Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để kiểm soát hoạt động ra vào, với nhiệm vụ ghi lại số thời gian mà công nhân viên đã làm trong ngày, trong tháng. Hiện tại, sản phẩm này được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng để có thể quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, máy chấm công sau một thời gian sử dụng, thường bị lệch giờ, sai số. Nếu cứ mỗi lần như vậy, bạn gọi thợ đến sửa thì thật mất thời gian. Để đơn giản hóa và giúp bạn xử lý tình trạng này một cách nhanh chóng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh giờ trên máy chấm công đơn giản mà hiệu quả cao.
Vì sao giờ máy chấm công bị lệch và ảnh hưởng thế nào đến bảng lương?
Giờ trên máy chấm công là gốc để tính công, tính tăng ca và trả lương. Khi giờ bị lệch dù chỉ vài phút, dữ liệu vào/ra có thể bị tính sai công chuẩn, sai giờ tăng ca (OT), thậm chí gây tranh chấp lao động khi nhân viên phản ánh giờ chấm công không khớp thực tế. Với các nhà máy có audit lao động định kỳ (SA8000/SMETA), dữ liệu giờ công lệch còn là rủi ro compliance vì hồ sơ không phản ánh đúng thời gian làm việc thực tế.
Ba nguyên nhân phổ biến nhất khiến máy chấm công bị lệch giờ:
- Mất điện đột ngột mà máy không có pin dự phòng đủ mạnh, khiến đồng hồ nội bộ chạy sai sau khi có điện trở lại.
- Chưa cấu hình đồng bộ giờ NTP (Network Time Protocol) qua mạng nội bộ/internet — nhiều máy chấm công đời cũ để đồng hồ chạy độc lập, theo thời gian sẽ trôi dần vài giây đến vài phút mỗi tháng.
- Hết pin nuôi bo mạch (pin CMOS) bên trong máy sau thời gian dài sử dụng (thường 3-5 năm), khiến máy không giữ được thời gian khi mất nguồn.
Nắm rõ nguyên nhân giúp doanh nghiệp không chỉ chỉnh giờ thủ công như hướng dẫn dưới đây, mà còn phòng ngừa được tình trạng lệch giờ lặp lại — đây cũng là một phần trong việc vận hành ổn định hệ thống chấm công của nhà máy/doanh nghiệp.
1. Hướng dẫn cách chỉnh giờ trên một số loại máy chấm công
Để đáp ứng được hầu hết các mong muốn của mọi người, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh giờ trên từng loại thiết bị cụ thể.
Cách chỉnh giờ trên máy chấm công trực tiếp
Lý do chúng tôi gọi đây là cách chỉnh giờ trên máy chấm công trực tiếp, là vì bạn sẽ phải thao tác trực tiếp trên máy chấm công.
Thao tác trực tiếp trên máy chấm công cũng được đánh giá là cách chỉnh đơn giản. Thế nhưng, còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, mà người dùng có thể thực hiện nhằm đảm bảo nhanh chóng và chuẩn xác hơn.
Chỉnh giờ trên máy chấm công trực tiếp
Cách chỉnh giờ trên máy chấm công trực tiếp được thực hiện theo những bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Bạn nhấn và giữ phím M/OK. Khoảng tầm 5 giây sau màn hình Danh bạ chính sẽ hiện ra.
- Bước 2: Bạn nhấn chọn vào mục Hệ thống.
- Bước 3: Khi màn hình của Hệ thống hiện ra với các lựa chọn khác nhau, bạn nhấn chọn vào dòng đầu tiên là Thời gian ngày.
- Bước 4: Bạn thiết lập thời gian bằng cách nhập giờ, phút, và giây vào máy chấm công.
- Bước 5: Bạn nhấn vào M/OK một lần nữa để lưu lại.
Cách chỉnh giờ trên máy chấm công bằng phần mềm
Nếu không muốn chỉnh giờ trực tiếp trên máy chấm công, bạn hoàn toàn có thể thông qua các phần mềm hỗ trợ việc chấm công để thực hiện.
Một trong những phần mềm chấm công phổ biến thường được sử dụng hiện nay, không thể không kể đến chính là phần mềm HRPRO7.
Chỉnh giờ trên máy chấm công bằng phần mềm
Nếu như đang sử dụng phần mềm HRPRO7 cho máy chấm công, thì cách chỉnh giờ sẽ được thực hiện vô cùng đơn giản, chỉ bằng vài cú nhấp chuột là bạn đã hoàn tất việc điều chỉnh của mình.
Các bước thực hiện điều chỉnh bao gồm:
- Bước 1: Mở phần mềm HRPRO7 lên
- Bước 2: Trong các danh mục, bạn chọn vào mục máy chấm công.
- Bước 3: Chọn kết nối máy chấm công.
- Bước 4: Nhấn vào trình đơn.
- Bước 5: Trong trình đơn chọn vào mục hoạt động khác.
- Bước 6: Trong các lựa chọn, bạn chọn đồng bộ thời gian.
- Bước 7: Bạn tiến hành chỉnh giờ cho máy chấm công.
Khi chỉnh giờ trên máy chấm công bằng phần mềm HRPRO7, bạn cũng có thể chỉnh số giờ trong mỗi ca, thêm giờ tăng ca ở trong mục Cài đặt chấm công. Tiếp đến chọn khai báo lịch trình ca làm việc.
Với những bước đơn giản được nêu ra trên đây, bạn hoàn toàn có thể tự chỉnh giờ trên máy chấm công mà không cần liên hệ cho thợ sửa chữa.
