Bất kỳ ai cũng những dự định và mục tiêu sự nghiệp trong tương lai cho riêng mình. Tuy nhiên để thực hiện được điều này là cả một quá trình dài với hướng đi đúng đắn. Một yếu tố then chốt để bạn đạt được thành công là phải có kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả.
Dưới đây là những bí quyết để bạn xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả nhất.
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc, dự định nào, các bạn cũng phải trả lời được những câu hỏi sau đây:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Công việc này có ảnh hưởng gì đến bản thân/bộ phận/doanh nghiệp của bạn?
- Kết quả bạn mong muốn đạt được là gì?
- Nếu không thực hiện công việc, dự định này sẽ để lại những hậu quả nào?
Hãy xác định mục tiêu công việc một cách cụ thể rõ rành, phù hợp với công việc
Một khi đã thiết lập được các mục tiêu, yêu cầu phù hợp với công việc, bạn sẽ có động lực và chủ động hơn trong quá trình làm việc để nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Lên danh sách các công việc cần làm
Trong kỹ năng xây dựng kế hoạch không thể thiếu bước lên danh sách các công việc cần làm. Hiểu đơn giản chính là những công việc bạn cần phải làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm để đạt được mục tiêu ban đầu.
Xác định các công việc cần làm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về số lượng và trình tự thời gian thực hiện. Bạn cần suy nghĩ thật kỹ càng và ghi chép chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần, tháng, năm.
Xác định 3W
Xác định 3W ở đây bao gồm:
- Where: Công việc đó được thực hiện ở đâu, địa điểm, bộ phận nào?
- When: Công việc đó sẽ bắt đầu khi nào và kết thúc khi nào?
- Who: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện? Ai là người kiểm tra, giám sát? Ai hỗ trợ?,…
Hãy sắp xếp công việc theo thứ tự từ khẩn cấp đến kém quan trọng và thực hiện theo trình tự
Có một điều các bạn cần nhớ là hãy sắp xếp những công việc đã liệt kê theo thứ tự cấp bách, mức độ quan trọng hoặc theo trình tự thời gian để loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực thực hiện.
Tập trung làm việc
Khi làm bất cứ công việc gì, các bạn cũng phải có sự tập trung cao độ để đạt được năng suất làm việc cao nhất, giảm thiểu tối đa thời gian chết.
Một bí quyết quan trọng dành cho bạn là hãy biết kết hợp làm nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian. Tất nhiên là bạn không được quá ôm đồm. Dù làm nhiều việc cùng lúc nhưng hãy cố gắng làm sao để tất cả công việc đều đạt kết quả tốt nhất.
Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác với những gì ta đã lên kế hoạch và trù định trước. Sẽ có những sự việc bất ngờ phát sinh khiến bạn lúng túng. Điều bạn cần làm chính là thay đổi linh hoạt các kế hoạch bằng cách thêm hoặc bỏ bớt các công việc, sắp xếp thời gian phù hợp để giải quyết các sự cố phát sinh sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.
Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch để nhanh chóng đạt được kết quả đề ra
Bạn cũng đừng quên đưa ra một số phương án dự phòng để đối phó với những tình huống bất ngờ, tránh thụ động trong quá trình thực hiện công việc.
Kiểm tra kết quả thực hiện công việc
Để biết bản thân đã làm được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra hoặc liệu bạn có thể hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn thì việc theo dõi, đối chiếu kết quả công việc với mục tiêu ban đầu là việc làm rất cần thiết trong kỹ năng xây dựng kế hoạch.
Kiểm tra việc kết quả thực hiện công việc cũng là cách để bạn tự khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn, đồng thời phát hiện những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch ban đầu, từ đó có các điều chỉnh cần thiết và đúng đắn.
Trên đây kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả. Hãy bắt đầu thực hiện từ hôm nay để có được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
Đừng quên truy cập Giải Pháp Tinh Hoa mỗi ngày để đọc thêm nhiều thông tin có giá trị cho sự nghiệp của bạn.
Chúc các bạn thành công!
