Giải pháp khai thác, sử dụng và quản lý Nhân sự Tài chính Ngân hàng
Giới thiệu về ngành nghề
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ như hiện nay, công nghệ được xem là yếu tố quan trọng đối với mọi ngành, lĩnh vực. Nhưng riêng với các doanh nghiệp tài chính ngân hàng, nguồn nhân lực mới là yếu tố quyết định.
Thực tế cho thấy, công nghệ giúp cho nhân sự trong lĩnh vực này bớt đi thời gian làm những việc thủ công, ví dụ như nhập liệu…chứ công nghệ, máy móc không hoàn toàn thay thế được con người. Sự khai thác và sử dụng tốt yếu tố nhân lực đã tạo cho các định chế tài chính nước ngoài lợi thế cạnh tranh và hiệu quả hoạt động vượt trội trong nhiều năm qua. Đó là bài học “xương máu” trong chiến lược phát triển của các tổ chức tài chính ngân hàng.
Bài toán đặt ra ở đây sẽ nên sử dụng và quản lý yếu tố nhân lực như thế nào để doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu tăng trưởng, phục vụ cho tầm nhìn chiến lược cho giai đoạn tiếp theo.
Đặc thù nguồn Nhân lực trong ngành
Thứ nhất, con người là yếu tố quyết định sự tăng trưởng ổn định và bền vững đối với mỗi doanh nghiệp tài chính ngân hàng. Nhìn lại giai đoạn khó khăn của hệ thống tài chính ngân hàng năm 2008-2012, những tổ chức được vận hành bởi những con người không có năng lực cán bộ, trình độ quản lý, đạo đức nghề nghiệp… yếu kém rơi vào tình trạng phá sản. Ngược lại, các tổ chức có nguồn nhân lực chất lượng, chiến lược kinh doanh cũng như năng lực quản lý, quản trị kinh doanh hiệu quả, tuân thủ kỷ luật thị trường… vẫn đứng vững vượt qua khó khăn đến tăng trưởng và phát triển.
Thứ hai, khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực sẽ tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh, thúc đẩy hoạt động tín dụng tăng trưởng. Một khi quản lý tốt, các chủ doanh nghiệp sẽ có cơ sở đề ra chiến lược kinh doanh đúng đắn, sáng tạo trong phát triển sản phẩm, dịch vụ tiện ích và đổi mới không ngừng…
Thứ ba, quản lý nhân lực tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm tối đa các chi phí như chi phí đầu vào, chi phí quản lý, nâng cao năng suất lao động…, từ đó trực tiếp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cũng như hiệu quả của công tác quản trị điều hành.
Thức tư, nguồn nhân lực chất lượng góp phần xây dựng thương hiệu, tạo lập và củng cố niềm tin thị trường.
Thứ năm, nhân lực là yếu tố đảm bảo cho hệ thống tổ chức tài chính ngân hàng hoạt động an toàn và hiệu quả.
Khi sự phát triển của nền kinh tế ngày càng cao, công nghệ ngày càng phát triển, tạo ra môi trường thuận lợi để ngành tài chính ngân hàng phát triển thì con người sẽ là yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức. Tuy nhiên, trong quá trình trao đổi với các chủ doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy một số vấn đề trong công tác quản lý nhân sự ngành này.
Khó khăn trong công tác quản lý nhân sự
Trong tuyển chọn
- Thiếu đi quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp dẫn đến mất điểm trong mắt ứng viên tiềm năng.
- Tiếp nhận số lượng lớn hồ sơ nên rất khó khăn trong khâu sàng lọc, rà soát và quản lý hồ sơ.
- Bộ phận tuyển dụng đánh giá sai ứng viên do không có tiêu chí đánh giá rõ ràng, cảm tính. Từ đó, không biết làm sao để đảm bảo nhận diện đúng nhân lực xuất sắc. Có nhiều ứng viên nói hay, CV đẹp, thậm chí rất có tiếng tăm nhưng làm việc lại không hiệu quả.
