Quản trị là một phần không thể thiếu trong hoạt động điều hành doanh nghiệp. Hiểu rõ các chức năng của quản trị sẽ giúp các nhà lãnh đạo quản trị tốt doanh nghiệp của mình, hướng đến sự phát triển bền vững.
Theo đó, các chức năng của quản trị bao gồm:
Hoạch định
Trong các chức năng của quản trị, hoạch định luôn được đặt lên hàng đầu. Hoạch định chính là định hướng, xác định các mục tiêu và hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai cũng như cách thức, lịch trình hoạt động để đạt được những mục tiêu đó.
Hoạch định là một trong các chức năng cơ bản của quản trị
Chức năng hoạch định bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ chức
- Dự thảo chương trình hành động
- Lập lịch trình hoạt động
- Đề ra các biện pháp kiểm soát
- Cải tiến tổ chức
Khác với các chức năng còn lại của quản trị, hoạch định đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả công ty.
Tổ chức
Một doanh nghiệp chỉ có thể vận hành một cách trơn tru khi và chỉ khi nó có một cơ cấu tổ chức tốt và chặt chẽ.
Tổ chức ở đây chính là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch, hướng đến hoàn thành các mục tiêu chung.
Tiến trình tổ chức bao gồm:
- Xác lập sơ đồ tổ chức
- Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên
- Chính sách sử dụng nhân viên
- Định biên
Một cơ cấu tổ chức tốt và chặt chẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru
Đặc biệt, khi doanh nghiệp phát triển, quy mô được mở rộng thì số lượng các phòng ban và nhân sự cũng tăng lên đáng kể. Điều này dẫn đến đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo để đáp ứng sự mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc của doanh nghiệp. Do vậy mà tổ chức cũng trở thành một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng phải nắm rõ.
Chỉ đạo
Chỉ năng chỉ đạo góp phần thúc đẩy, khích lệ, động viên nhân viên theo đuổi, hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thông qua những chỉ thị, mệnh lệnh và thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần của họ.
Những chỉ thị và hướng dẫn công việc càng chi tiết và rõ ràng bao nhiêu thì nhân viên sẽ thực hiện công việc chính xác bấy nhiêu. Do vậy mà nếu nhà quản trị muốn kết quả công việc nhận được từ nhân viên sẽ được tối ưu thì phải đưa ra những định hướng, chỉ đạo hợp lý và rõ ràng, liên quan mật thiết đến những nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện.
Nhà quản trị cần phải có chỉ đạo rõ ràng và biết khích lệ, động viên nhân viên
Một nhà quản trị sáng suốt và tài ba là người luôn cởi mở trong giao tiếp, truyền đạt trung thực và rõ ràng, đồng thời phải có khả năng tạo động lực làm việc và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên.
Chức năng chỉ đạo bao gồm:
- Ủy quyền cho cấp dưới
- Giải thích đường lối chính sách
- Huấn luyện và động viên
- Giám sát và chỉ huy
- Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả
- Thiết lập các quan hệ mật thiết bên trong và bên ngoài tổ chức
Kiểm soát
Kiểm soát là chức năng cuối cùng trong các chức năng của quản trị.
Hiểu một cách đơn giản thì kiểm soát là quá trình giám sát chủ động, theo dõi tình hình hoạt động của tổ chức, đưa ra so sánh với tiêu chuẩn đề ra để biết được liệu tổ chức có đang vận hành đúng kế hoạch và mục tiêu không. từ đó đưa ra những điều chỉnh khi cần thiết. Kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục, thường diễn ra theo chu kỳ.
Chức năng kiểm soát trong quản trị bao gồm 4 bước:
- Thiết lập và xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động, KPI dựa trên mục tiêu công ty
- Đo lường và lập báo cáo về tình hình hoạt động thực tế
- So sánh, đánh giá kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch
- Thực hiện thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa, sửa sai cần thiết.
Trên đây, Giải Pháp Tinh Hoa đã phân tích các chức năng của quản trị. Nắm rõ và thực hiện tốt các chức năng trên sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp của bạn vận hành theo đúng kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
