Việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, sẽ giúp việc điều hành trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bởi lẽ, chúng sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác giám sát, điều hành công việc, đem lại hiệu quả hoạt động cao. Hiện nay, với sự cải tiến và đa dạng nhà cung cấp, phần mềm quản trị nhân sự có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu mà mọi doanh nghiệp đưa ra.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra những lý do mà bạn nên dùng phần mềm quản trị nhân sự cho công ty, doanh nghiệp của mình.

Tăng hiệu quả làm việc của phòng Hành chính Nhân sự

phan-mem-quan-tri-nhan-su-1

Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự để công tác quản lý được dễ dàng hơn

Bộ phận quản lý nhân sự dù chăm chỉ và tài giỏi đến đâu, cũng khó có thể ôm hết tất tần tật các công việc nhân sự như kế hoạch, phân công, tiền lương, chính sách đãi ngộ, thưởng phạt và thực hiện chúng một cách thủ công.  Do đó, sự xuất hiện của phần mềm quản trị nhân sự chính là công cụ để nhà quản lý nắm được tình hình nhân sự một cách tổng quát và chính xác nhất. Từ đó, có những sự điều chỉnh hợp lý để phát triển nguồn nhân sự. 

Phần mềm quản trị nhân sự, cũng giúp nhà quản lý tiết kiệm nhiều thời gian, công sức hơn là phương pháp làm thủ công truyền thống. Bằng việc tự động kết nối các dữ liệu chấm công, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, các khoản trích nộp và kết xuất ra bảng lương tổng hợp, phiếu lương cho từng nhân viên,… phần mềm trở thành một trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị.  

 

Thuận tiện hơn trong nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên

  • Phần mềm nhân sự  giúp quản lý dữ liệu tập trung. Cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu Nhân sự một cách đầy đủ & hiệu quả, thông qua các quy trình nhập liệu đơn giản, các quy trình tự động hóa hồ sơ nhân viên, hợp đồng, bảo hiểm, với chức năng thân thiện với người dùng nghiệp vụ.  Dữ liệu hồ sơ nhân sự trong vòng 5 năm được lưu trữ và dễ dàng phân tích. 
  • Cung cấp tính năng nhắc nhở (reminder) giúp HR quản lý được thời hạn hợp đồng, chứng chỉ,  làm hợp đồng, gia hạn thẻ bảo hiểm… để luôn đáp ứng tính tuân thủ. Với tính năng này, người dùng không gặp rủi ro “quên việc’
  • Giúp rút ngắn thời gian làm các báo cáo quản trị
  • Tự động hóa khâu nhập liệu hồ sơ của nhân viên mới, mục tiêu thao tác nhập càng ít mà thông tin ghi 
  • Tự động hóa để giảm thiểu nhập liệu thông tin khi nhân viên có thay đổi/điều chỉnh quá trình công tác

Một trong những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản trị nhân sự, đó là có thể đảm bảo tính an ninh và bảo mật. Phần mềm với thiết kế an toàn và độ bảo mật cao. So với lưu trữ bằng giấy tờ, những thông tin của nhân viên, tổ chức được lưu trữ thống nhất tại một nơi và được đảm bảo an ninh vững chắc. Tránh hoàn toàn khỏi sự truy cập trái phép của người không có quyền hoặc những người bên ngoài tổ chức.

Tính công tính lương vừa chính xác vừa  tiết kiệm thời gian 

  • Phần mềm nhân sự giúp tự động hóa việc quản lý ngày nghỉ của nhân viên. Cho phép nhân viên đăng ký nghỉ phép, công tác, tăng ca thông qua portal, giúp phòng HR tiết kiệm nhiều thời gian cập nhật vào hệ thống  
  • Tự động hóa việc tính toán giờ công, bằng cách kết nối tự động với máy chấm công để tải dữ liệu giờ vào ra, đối chiếu với thông tin giờ làm việc và thông tin các ngày nghỉ đã đăng ký, để tính toán ra được số giờ công & số giờ làm thêm trong mỗi ngày 
  • Phần mềm nhân sự còn giúp cung cấp thông tin để phân tích tìm ra nguyên nhân thiếu hụt công trong bảng công, giúp tiết kiệm nhiều thời gian tính công cuối tháng cho phòng nhân sự . Tự động phân tích và xác định dữ liệu chấm công và dữ liệu công bất thường, gợi ý hướng xử lý dữ liệu bất thường này, giảm thiểu thời gian truy xét, rà soát, đối sánh số liệu
  • Cho phép Kết nối và download dữ liệu từ máy chấm công tại nhiều chi nhánh – không phụ thuộc vào loại máy, đời máy hoặc dòng máy chấm công
  • Giảm tỉ lệ sai sót khi tính lương, giảm số case kiện cáo từ công nhân 
  • Giảm thời gian tính lương mỗi tháng. Giảm áp lực công việc khi đến ngày  trả lương cho nhân viên 