- Tốn nhiều chi phí vì không nắm bắt được nhu cầu tuyển dụng của toàn hệ thống, đưa ra chiến lược tuyển dụng sai lầm vì không đối chiếu số liệu lịch sử.
- Khó kiếm được người như ý, không biết kiếm ở đâu.
- Mọi hoạt động đều diễn ra theo cách thủ công khiến cho phòng nhân sự tốn nhiều thời gian để tuyển dụng, sàng lọc…
Trong sử dụng
- Không quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên, thiếu đi hệ thống chấm công bài bản.
- Bố trí công việc không phù hợp: Do mô tả công việc không được xây dựng rõ ràng.
- Không khai thác được hết năng lực của nhân lực xuất sắc: Do thiếu đi bộ tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình làm việc. Nếu có tiến hành đánh gì thì kết quả không được khách quan.
- Dễ dẫn tới xung đột nội bộ, khó hòa nhập vì làm tốt hơn người bình thường, hay bị đồng nghiệp thử thách do không phục.
- Sợ người quản lý không đủ năng lực để quản lý nhân lực xuất sắc.
Trong việc bồi dưỡng và đào tạo đội ngũ
Tuyển dụng về đã khó nhưng để bồi dưỡng và đào tạo lại để đội ngũ cán bộ, nhân viên trong ngành ngân hàng có đủ trình độ vận hành, làm chủ công nghệ mới lại càng khó hơn.
Không có dữ liệu, thiếu thông tin, chủ doanh nghiệp không biết ai là đối tượng cần được đào tạo, họ cần đào tạo thêm về kỹ năng gì, thời gian đào tạo ra sao…Dẫn đến việc nhân tài vừa bước chân vào đã vội ra đi vì không được nâng cao chuyên môn từ lời doanh nghiệp đã hứa.
Rủi ro liên quan đến bảo mật trong hoạt động kinh doanh
Tội phạm ngân hàng diễn biến ngày càng phức tạp và tinh vi hơn. Điều này đòi hỏi các tổ chức tài chính ngân hàng không chỉ ứng dụng công nghệ hiện đại, mà còn phải phát triển và thực hiện các giải pháp phòng ngừa, giải pháp an toàn bảo mật trong hoạt động kinh doanh.
Trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, để có thể duy trì sự phát triển cũng như tạo dựng lợi thế cạnh tranh với các tổ chức nước ngoài thì ngành tài chính ngân hàng cần áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự tối ưu để có được nguồn nhân lực chất lượng, phát triển doanh nghiệp vững bền.
Làm thế nào để khai thác, sử dụng, quản lý nhân sự ngành Tài chính ngân hàng
Để khai thác và quản lý nhân sự ngành tài chính ngân hàng hiệu quả, Công ty giải pháp Tinh Hoa với kinh nghiệm 12 năm trong lĩnh vực đã nghiên cứu, phát triển một số giải pháp quản lý nhân sự trong thời đại kỷ nguyên số hiện nay.
Phần mềm nhân sự ezHR9
Con người là yếu tố tạo sự khác biệt của ngành Tài chính Ngân hàng. Nếu tuyển dụng sai đối tượng sẽ ảnh hưởng đến bộ mặt của hệ thống. Chưa kể, nhân lực chất lượng cao trong ngành cũng đang khan hiếm. Do đó ngay từ bước sàng lọc ban đầu, doanh nghiệp cần phải thận trọng trong việc đưa ra các tiêu chí đánh giá, đồng thời cẩn thận trong việc đọc hồ sơ để tránh bỏ sót nhân tài.
Với phân hệ quản lý tuyển dụng, HRPRO 7 có thể hỗ trợ bộ phận HR “lọc” nhân viên dựa trên các tiêu chí đã được liệt kê sẵn đến việc hoạch định nhân lực từng bộ phận để sắp xếp phù hợp, tuyển dụng đúng thời điểm. Không những thế, nó còn cho phép doanh nghiệp tiếp cận đến nhiều ứng viên tiềm năng hơn; tránh được tình trạng rời rạc trong quá trình làm việc, tránh mất đi thông tin và hồ sơ của những ứng viên trước đó.
