Một trong những nhiệm vụ quan trọng và cần thiết khi làm nghề nhân sự, là bạn phải sử dụng thông thạo excel để có thể tạo ra các bảng dữ liệu, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật các thông tin về file excel quản lý nhân sự, giúp bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình!
Có thể bạn chưa biết: Về nguyên tắc khi xây dựng file excel, bạn phải biết mục đích của file là quản lý về vấn đề gì, cấu trúc file cần những thông tin nào để có thể xây dựng cột và dòng đảm bảo phù hợp. Đặc biệt, cần tính toán xem file sẽ sử dụng trong bao lâu?… Khi thiết lập công thức sẽ cần tính toán sao cho bảng dữ liệu này dùng được cho cả kỳ, cả năm mà không phải thay đổi số cột cố định….
Dưới đây là những thông tin về file excel quản lý nhân sự mà người thực hiện cần phải biết:
1. Khả năng quản lý nhân sự bằng file excel
Chúng ta biết rằng, excel chỉ có tối đa 65000 dòng, nên người làm nhân sự thường sẽ gặp rắc rối nếu doanh nghiệp có đến hơn 1000 nhân viên. Chẳng hạn như, để lưu dữ giờ chấm công trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên chấm 2 lần thì cần tới 180000 dòng, điều này dĩ nhiên là bất khả thi với 1 sheet trong excel.
Quản lý nhân sự bằng file excel
Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tách ra các sheet khác hay thêm file lưu trữ khác để thực hiện. Nhưng một phần mềm quản lý nhân sự bao gồm tính năng chấm công được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung, sẽ khiến việc quản lý và tìm kiếm danh sách nhân sự của doanh nghiệp trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.
2. Khả năng xuất báo cáo quản lý nhân sự của file excel
Mỗi khi cần báo cáo Sếp hay cấp quản lý về nhân sự, bạn sẽ sử dụng excel. Điều này đồng nghĩa với việc, bạn phải am hiểu master file và mất nhiều công sức trong việc tìm kiếm vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file… Vì đôi khi dữ liệu bị thiếu, hoặc không chính xác.
Xuất báo cáo quản lý nhân sự từ file excel
Tuy nhiên, với phần mềm nhân sự, thì việc xuất báo cáo quản lý nhân sự ra file excel chỉ cần thực hiện trong tích tắc. Nhờ vậy, mà việc cán bộ nhân sự bị khiển trách vì làm chậm tiến độ công việc, tốn thời gian của công ty, doanh nghiệp là điều khó có thể xảy ra.
3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu nhân sự của file excel
Đa phần ở các công ty, doanh nghiệp công tác quản lý nhân sự bằng file excel có 2 dạng là: quản lý tập trung và quản lý phân tán.
- Quản lý tập trung: Sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Nếu cán bộ A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.
- Quản lý phân tán: Cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Và lãnh đạo sẽ không biết phải tin vào ai.
Để khắc phục tình trạng này của file exel quản lý nhân sự, phần mềm HRPRO7 với khả năng tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Yếu tố này sẽ giúp không xảy ra tình trạng thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng file excel.
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7:
- File quản lý nhân sự của phần mềm có rất nhiều form mẫu biểu, theo đánh giá của những đơn vị đã sử dụng thì khá là đầy đủ và rõ ràng.
- File excel nhân sự trích xuất từ phần mềm HRPRO7 này không hạn chế về mẫu biểu, rất đáng để học hỏi và bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa theo ý muốn để phần mềm phục vụ tốt nhất cho mục đích công việc hơn.
Quản lý nhân sự hiệu quả bằng phần mềm HRPRO7
Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn cũng đã hiểu rõ hơn về file excel quản lý nhân sự. Tuy nhiên, nếu cứ thực hiện theo cách truyền thống thì hiệu quả nhận được sẽ không cao. Do đó, việc ứng dụng phần mềm nhân sự HRPRO7 được xem là phương án hữu hiệu giúp công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp được thực hiện một cách khoa học và chuyên nghiệp.
Liên hệ ngay đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như). Nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm nhân sự có nhiều tính năng vượt trội mang tên HRPRO7 này!
