẽ tiết kiệm thời gian đưa ra nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh để nâng cao hiệu quả của chuỗi cửa hàng
Tạm kết
Trong thời buổi “của khó người khôn” như hiện nay, không riêng gì kinh doanh chuỗi mà bất kỳ lĩnh vực nào cũng hàm chứa nhiều khó khăn. Một cửa hàng mới mở có thể hút rất nhiều khách nhưng ngày mai có thể bị đối thủ cũ và mới hất cẳng khỏi ngành. Do đó việc liên tục nâng cao năng lực quản trị và khắc phục những khó khăn sẽ giúp chuỗi bán lẻ của bạn ngày càng mở rộng và tồn tại bền vững.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp của công ty Giải pháp Tinh Hoa sẽ là một gợi ý hoàn hảo trong việc giúp bạn gỡ bỏ những khó khăn này. Không chỉ vậy, phần mềm này khi được kết hợp với máy chấm công, quản lý suất ăn công nghiệp, phần mềm bán hàng…sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, ngăn chặn thất thoát, sàng lọc nhân viên và tăng tính chuyên nghiệp tuyệt đối cho chuỗi.
4. Khách hàng tiêu biểu
Hiện tại, Công ty đang là đối tác cung cấp giải pháp quản lý nhân sự cho các khách hàng kinh doanh chuỗi bán lẻ tiêu biểu như Công ty TNHH AEON Việt Nam, chuỗi siêu thị GS25, B’Mart, MAISON, Central retail, Vietjet air …
Để bạn có cơ hội trải nghiệm áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh của mình, hãy liên hệ đến hotline 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn chi tiết hơn.