Ứng dụng phần mềm HRPRO 7, HR sẽ không còn ngập lụt trong cả đống CV ứng viên, các cuộc gọi, email, lịch hẹn và hàng tá nhiệm vụ hành chính liên quan tới chính sách tuyển dụng. Đồng thời nhân sự không còn bù đầu thống kê và tính toán để có được một bản báo cáo định kỳ gửi cho cấp trên hay phải giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về thiếu sót hồ sơ hoặc liên hệ sai đối tượng. Các nhà quản trị cũng có thể nắm bắt được tình hình biến động của nhân sự để có hướng điều chỉnh, nhanh chóng tìm giải pháp thích hợp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Máy chấm công, App chấm công, Giải pháp đồng bộ nhiều máy chấm công (DASS) giúp kiểm soát giờ giấc làm việc của nhân viên
Vốn không tập trung tại một địa điểm, cộng thêm số lượng nhân viên đông, nhiều phòng ban với giờ giấc làm việc khác nhau, nếu quy định mỗi nhân viên ngành ngân hàng tài chính chỉ được chấm công tại một khu vực nhất định, thì sẽ gây nên tình trạng khó kiểm soát giờ giấc làm việc; tốn nhiều thời gian đăng kí và upload dữ liệu nhân viên lên các máy chấm công, không thể upload từng nhân viên mà phải upload toàn bộ nhân viên lên máy.
Thấu hiểu những khó khăn trong việc theo dõi công cán, ý thức làm việc của nhân viên ngành Tài Chính Ngân Hàng, Công ty Giải pháp Tinh Hoa đã mang đến cho doanh nghiệp các giải pháp khắc phục triệt để, bao gồm:
Máy chấm công
Máy chấm công thẻ từ, Máy chấm công vân tay, Máy chấm công nhận diện khuôn mặt, Máy chấm công vein tay (tĩnh mạch) giúp tổ chức và quản lý thuận lợi, tăng cường tốc độ quản lý và kiểm soát nhân viên hiệu quả.
App chấm công
Ứng dụng được Công ty CP Giải Pháp Tinh Hoa viết ra để cài đặt việc chấm công cho người lao động bằng smartphone, tương thích với hệ điều hành Android và IOS.
Đồng bộ máy chấm công
Phần mềm cho phép thực hiện các tác vụ upload dữ liệu lên thiết bị, download dữ liệu từ thiết bị theo lịch trình được thiết lập sẵn… Đây là giải pháp giúp tối ưu thời gian quản lý cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hệ thống lớn nhiều thiết bị.
Với những giải pháp này, vấn đề không theo dõi được giờ giấc làm việc, thái độ chấp hành quy định của nhân viên không còn là nỗi lo. Tất cả dữ liệu chấm công từ các chi nhánh đều được truyền về và xử lý tập trung tại một nơi để quản lý được công ca, công làm thêm, chi tiết từng ca của nhân viên, phòng ban, bộ phận… từ đó giải quyết được vấn đề chấm công thiếu, sai cho người lao động. Tạo sự công bằng cho nhân viên, xây dựng được môi trường làm việc công bằng trong công ty.
Phần mềm Smartboss KPI
Đặc thù của ngành tài chính ngân hàng là có nhiều phòng ban, chi nhánh và đông đảo số lượng nhân viên nên việc đánh giá KPI còn chưa được hiệu quả, quá sơ sài, tiêu chí đánh giá chưa thực sự đa dạng, và thay đổi tùy theo đối tượng, kết quả đánh giá chưa có tích hợp với phần mềm lương và đánh giá chưa có kế hoạch thời gian cụ thể là theo quý, tháng, tuần, hay là hàng ngày. Đã đến lúc doanh nghiệp cần đưa ra KPI và đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên phương pháp khoa học, khách quan, tự động thay vì dùng bằng thủ công, cảm tính như trước.