Thêm tiện ích trong quá trình tuyển dụng 

  • Trong quá trình nhập liệu hồ sơ ứng viên, phần mềm giúp người dùng phát hiện trường hợp Nhân viên nghỉ việc do vi phạm và quay lại nộp đơn xin việc. Nếu không có phần mềm, trong thực tế sẽ xảy ra nhiều trường hợp nhân viên nghỉ việc do vi phạm và quay lại nộp đơn xin việc mà vẫn được nhận, đặc biệt là tại các công ty lớn. 

 

 

phan-mem-quan-tri-nhan-su-2

Phần mềm quản trị nhân sự cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn

Rút ngắn thời gian tổ chức đánh giá nhân sự  

 

  • Giúp Rút ngắn thời gian tổ chức đánh giá nhân sự 
  • Giúp Rút ngắn thời gian tổ chức khảo sát 

Nâng cao giá trị công việc của bộ phận nhân sự 

Thay vì chỉ đủ thời gian để thực hiện công việc hành chính như chấm công, tính lương, với sự hỗ trợ của phần mềm nhân sự, bộ phận HR sẽ làm được nhiều công việc với giá trị cao hơn. Nhìn chung, một phần mềm nhân sự tốt sẽ: 

Giúp HR tổ chức nhân sự chuẩn chỉnh & khoa học 

    • Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ chuẩn ( SOP ) 
    • Chuẩn hóa báo cáo & biểu mẫu:  trong đó phần Biểu mẫu là các giấy tờ có tính pháp lý (in/ký/nộp/lưu trữ hồ sơ)
  • Giúp HR Chuyển từ vai trò nhập liệu sang vai trò phân tích số liệu
  • Giảm thời gian giải quyết sự vụ hoặc giải đáp, trả lời thông tin giữa phòng HR với các phòng ban và với người lao động
  • Có thêm thời gian để tìm hiểu & ứng dụng các nghiệp vụ nhân sự nâng cao, thay vì  chỉ làm hành chính nhân sự
  • Giúp HR Trở thành nhà tư vấn nhân sự cho các bộ phận (HRBP) thay vì chỉ làm công tác hành chính nhân sự, bằng cách cung cấp thư viện các tài liệu liên quan đến từng nghiệp vụ 
    • Cung cấp thư viện các câu hỏi phỏng vấn thường gặp 
    • Giúp Xây dựng ý thức kiểm soát cho đội ngũ quản lý cấp trung trong hoạt động xét duyệt giờ làm thêm, ngày nghỉ phép. Xây dựng thói quen kiểm soát cho nhà quản lý, hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả trong đội nhóm

 

 Hỗ trợ đội ngũ quản lý cấp trung trong nghiệp vụ xét duyệt nghỉ phép, công tác 

Ngày nay, đối tượng người dùng của phần mềm nhân sự không còn bó hẹp trong phòng nhân sự, mà còn mở rộng ra đối tượng là các nhân sự quản lý cấp trung trong doanh nghiệp. Với đối tượng này, một phần mềm nhân sự tốt sẽ giảm thời gian giải quyết sự vụ hoặc giải đáp, trả lời thông tin giữa các phòng ban với người lao động, với các tính năng sau 

  • Real time reminder 
    • Cảnh báo đi trễ: đi trễ cảnh báo ngay lập tức
    • Cảnh báo vắng mặt 
    • Cảnh báo sai ca
  • Giúp kiểm soát số lượng nghỉ thực tế v.s. định mức từng loại nghỉ (vd: nghỉ cưới 3 ngày , tránh trả dư )
  • Thông tin rõ ràng và nhanh chóng về lượng ngày phép tồn.Tự động giải trừ phép dựa trên số ngày nghỉ thực tế ( dựa trên định mức mỗi loại & mức độ ưu tiên )

