Khi đại dịch tiếp tục làm gián đoạn các hoạt động kinh tế và đời sống bình thường trên toàn thế giới, kết quả suy thoái kinh tế cho năm 2020 có thể là thảm họa. Trên thực tế, thương mại thế giới dự kiến sẽ giảm 13% xuống còn 32% khi cuộc khủng hoảng tiếp tục. Điều đó đang được nói, chính phủ trung ương của hầu hết các quốc gia đang cố gắng chấm dứt tình trạng này và tập trung giúp các tổ chức trở lại làm việc một cách an toàn.
Hơn nữa, các tổ chức cũng đang cố gắng thực hiện các biện pháp tốt nhất để duy trì và vận hành. Duy trì năng suất trong khi lưu ý đến sự an toàn và gắn kết của nhân viên đã trở thành mối quan tâm mới của các nhà lãnh đạo nhân sự trên toàn thế giới. Các chiến lược như thay đổi ca làm việc để đảm bảo an toàn cho nhân viên, là những gì mà hầu hết các tổ chức đang cố gắng để thực hiện
Trong giai đoạn khó khăn này, công nghệ đã trở thành vị cứu tinh giúp chúng ta chuyển đổi nhanh chóng và dễ dàng sang cách làm việc mới. Dưới đây là 15 tính năng phải có để giúp bạn đảm bảo an toàn cho nhân viên cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn của chính phủ.
1. Xác minh ca làm việc để cho phép vào văn phòng
Việc hạn chế ra vào của nhân viên để duy trì khoảng cách xã hội là điều hết sức cần thiết trong giai đoạn này. Với Thẻ ID ảo, bạn chỉ cần quét mã QR trên ID nhân viên ảo để xác minh việc chuyển ca của nhân viên trong ngày và chỉ chấm công khi hệ thống chấp thuận. Điều này giúp tổ chức theo dõi các nhân viên đến văn phòng và hạn chế ra vào không mong muốn.
2. Định vị nhân viên bằng nhận diện khuôn mặt
Hạn chế tiếp xúc vật lý càng nhiều càng tốt đã trở thành một mối quan tâm ngày càng tăng đối với các tổ chức. Với các công nghệ chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt, giờ đây các tổ chức có thể tránh được tình trạng các nhân viên tiếp xúc với máy chấm công. Các tổ chức có thể xây dựng một hàng rào địa lý đến một bán kính vị trí cụ thể cho nhân viên để giới hạn phạm vi mà mức độ chấm công có thể chấm công có thể chấp nhận được.
Chấm công bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt
3. Chấm công không cần tiếp xúc trực tiếp
Nó đã trở thành ưu tiên cho các tổ chức để đảm bảo tuân thủ hiệu quả các tiêu chuẩn khoảng cách xã hội để duy trì sự an toàn của nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc không có rủi ro. Nhân viên có thể tận dụng công nghệ nhân sự để đăng ký trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ mà không cần phải chạm vào bất kỳ thiết bị đăng ký sinh trắc học vật lý nào và liên tục tham dự.
4. Đăng ký từ xa
Người quản lý có thể theo dõi vị trí làm việc nhóm của họ cũng như các hoạt động được lên kế hoạch cho mỗi ngày với các tính năng chấm công cho biết vị trí của nhân viên (Nhà / Văn phòng / Trường) và ghi lại công việc đã lên kế hoạch và hoàn thành của họ. Các tính năng như vậy cho phép nhân viên có thể liên tục báo cáo cho quản lý của họ về chi tiết công việc và vị trí hàng ngày của họ chỉ bằng một vài thao tác trên thiết bị di động.
5. Phân bổ ca dễ dàng
Các nhà lãnh đạo nhân sự cần tìm cách hạn chế ra vào của nhân viên không mong muốn đồng thời duy trì năng suất bằng cách phân phối lực lượng lao động của họ thành nhiều ca. Các phần mềm nhân sự có thể cho phép các tổ chức phân bổ các ca khác nhau trong suốt cả tuần. Những ca làm việc này có thể dễ dàng được chia thành ca làm việc tại văn phòng hoặc làm việc tại nhà giúp mang đến nhiều lợi ích khi phân bổ ca làm việc.
6. Quy trình làm việc linh hoạt
Phần mềm quản lý nhân sự với các tính năng xây dựng quy trình làm việc linh hoạt sẽ cung cấp cho các tổ chức khả năng phê duyệt bắt buộc đối với các chuyến công tác, những lần đi gặp khách hàng có thể giúp các tổ chức giám sát và kiểm soát hiệu quả sự di chuyển của nhân viên.
7. Đánh giá rủi ro
Ngay cả trước khi nhân viên được yêu cầu tiếp tục công việc từ văn phòng, các tổ chức có thể nắm bắt thông tin về sức khỏe, du lịch và gia đình của nhân viên để hiểu rõ hơn và giảm thiểu rủi ro và xác định xem họ có phù hợp để đến địa điểm đó hay không. Các tính năng như xem lý lịch của nhân viên có thể giúp xác định nhóm nhân viên có thể làm việc tại văn phòng và thực hiện công việc bắt buộc tại nhà cho những người có tình trạng sức khỏe từ trước hoặc những người có thành viên gia đình dưới 8 tuổi hoặc trên 60 tuổi.
