Tại nơi làm việc, tất cả mọi người đều mong muốn tìm cách quản lý công việc và tận dụng thời gian làm việc của mình một cách hiệu quả. Bạn thường nói rằng “Một ngày có tận 24h” hay bạn thường than vãn “Một ngày chỉ có 24h, giá như mình có nhiều thời gian hơn?”, “Làm thế nào để tận hưởng tối đa một ngày mà vẫn duy trì hiệu quả công việc?”
(Quản lý công việc)
Sau đây là 5 tuyệt chiêu quản lý công việc giúp một ngày làm việc của bạn cực kỳ hiệu quả mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi:
1. Lập danh sách việc cần làm
Để quản lý công việc, đầu tiên bạn cần phải lập danh sách các việc cần làm. Bạn có thể note vào tập, sổ tay, hoặc một cuốn lịch đẹp, hoặc trên những app nhắc nhở công việc, miễn sao là bạn dễ nhớ.
Đôi khi, bạn còn có thể ghi lại các ý tưởng mới cũng như công việc của mình bằng hình ảnh, giọng nói nếu bạn cảm thấy làm vậy giúp tiết kiệm thời gian và dễ nhớ hơn.
2. Phân loại công việc
Bên cạnh việc lập danh sách việc cần làm, điều quan trọng tiếp theo chính là phân loại công việc. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự từ dễ đến khó, theo ưu tiên cần thiết hoặc theo bất cứ cách nào mà bạn thấy phù hợp với công việc của mình.
Đối với những công việc đơn giản nhưng lại phải làm quá nhiều, bạn có thể thử vừa nghe nhạc nhẹ để giải tỏa và vừa làm công việc. Còn đối với những công việc khó đòi hỏi phải suy nghĩ nhiều, thì trước đó bạn hãy nghỉ ngơi và tập trung năng lượng để hoàn thành tốt nhé!
3. Lên kế hoạch và đặt ra deadline
Một cách nửa để bạn có thể quản lý công việc tốt hơn, đó là hãy lên kế hoạch cho công việc của bạn. Sau khi đã lập danh sách và phân loại công việc, bạn có thể lên kế hoạch, chiến lược từng bước để thực hiện công việc đó. Tuy nhiên, bạn đừng quên đặt ra deadline bởi vì quản lý công việc hiệu quả luôn đi đôi với thời hạn hoàn thành công việc đó.
3. Lên lịch giải lao
Sau khi đã trải qua một ngày dài làm việc ở nơi công sở, phải áp lực cả ngày dài, bạn hãy dành thời gian buổi tối của mình để nghỉ ngơi, chơi với gia đình để nạp năng lượng cho ngày mai tiếp tục làm việc. Khi bạn làm được điều này, bạn đã biết cách cân bằng công việc và cuộc sống cũng như biết cách quản lý công việc hiệu quả.
Còn với tư cách nhà lãnh đạo, bạn có thể sắp xếp kế hoạch công việc xen lẫn với các ngày nghỉ. Ví dụ, một tuần bạn làm việc 6 ngày và dành hoàn toàn 1 ngày cuối tuần để nghỉ ngơi, tắt hết tất cả điện thoại và ngưng công việc để reset tâm trí.
4. Uỷ quyền
Nếu bạn là một nhà lãnh đạo hoặc một nhà quản lý, chắc rằng bạn sẽ càng bận rộn hơn nửa và thời gian là một điều rất quý giá. Đôi khi quản lý công việc cũng cần phải có uỷ quyền – hãy uỷ quyền công việc đó cho những cấp dưới mà bạn thấy họ có khả năng hỗ trợ bạn, người mà bạn tin tưởng.
Mang gánh nặng quá nhiều tại nơi công sở là điều muôn thuở và nếu điều này không được giải quyết tốt, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn. Bạn hãy biết rằng, một trong những kỹ năng quản lý công việc tốt nhất là biết cách giao đúng nhiệm vụ cho đúng người.
5. Hiểu về công nghệ
Hiện nay, công nghệ đang chiếm ưu thế trong các lĩnh vực làm việc. Việc chọn một công nghệ phù hợp vào đúng thời điểm có thể tạo nên những điều kỳ diệu cho cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn.
Với tư cách là một nhà quản lý, bạn có thể chọn các phần mềm công nghệ phù hợp (ví dụ như: phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự,…) để cân bằng khối lượng công việc và thời gian cho nhân viên, giúp họ quản lý công việc của mình không bị lẫn lộn mà bạn vẫn có thể kiểm soát mọi việc.
Tuy nhiên, bạn hãy tìm hiểu kỹ phần mềm công nghệ mà bạn sắp sử dụng vì tính năng của từng phần mềm là khác nhau và đa dạng.
