Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được ổn định và hiệu quả hơn. Vậy để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ bạn cần phải thực hiện theo những bước nào? Tham khảo bài viết này, để nắm được các bước thực hiện cụ thể nhé!
1. Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ là hệ thống những quy tắc và các quy trình kiểm soát nhằm kiểm tra tính an toàn và chính xác của những thông tin về tài chính. Có thể nói, kiểm soát nội bộ rất quan trọng, vì ngoài kiểm soát nó còn giúp cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Có hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn
Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn có thể hạn chế sự gian lận của các nhân viên quản lý tài chính trong công ty, doanh nghiệp khá hiệu quả
Các loại kiểm soát nội bộ:
- Kiểm soát phòng ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm, được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra.
- Kiểm soát phát hiện: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện những sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra
- Kiểm soát bổ sung: Là việc thiết kế các thủ tục kiểm soát cùng song song tồn tại để phục vụ một mục tiêu kiểm soát .
- Kiểm soát bù đắp: Là việc bù đắp sự yếu kém của thủ tục kiểm soát này bằng nhiều thủ tục kiểm soát khác.
- Kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể: Là kiểm soát nhiều nghiệp vụ khác nhau hoặc liên quan đến một hoặc một số nghiệp vụ cụ thể
2. Tại sao phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh?
Dưới đây là những lợi ích thiết thực khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh trong doanh nghiệp:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ
Nếu công ty phát triển tốt thì lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng to lớn theo. Điều này, khiến các “sếp” gặp nhiều khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro, nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh rất cần thiết cho doanh nghiệp
Với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao cho cổ đông. Ngoài ra, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh còn thu hút các nhà đầu tư bên ngoài.
3. Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hiệu quả
Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, công ty cần phải đặt ra kế hoạch xây dựng. Việc xây dựng quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện. Dưới đây là các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ:
Bước 1: Xác định hướng đi và những rủi ro có thể gặp phải
Một trong những việc đầu tiên cần làm để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, chính là việc đề ra hướng đi phù hợp, tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ đưa ra sẽ khác nhau.
Đơn vị có thể vẽ ra sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp. Sau đó thiết lập nên nội quy, quy chế, quy định trong doanh nghiệp. Hệ thống nội quy này bất cứ ai trong đó đều phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Bước 2: Đề ra chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp
Xác định những rủi ro có thể đến với doanh nghiệp trong hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ. Những rủi ro thường hay gặp phải nhất chính là rủi ro về tài chính. Hoặc rủi ro về chiến lược và rủi ro về hoạt động tổ chức. Những rủi ro này, thường sẽ để lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp.
Bước 3: Mô hình hóa và phân tích
Sau khi đã định hướng được việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, bạn nên vẽ ra mô hình cụ thể nhất về hệ thống. Sau đó đưa ra những phân tích về hệ thống, gồm có những gì, để từng cá nhân có thể hiểu rõ mình cần làm gì là tốt nhất cho hệ thống.
Để quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả cần thực hiện mô hình hóa và phân tích
Bước 4: Đối chiếu quy tắc quản lý
Khi đã đưa ra các quy định trong quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp. Bạn nên đối chiếu so sánh xem nó có phù hợp với quy tắc quản lý của doanh nghiệp không. Nếu không phù hợp hoặc trái với quy tắc doanh nghiệp thì cần loại bỏ những quy định đó.
Bước 5: Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện và truyền thông
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ những bước trên phải có các hướng dẫn cụ thể thực hiện. Để các nhân viên, phòng ban có thể thực hiện đúng theo hệ thống.
Không nên để bất cứ ai không hiểu về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Chỉ cần một lỗ hỏng nhỏ, cũng dẫn đến việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ không thể hoàn chỉnh.
Bước 6: Thử nghiệm kế hoạch và đánh giá
Trước khi làm bất cứ điều gì cũng cần có bước thử nghiệm. Việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ cũng vậy. Để không xảy ra sai lầm lớn gây rủi ro nhiều cho doanh nghiệp, bạn hãy thử nghiệm kiểm soát ở một bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp. Rồi sau đó đánh giá những mặt lợi hại, điều chỉnh phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn.
Qua bài viết này, chúng ta có thể thấy: cho dù một hệ thống các quy chế, quy định, quy chuẩn tốt đến đâu, phù hợp đến mức nào nhưng thiếu những tuyên bố và hành động quyết liệt của các cấp quản lý doanh nghiệp thì cũng khó mà đạt được hiệu quả như mong muốn. Muốn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm soát nội bộ, ngoài những thông tin trên đây bạn có thể truy cập vào trang web: giaiphaptinhhoa.com để được tham khảo chi tiết hơn!