Hệ thống nhân sự của bạn sẽ có thể theo dõi nhiều điểm dữ liệu có thể giúp đánh giá nhân viên có nguy cơ mắc dịch COVID-19 và cung cấp Báo cáo tùy chỉnh theo từng lĩnh vực để giúp phân phối lực lượng lao động dễ dàng hơn.
8. Tiếp thu tài năng bằng công nghệ:
Với sự ra đời của công nghệ, các tổ chức giờ đây có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tuyến nhưng công việc chủ yếu diễn ra trong chu kỳ tuyển dụng vẫn là ‘offline. Tuy nhiên, công nghệ nhân sự giờ đây có thể giúp các tổ chức tích hợp liền mạch toàn bộ quy trình tuyển dụng vào một nền tảng duy nhất, hạn chế các cuộc họp trực tiếp.
Từ việc nâng mức yêu cầu đến việc lên lịch phỏng vấn, các tổ chức nên linh hoạt sàng lọc ứng viên mà không cần chuyển sang bất kỳ nền tảng nào khác để dễ dàng quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Tương tự, các quy trình đào tạo cũng nên được tích hợp vào một nền tảng duy nhất cho phép các HR tạo ra các thôn báo, truyền đạt các hướng dẫn và biện pháp phòng ngừa COVID trong quá trình làm việc và tạo các công việc cần thiết để gán vào phần mềm đánh giá.
9. Kiểm tra sức khỏe nhân viên
Các nhà lãnh đạo nhân sự có thể tạo ra các cuộc khảo sát kiểm tra sức khỏe hàng ngày với nhiều câu hỏi để nắm bắt được các thông tin cần thiết từ nhân viên. Các tổ chức cũng có thể hạn chế nhân viên quay trở lại văn phòng cho đến khi họ hoàn thành khảo sát.
Thực hiện các khảo sát về sức khỏe của nhân viên
10. Thời gian thực và phản hồi liên tục
Để đảm bảo nhân viên được tham gia và liên tục liên lạc với các đồng nghiệp và người quản lý của mình, các tổ chức có thể tận dụng các tính năng phản hồi liên tục trên phần mềm nhân sự, cho phép nhân viên liên tục chia sẻ phản hồi về các nhiệm vụ và đánh giá các đồng nghiệp trong toàn tổ chức. Nhân viên cũng có thể yêu cầu phản hồi từ các đồng nghiệp, phóng viên, cấp dưới hoặc người quản lý chỉ bằng một vài thao tác.
11. Phần thưởng và công nhận
Sự tham gia của nhân viên tương quan mạnh mẽ với năng suất, và do đó, nó trở nên hoàn toàn cần thiết cho các tổ chức công nhận nhân viên cho công việc của họ và cho họ biết rằng họ là một phần có giá trị của tổ chức. Với sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý, bộ phận nhân sự có thể biến các giá trị của tổ chức thành các huy hiệu trực tuyến mà mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy. Nhân sự có thể khuyến khích sự công nhận và kiểm soát ngân sách bằng cách giới hạn số điểm mà nhân viên có thể đưa ra. Hơn nữa, bạn sẽ có thể theo dõi những người được công nhận hàng đầu trong toàn công ty trên bảng xếp hạng để tạo cảm giác cạnh tranh lành mạnh và giữ cho nhân viên gắn bó.
12. Bộ phận trợ giúp nhân viên
Với phần mềm quản lý nhân sự, các tổ chức sẽ có thể tạo ra một hệ thống giải quyết mạnh mẽ bằng cách sử dụng các tính năng có khả năng thêm các danh mục chuyên dụng như truy vấn liên quan đến COVID-19. Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể dễ dàng liên hệ với bộ phận nhân sự và nhanh chóng tìm kiếm sự giúp đỡ cần thiết.
13. Thư nhân sự tự tạo:
Với một số khu vực hạn chế sự di chuyển của người dân, nhân viên sẽ có thể tự tạo ra các văn bản đã được công ty ký xác nhận với sự giúp đỡ của hệ thống quản lý nhân sự. Các tổ chức có thể tạo các mẫu thư miễn trừ thông quan các tính năng tài liệu nhân sự trong phần mềm quản lý và thiết lập chữ ký số cho phép nhân viên tự tạo thư với tất cả các chi tiết cần thiết, thậm chí cả ngày và tem phù hợp.
14. Mạng xã hội và bảng thông báo
Khi các tổ chức bắt đầu chuyển sang chế độ làm việc mới, các tổ chức cần có một số chương trình cung cấp thông tin hàng ngày cho toàn bộ nhân viên. Sử dụng các mạng xã hội, tổ chức có thể phát tất cả thông tin cần thiết trên Bảng thông báo trực tuyến hiển thị cho tất cả nhân viên trong toàn tổ chức.
15. Chính sách nhân sự
Các tổ chức có thể dễ dàng tạo các chính sách và tài liệu tham khảo thông qua sự trợ giúp của các tính năng Chính sách nhân sự trên hệ thống quản lý nhân sự của họ. Điều này sẽ giúp các tổ chức gửi tất cả các tài liệu cần thiết và thông tin thay đổi chính sách nhanh chóng đến tất cả các nhân viên để thông báo cho họ.
