Thật khó để kiểm soát mọi hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp diễn ra theo ý muốn của các cấp quản lý và lãnh đạo. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là điều cần thiết, để ngăn chặn những việc làm gian dối của cán bộ công nhân viên một cách hiệu quả. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ này!
Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các quy tắc, quy trình và hồ sơ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin tài chính, kế toán nhằm hạn chế gian lận, biển thủ công quỹ trong doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cải thiện hoạt động doanh nghiệp hiệu quả
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ còn giúp cải thiện hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp, thông qua việc cải thiện về tính chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính. Điều này, thể hiện tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong quản trị doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp cần đến hệ thống kiểm soát nội bộ?
Theo khảo sát gần đây nhất, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều có phương pháp quản lý hết sức lỏng lẻo. Các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này, đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên nhiều thành phần
Hệ thống kiểm soát nội bộ được chia thành 5 phần bao gồm:
-
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được tạo ra bằng cách quản lý thông qua quan điểm, cách thức điều hành, kế hoạch công tác, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức của bộ máy, hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát, chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất.
-
Hệ thống giám sát và đánh giá
Hệ thống cần được quản lý theo định kỳ. Theo đó, ban giám đốc cần thực hiện đánh giá định kỳ và đảm bảo rằng các hoạt động kiểm soát nội bộ không trở nên quá lỗi thời hoặc bị mất do doanh thu hoặc các yếu tố khác. Hệ thống cũng nên được tăng cường để có thể đảm bảo an toàn trước mỗi rủi ro có thể xảy ra.
-
Quy trình đánh giá rủi ro
Xác định các khu vực trong đó có mối đe dọa lớn hoặc nguy cơ có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả lớn nhất, những rủi ro lớn sẽ được kiểm soát chặt chẽ nhất.
-
Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin, kế hoạch rõ ràng, cách thức truyền đạt thông tin cần đảm bảo tính thống nhất và chính xác tuyệt đối.
-
Hoạt động kiểm soát
Tất cả những hoạt động xảy ra trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Cách thức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ?
Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ là tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một kế hoạch chi tiế để phục vụ cho công tác kiểm soát.
Dựa vào hoạt động quản lý công ty để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Thông thường, việc này sẽ được thực hiện bởi phòng kiểm soát nội bộ. Họ sẽ đảm nhận chức năng hỗ trợ ban lãnh đạo, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế mà công ty đề ra. Bên cạnh đó, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động luôn diễn ra trong khuôn khổ an toàn đúng pháp luật.
Cần làm gì để hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện tốt nhất?
Để hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành tốt bạn có thể thực hiện các công việc sau:
- Thường xuyên trao đổi thông tin cập nhật và nhắc nhở về các chính sách, cũng như thủ tục cho nhân viên thông qua email, các cuộc họp và nhiều phương thức giao tiếp khác.
- Đánh giá định kỳ các rủi ro và mức độ kiểm soát nội bộ cần thiết để bảo vệ tài sản và hồ sơ liên quan đến những rủi ro đó.
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều quen thuộc với các chính sách và những thay đổi trong chính sách đó.
Qua bài viết này, hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu muốn xây dựng hệ thống này cho doanh nghiệp mình. Bạn hãy truy cập vào trang web: https://giaiphaptinhhoa.com/ để tìm hiểu và nhận tư vấn từ các chuyên gia nhân sự tại đây nhé!