 

 phan-mem-quan-tri-nhan-su-3

Phần mềm quản trị nhân sự HRPRO7 của Công ty giải pháp Tinh Hoa

Giúp nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các dự báo về tương lai

Nhanh chóng cung cấp thông tin để giúp CEO ra những quyết định hiệu quả  

  • Đem đến báo cáo đề xuất cho kế hoạch tuyển dụng, sau khi đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp, phòng tránh rủi ro thiếu nguồn lực
  • Báo cáo dự báo nghỉ việc, nhằm giảm tỉ lệ Nhân viên nghỉ đồng loạt 

Một phần mềm nhân sự tốt, sẽ đem đến cho nhà lãnh đạo sự Tường minh (clarity)  về đội ngũ của mình 

Tường minh trong tuyển dụng

Vị trí nào – cần năng lực gì – tố chất gì – kinh nghiệm gì 
thấy rõ điểm mạnh – yếu của từng ứng viên – khoảng cách ( gap ) của họ so với yêu cầu tuyển dụng 
kênh tuyển dụng – kênh nào – hiệu quả với vị trí nào

Tường minh trong đào tạo & phát triển 

Vị trí nào – cần năng lực gì – nhu cầu đào tạo của từng vị trí
Khoảng cách (gap) của từng nhân viên với yêu cầu công việc dành cho vị trí của họ, và nội dung cần được đào tạo 
nhu cầu sử dụng nhân sự tại thời điểm hiện tại & tương lai, & khoảng cách (gap) giữa tình hình hiện tại và yêu cầu  

 

Tường minh trong việc gắn kết & giữ chân 

Vị trí nào – tương ứng với từng mức lương thì cần năng lực gì –  khoảng cách ( gap ) của mức lương nhân viên theo yêu cầu công việc so với mức thực tế 
Mức độ gắn kết của nhân viên & dự báo nghỉ việc  

    Tóm lại

      Nhân sự luôn là vấn đề muôn thuở được chú trọng và quan tâm hàng đầu trong mỗi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Một đơn vị có đội ngũ nhân sự phát triển, thì nơi ấy mới có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng để nguồn lực nhân sự có thể phát huy hết thể lực và trí lực của mình, thì cần một nhà quản lý giỏi, một phương pháp quản lý chuyên nghiệp. Và một trong những phương pháp đó, phải kể đến việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự

    Quản lý khung thời gian làm việc, thời lượng làm việc hàng ngày của nhân viên, tự động chấm công và giám sát, theo dõi nhân viên tăng ca hay xin phép nghỉ.

    + Theo dõi và đưa ra báo cáo về việc ra vào công ty sớm hay muộn của nhân viên.

    + Làm các báo cáo về thời gian làm việc trên thực tế và trên kế hoạch

    + Lập báo cáo về quản lý theo ngày, tháng, năm

    + Ghi lại những lịch sử dữ liệu trên hệ thống và thực hiện sao lưu định kỳ.

    + Ban lãnh đạo có thể quản lý toàn bộ các thông tin và hồ sơ quan trọng về nhân sự theo cách vô cùng dễ dàng nhưng vẫn rất chuyên nghiệp

    + Chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên cũng đúng hơn.

    + Dễ dàng trong việc lập kế hoạch và thời gian biểu công việc phù hợp cho nhân viên cũng như người quản lý.

    + Rút ngắn lượng thời gian làm việc, các ngày nhân viên vắng mặt hay khi phải làm tăng ca..

    + Dễ dàng tích hợp cùng với công cụ tính lương để đẩy nhanh tiến độ công việc.

    + Dễ dàng tích hợp cùng với các thiết bị khác ví dụ như thẻ nhân viên để có thể tự động tạo ra các thông tin quản lý.

    Thị trường, hiện có nhiều phần mềm quản trị nhân sự khác nhau, nhưng phần mềm HRPRO7 và ezHR9 được cung cấp bởi Công ty giải pháp Tinh Hoa là một trong những phần mềm quản trị nhân sự được đánh giá cao về tính hiệu quả. Một số nghiệp vụ nổi trội của phần mềm này, có thể kể đến như: Lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công tính lương, đánh giá KPI, quản lý tuyển dụng và đào tạo, Portal cho nhân viên đăng ký công tác, nghỉ phép, xem phiếu lương và chức năng báo cáo quản trị giúp lãnh đạo nắm rõ được tình hình nhân sự và có chiến lược, hoạch định phù hợp….