Lưu ý: Bộ phận quản lý nên trực tiếp chỉnh giờ trên máy chấm công, không nên để nhân viên chỉnh sửa, vì sẽ gây ra nhiều hậu quả do việc gian lận, không trung thực…
2. Mua máy chấm công ở đâu đảm bảo uy tín, chất lượng?
Theo khảo sát mới nhất, các loại máy chấm công của Công ty giải pháp Tinh Hoa hiện là sản phẩm được nhiều khách hàng ưa chuộng và đánh giá cao về cả tính năng lẫn độ bền. Các loại máy ở đây đều được tích hợp đầy đủ các chức năng, có thể phát ra giọng nói tự động nhờ lập trình ngôn ngữ Anh, Việt. Máy còn có chức năng thông báo tự động giờ ra vào ca bằng hệ thống chuông cảnh báo chuẩn.
Máy chấm công chất lượng cao của Công ty giải pháp Tinh Hoa
Với công nghệ hiện đại, máy chấm công của Giải pháp Tinh Hoa đã giúp cho nhiều công ty, doanh nghiệp giải quyết nỗi lo chấm công cho nhân viên. Hơn thế nữa, máy còn nâng cao được trật tự, kỷ luật làm việc của công nhân cùng với đó là tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc của bộ phận nhân sự.
Nếu muốn biết hiện Công ty giải pháp Tinh Hoa có những loại máy chấm công nào phù hợp với doanh nghiệp bạn. Đồng thời, có thể dễ dàng áp dụng các cách chỉnh giờ trên máy chấm công đã được hướng dẫn. Quý doanh nghiệp có thể liên hệ đến hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn lựa chọn loại máy chấm công chất lượng tốt, giá cả phải chăng!
Tham khảo thêm nguyên nhân và cách xử lý dữ liệu chấm công sai lệch tại chỉnh giờ máy chấm công: hướng dẫn đảm bảo chính xác.
Góc nhìn xử lý: IT-Kỹ thuật và Nhân sự-C&B
Với bộ phận IT-Kỹ thuật, trọng tâm là loại bỏ tận gốc nguyên nhân kỹ thuật: lên lịch đồng bộ giờ NTP định kỳ (hàng tuần hoặc hàng ngày với các nhà máy nhiều ca), kiểm tra tình trạng pin CMOS và pin dự phòng của từng máy chấm công theo chu kỳ bảo trì, đồng thời giám sát tình trạng kết nối mạng của thiết bị để phát hiện sớm máy nào bị “rớt mạng” không đồng bộ được giờ.
Với bộ phận Nhân sự-C&B, trọng tâm là kiểm soát tác động đến bảng lương: khi phát hiện giờ máy bị lệch, cần xuất và lưu lại dữ liệu chấm công gốc trước khi chỉnh giờ (để có căn cứ đối soát công cho giai đoạn bị lệch), quy định rõ ai có quyền chỉnh giờ máy chấm công, và có quy trình xử lý riêng cho những ca làm việc rơi vào đúng thời điểm máy bị lệch giờ.
Compliance liên quan đến việc chỉnh giờ máy chấm công
- SA8000 / SMETA — các bộ tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội yêu cầu hồ sơ giờ công/giờ tăng ca phải chính xác và có thể đối soát được. Một máy chấm công thường xuyên lệch giờ mà không có quy trình kiểm soát rõ ràng là điểm dễ bị đánh giá thiếu (finding) khi audit SA8000/SMETA.
- ISO/IEC 27001 — liên quan đến việc kiểm soát ai có quyền truy cập và chỉnh sửa cấu hình hệ thống (bao gồm giờ hệ thống) trên máy chấm công/phần mềm, tránh trường hợp nhân viên tự ý chỉnh giờ để gian lận công.
Câu hỏi thường gặp
Chỉnh giờ máy chấm công có ảnh hưởng dữ liệu công cũ đã lưu không?
Thông thường không — dữ liệu chấm công (lượt quẹt thẻ) đã ghi nhận trước đó không bị thay đổi khi chỉnh lại giờ hệ thống. Tuy nhiên nếu máy đã lệch giờ trong một khoảng thời gian trước khi phát hiện, các lượt quẹt thẻ trong khoảng đó vẫn mang giờ sai và cần được bộ phận C&B đối soát thủ công.
Bao lâu nên đồng bộ giờ máy chấm công một lần?
Với máy có kết nối mạng ổn định, nên cấu hình đồng bộ NTP tự động hàng ngày. Với máy không có kết nối mạng liên tục, nên kiểm tra và chỉnh thủ công tối thiểu 1 lần/tháng, hoặc ngay sau mỗi lần mất điện kéo dài.
Ai nên là người có quyền chỉnh giờ máy chấm công?
Chỉ bộ phận quản lý/IT-kỹ thuật được phân quyền nên có quyền chỉnh giờ trực tiếp trên máy, không nên để nhân viên vận hành tự ý chỉnh sửa để tránh rủi ro gian lận công.
Máy chấm công tự lệch giờ dù đã chỉnh đúng, nguyên nhân do đâu?
Phổ biến nhất là do pin CMOS nuôi bo mạch đã yếu/hết, khiến máy không giữ được thời gian khi mất nguồn — nên kiểm tra và thay pin định kỳ theo khuyến nghị của nhà sản xuất.
Phần mềm chấm công có tự động phát hiện giờ máy bị lệch không?
Một số phần mềm chấm công hiện đại có cơ chế cảnh báo khi giờ thiết bị lệch so với giờ máy chủ/NTP, giúp bộ phận IT phát hiện và xử lý sớm trước khi ảnh hưởng đến dữ liệu công của nhiều ca làm việc.
