Lập bảng chấm công tăng ca thủ công trên excel là công việc quá quen thuộc của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, cách này hiện không còn được đánh giá cao ở những doanh nghiệp có quy mô, vì tính phức tạp trong quản lý, gây tốn nhiều thời gian, công sức lẫn chi phí.
Trước thực tế này, việc ứng dụng phần mềm để lập bảng chấm công tăng ca được tìm kiếm và ưa chuộng hơn. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến này. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài viết dưới đây!
1. Yêu cầu của việc lập bảng chấm công tăng ca
Những doanh nghiệp áp dụng làm việc tăng ca, thêm giờ thường là doanh nghiệp làm trong ngành sản xuất, dịch vụ… Với đặc điểm là:
- Trong 1 ngày, ngoài 8 tiếng làm việc doanh nghiệp có thể cho nhân viên tăng ca vào buổi trưa hoặc đêm.
- Các nhân viên có thể chọn tăng ca hoặc không, nhưng trong một số trường hợp là bắt buộc.
- Nếu doanh nghiệp tổ chức làm theo ca, thì trong mỗi ca sẽ có thể làm thêm giờ.
- Một ngày chỉ làm chính thức 1 ca hoặc 8 tiếng hành chính, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính làm thêm giờ.
Mẫu bảng chấm công tăng ca, làm thêm giờ
Do vậy mỗi người trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được:
- Làm việc vào ngày nào trong tháng?
- Trong ngày đó làm ca nào, làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca hay ngoài 8 giờ hành chính có làm thêm giờ không?
- Trong ca hoặc ngày đó làm thêm bao nhiêu giờ?
- Tổng số giờ làm việc chính thức
- Tổng số giờ tăng ca
- Ngoài yếu tố giờ làm, còn phải xác định được các yếu tố: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ…
2. Mục đích và trách nhiệm lập bảng chấm công tăng ca như thế nào?
Mục đích sử dụng của bảng chấm công tăng ca: Dùng để theo dõi thời gian làm thêm thực tế của công nhân viên. Ngoài thời gian lao động chính quy định, để tính thời gian nghỉ bù. Hay là thanh toán tiền lương cho người lao động.
Tăng ca, làm thêm giờ xuất hiện chủ yếu ở các doanh nghiệp sản xuất
Trách nhiệm lập bảng chấm công tăng ca:
- Nếu phòng, ban, tổ, nhóm…có phát sinh làm thêm giờ thì phải lập bảng chấm công tăng ca.
- Hàng ngày tổ trưởng của phòng ban, tổ nhóm… Hoặc cá nhân được uỷ quyền căn cứ số giờ làm thêm thực tế để chấm giờ tăng ca cho từng người lao động trong ngày. Điền vào ngày tương ứng theo các ký hiệu quy định thể hiện trong bảng chấm công.
- Vào mỗi cuối tháng, bộ phận nhân sự phụ trách hoặc giám đốc sẽ ký duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ. Và chuyển bảng cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu. Kế toán tiền lương sẽ tiến hành thanh toán tiền cho công nhân viên, căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và số công theo từng loại điền vào bảng chấm công tăng ca.
3. Dùng phần mềm nào để lập bảng chấm công tăng ca chuẩn nhất?
Theo thông tin khảo sát doanh nghiệp mới nhất, hiện phần mềm nhân sự HRPRO7 là ứng dụng công nghệ có khả năng giúp đơn vị chấm công tăng ca công nhân viên chuẩn nhất từ trước đến nay.
Bảng chấm công tăng ca ứng dụng từ phần mềm nhân sự HRPRO7
Tính năng chấm công tăng ca bằng phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7:
- Tích hợp máy chấm công, dữ liệu sẽ tự động được lưu chuyển thành thông tin trên hệ thống phần mềm. Qua đó, người quản lý sẽ kiểm soát được thời gian làm việc của nhân viên, cũng như dễ dàng tổng hợp được số giờ công nhân viên tăng ca để lập bảng chấm công.
- Nhân viên có thể xin phép, báo cáo nghỉ làm, không tăng ca trong phân hệ xin nghỉ làm của phần mềm để nhà quản lý dễ dàng chấm công
- Với phân hệ quản lý lương, phần mềm HRPRO7 giúp nhà quản lý dễ dàng tính lương cho nhân viên theo mức lương cụ thể, tính lương theo ca làm, giờ làm, làm thêm giờ hoặc sản phẩm căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày.
- Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ của từng cá nhân. Đồng thời, thuế thu nhập cá nhân, các khoản phạt, thưởng cũng được tính tự động.
Chấm công tăng ca là một yếu tố để đánh giá khả năng làm việc, cùng mức độ chịu khó của nhân viên. Nhờ con số này, mà nhà quản lý có thể hoạch định chính sách lương, thưởng phù hợp cho công nhân viên của mình. Trước khi cho ra bảng chấm công tăng ca chuẩn nhất.
Để có được bảng chấm công tăng ca đầy đủ, chính xác hệ thống phần mềm HRPRO7 sẽ thực hiện các nhiệm vụ:
- Thống kê dữ liệu vào, ra hàng ngày của nhân viên: giờ đi làm, giờ về, số lần ra, vào, giờ làm thêm,…
- Kết nối trực tiếp với máy chấm công, dữ liệu sẽ tự động chuyển từ máy chấm công sang phần mềm, giúp bộ phận nhân sự giảm được thời gian và công sức chấm công cho từng nhân viên.
- Phần mềm được thiết kế các tham số giúp nhà quản lý khai báo cách tính công tùy theo yêu cầu của từng công ty, giúp khai báo luật chấm công chung và tự cấu hình các ca làm việc.
- Xử lý bảng chấm công tự động, linh hoạt về ca làm, ngày nghỉ, ngày lễ, tăng ca, nghỉ bù…
- Lập bảng chấm công chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận. Chấm công chi tiết đến từng nhân viên theo ngày, ca làm việc.
- Cho phép lập bảng chấm công tổng hợp từ nhiều bảng chấm công chi tiết.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu chấm công.
- Báo cáo tổng hợp số ngày nghỉ của nhân viên theo tháng, quý, năm…
Với những tính năng tuyệt vời nêu trên, phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7 chính là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp giải quyết được việc lập bảng chấm công tăng ca một cách dễ dàng, nhanh chóng. Để trải nghiệm phần mềm hữu ích này, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp đến hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn cụ thể, chi tiết hơn!
