Bạn đã biết cách tạo bảng chấm công theo tháng chưa? Đây là câu hỏi và cũng là vấn đề mà bộ phận nhân sự ở các công ty, doanh nghiệp đang tìm kiếm câu trả lời. Bảng chấm công theo tháng được biết đến là biểu mẫu dùng để theo dõi ngày công làm việc thực tế của người lao động trong một tháng. Đây sẽ là căn cứ để doanh nghiệp trả lương, cũng như quản lý nguồn nhân sự của mình.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số thông tin về cách tạo bảng chấm công theo tháng bằng phương pháp thủ công và ứng dụng công nghệ phần mềm mới. Mời các bạn cùng tham khảo!
1. Những thông tin cần biết về bảng chấm công theo tháng
Chấm công là công việc vô cùng quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp. Đây là phương tiện dùng để theo dõi ngày đi làm và đánh giá sự chăm chỉ tích cực của từng nhân viên. Dựa vào bảng chấm công theo tháng, chủ doanh nghiệp sẽ tính lương cũng như xem mức độ hiệu quả công việc. Mặc dù đối với một số mô hình doanh nghiệp, chấm công không quá quan trọng nhưng để xây dựng một doanh nghiệp hoạt động ổn định lâu dài thì chấm công là một hoạt động cần thiết, không thể thiếu.
Mẫu bảng chấm công theo tháng có thể có nhiều thông tin nhưng chủ yếu vẫn là để theo dõi ngày đi làm và ngày nghỉ trong tháng. Thông thường, bảng chấm công sẽ được lập ở dạng bảng tính excel, và bộ phận nhân sự chỉ cần điền các thông tin còn thiếu vào từng ô trống được cho sẵn mà không phải làm thêm bất cứ thao tác phức tạp nào.
Mẫu bảng chấm công theo tháng được áp dụng tại các doanh nghiệp
Trên bảng chấm công thường chỉ có tên nhân viên, bộ phận làm việc còn khi tính lương, bộ phận kế toán sẽ dựa vào các chế độ của từng nhân viên về bảo hiểm, trợ cấp để tính. Và những thông tin này, sẽ không được công khai trên bảng chấm công.
Một số doanh nghiệp cẩn trọng, còn yêu cầu các bộ phận lập bảng chấm công hàng tháng, tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm quản lý phòng ban cần phải theo dõi cụ thể ngày công của từng nhân viên. Việc ghi chú được thực hiện khá đơn giản, tương ứng với các cột đã được đánh số thứ tự, chính là các ngày trong tháng. Bảng chấm công này kết hợp với các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương hay có lương… sau đó được gửi về bộ phận kế toán để quy ra việc thanh toán lương.
Được biết, việc quản lý ngày công gồm các khoản mục như: ngày đi làm, nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ lễ, nghỉ không lương…
Bảng chấm công theo tháng được đánh giá là rất cần thiết cho các doanh nghiệp, trách nhiệm ghi ngày công, ngày nghỉ thuộc về bộ phận nhân sự (tùy quy mô mỗi doanh nghiệp mà quy định người chấm công khác nhau). Người lập bảng cần dựa vào những thông tin chính xác về việc đi làm của nhân viên trong tháng, để việc tính lương cho nhân viên được đảm bảo minh bạch và chính xác 100%.
2. Một số phương pháp chấm công được áp dụng phổ biến
Mặc dù được gọi là bảng chấm công theo tháng, nhưng hoạt động chấm công thường diễn ra theo ngày, giờ và một số trường hợp đặc biệt khác. Do đó, phương pháp chấm công hiện tại ở các doanh nghiệp sẽ sử dụng 1 trong các phương pháp sau:
- Chấm công ngày: Khi người lao động làm việc tại doanh nghiệp hay khi họ làm việc khác … Thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
- Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc, thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định. Nên ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian. Nhưng không thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
Trên đây là những phương pháp mà phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng. Tổng hợp các hình thức chấm công này, chúng ta sẽ có bảng chấm công theo tháng đầy đủ, rõ ràng và chuẩn xác đến 100%.
3. Tạo bảng chấm công theo tháng bằng phần mềm nhân sự HRPRO7
Thay vì chấm công theo cách thủ công trên excel, doanh nghiệp có thể tạo bảng chấm công theo tháng bằng phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7. Cụ thể là:
- Nhân viên thực hiện chấm công hàng ngày
Mỗi ngày nhân viên sẽ thực hiện chấm công xác nhận giờ làm việc của mình bằng máy chấm công. Máy sẽ trực tiếp quản lý thời gian từng nhân viên đi làm, kết thúc số giờ làm.
Chấm công hàng ngày bằng máy chấm công tại doanh nghiệp
- Mỗi nhân viên được quản lý trên phần mềm HRPRO7
Trong hệ thống phần mềm nhân sự HRPRO7, có chức năng quản lý nhân viên, mọi thông tin cá nhân, quá trình làm việc được lưu trữ. Điều này sẽ rất tiện cho việc kiểm tra theo dõi quá trình làm việc. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch sắp xếp giờ tăng ca cho từng phòng ban hay cá nhân cụ thể.
- Tính chuyên nghiệp và cẩn thận
Phần mềm nhân sự HRPRO7 thường rất rõ ràng, mỗi tháng in xuất cho từng cá nhân một bảng chấm công theo tháng báo cáo chi tiết hoạt động, làm việc. Đó là bằng chứng, thống kê rõ ràng nên nhân viên sẽ không thể chối cãi.
Với đặc tính nghiêm ngặt, khắt khe, phần mềm chấm công HRPRO7 này thiên về cái lý hơn cái tình. Chính yếu tố này, sẽ góp phần loại bỏ dần kiểu chấm công truyền thống, thay vào đó là sự kết hợp của công nghệ tạo điều kiện giảm bớt công việc và áp lực cho các bộ phận nhân sự, kế toán trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công theo tháng tạo ra từ phần mềm nhân sự HRPRO7
Thông tin về bảng chấm công theo tháng được chia sẻ trên đây, mong rằng sẽ giúp các đơn vị có được kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả. Và đừng quên liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm HRPRO7 giúp hỗ trợ tạo bảng chấm công theo tháng vô cùng tiện lợi này!