Với phần mềm Smartboss KPI, mỗi một nhân sự sẽ được cấp một tài khoản riêng để theo dõi, báo cáo công việc và nhận KPI. Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng trao đổi công việc cho mỗi nhân viên, nhắc nhở nhân viên về hiệu quả và quy trình làm việc.
Thêm vào đó, Smartboss KPI còn giúp doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn đánh giá theo vị trí công việc, lập kế hoạch đánh giá và thực hiện đánh giá định kỳ, so sánh kết quả của mỗi nhân viên trong mỗi lần đánh giá, báo cáo đánh giá mỗi nhân viên, xếp loại nhân viên theo những tiêu chí được đưa ra. Kết quả đánh giá là cơ sở để đưa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật hay thuyên chuyển nhân viên kịp thời và hợp lý. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực các nhà quản lý nhận định được chất lượng nhân sự, có kế hoạch điều chỉnh kịp thời và đúng đắn.
Phần mềm quản lý nhân sự eHR9
Phân hệ thông tin nhân sự trên ezHR9 sẽ giúp bộ phận HR quản lý đầy đủ các thông tin của một nhân viên từ lúc bắt đầu vào làm đến khi kết thúc như: lý lịch, quá trình công tác, bằng cấp, quá trình huấn luyện đào tạo, mức lương qua từng giai đoạn, mức thưởng phạt hàng năm…Từ đó, thiết lập và điều chỉnh mức đóng bảo hiểm cho người lao động, đồng thời khai báo các loại thu nhập chịu thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Nhờ đó việc tính lương, thưởng theo hiệu quả sản xuất sẽ được nhanh chóng, minh bạch nhất là đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Trên ezHR9 cũng có phân hệ xin nghỉ làm, nghỉ phép để theo dõi những ngày phép (có lương, không lương) của nhân viên, thuận lợi hơn cho việc chấm công, tính lương. Ứng dụng các giải pháp này, phòng hành chính nhân sự vừa tiết kiệm thời gian vừa không mất nhiều công sức mà vẫn đảm bảo việc chấm công, tính lương hiệu quả, chính xác nhất.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý báo cáo, bảo mật dữ liệu
Với những phần mềm quản lý nhân sự kể trên, trưởng bộ phận không cần tốn thời gian hàng tháng để có thể tạo báo cáo công việc định kỳ. Chỉ cần cập nhật thông tin, hiệu quả công việc lên hệ thống, từ đó phần mềm sẽ tự động tạo báo cáo trích xuất cho bạn, giúp giảm thiểu giấy tờ, công tác thủ công, tiết kiệm thời gian hơn, làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc công khai các báo cáo về lương thưởng, hiệu suất làm việc cũng khiến cho nhân viên yên tâm, gắn bó với công việc và giúp các cấp quản lý sát sao hơn trong việc theo dõi công việc của nhân viên.
Đối với ban lãnh đạo, việc nhận báo cáo thông qua hệ thống sẽ giúp tiếp cận dễ dàng các thông tin đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Nếu không có phần mềm quản lý nhân sự, chủ doanh nghiệp sẽ phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để có được thông tin cần thiết cho hoạt động của công ty, chưa kể vấn đề bảo mật thông tin cũng không được đảm bảo.
Trên đây là những lợi ích mà các phần mềm quản lý nhân sự của Tinh Hoa mang lại cho doanh nghiệp ngành Tài chính ngân hàng. Tính đến nay đã có hơn 100 doanh nghiệp ứng dụng phần mềm chuyên về nhân sự do Công ty Giải Pháp Tinh Hoa cung cấp, điển hình là Ngân hàng TMCP Phát triển nhà Thành phố Hồ Chí Minh HDBank, Vietcombank, Agribank, BIDV, …. và xu hướng sử dụng phần mềm trên đang có xu hướng tăng nhanh.
