Bạn có kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh? Để xúc tiến tình hình kinh doanh của công ty sang một thị trường mới. Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, được chúng tôi chia sẻ dưới đây, sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công tác này.
Quy định của pháp luật về thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Trước khi tìm hiểu về thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Bạn nên nắm được những quy định của pháp luật về vấn đề này.
Theo Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.
Như vậy, khi thành lập văn phòng đại diện, bạn cần lưu ý đây chỉ là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh, không tạo ra doanh thu. Nếu cố ý vi phạm, doanh nghiệp sẽ phải chịu những mức phạt theo quy định của pháp luật.
Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định mới nhất
Theo khoản 1 Điều 46 Luật Doanh nghiệp quy định: “Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.”
Nghĩa là, pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng thành lập văn phòng đại diện được thành lập trong cùng một tỉnh, thành phố. Việc Công ty, doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện ở Tp. Hồ Chí Minh, Hà Nội hay ở cùng một thành phố khác là hoàn toàn phù hợp với quy định pháp luật.
Nếu muốn thành lập văn phòng đại diện trong nước, Công ty cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo có đủ những loại giấy tờ cần thiết. Việc tiến hành theo đúng quy định pháp luật sẽ giúp quá trình mở thêm văn phòng đại diện diễn ra dễ dàng, nhanh chóng hơn. Trong đó, cần lưu ý đến vấn đề sau khi mở thêm văn phòng đại diện cho doanh nghiệp:
Về quy định tên Văn phòng đại diện: Cụ thể tên văn phòng phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Đây là vấn đề bạn cần hết sức lưu tâm, vì tên văn phòng đại diện cũng có chức năng quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý nhiều vấn đề khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thời hạn giải quyết yêu cầu mở văn phòng đại diện: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp nên cân nhắc về thời gian này, để có kế hoạch thực hiện nộp hồ sơ sớm hơn, đúng với dự kiến ban đầu mà doanh nghiệp đề ra.
Quy trình các bước thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Để thực hiện đăng ký mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn cần tuân thủ trình tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ thành lập văn phòng đại diện
Bao gồm: 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu sao y công chứng không quá 03 tháng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin thành lập văn phòng đại diện
Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, tên văn phòng đại diện dự định thành lập. Đồng thời, kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Thông tin về địa chỉ dự tính đặt văn phòng đại diện và ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Lưu ý: Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.
Soạn thảo hồ sơ để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện. Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện. Sau khi hoàn tất, thì tiến hành thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
Bài viết chia sẻ trên đây, đã giúp bạn nắm được thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam như thế nào? Theo đó, bạn có thể tham khảo và áp dụng để quá trình mở văn phòng đại diện trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Ngoài ra, để quản lý hiệu quả văn phòng đại diện, trường hợp bạn không thể có mặt thường xuyên tại đây. Hãy truy cập website: giaiphaptinh hoa.com để tham khảo những phương pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp, chất lượng bằng phần mềm nhân sự tiên tiến, thông minh hàng đầu!
