Quản lý Nhà thầu Hiệu quả: Phương pháp và Công nghệ

Table of contents

Việc quản lý nhà thầu bên ngoài đã trở thành một thách thức chung và cần thiết trên nhiều ngành công nghiệp. Cho dù là giám sát nhiều nhà thầu cho một dự án lớn hay là một nhà thầu cung cấp dịch vụ chuyên biệt, việc duy trì hoạt động trơn tru đòi hỏi một hệ thống quản lý nhà thầu vững chắc.

Quản lý nhà thầu không chỉ đơn thuần là theo dõi giờ làm việc và thực hiện thanh toán, mà còn bao gồm lập kế hoạch, điều phối, giao tiếp và trách nhiệm giải trình.

I. Quản lý Nhà thầu là gì?

Quản lý nhà thầu là quá trình giám sát và điều phối các nhà thầu bên ngoài để đảm bảo họ tuân thủ các tiêu chuẩn vận hành, pháp lý và an toàn của một tổ chức. Mục tiêu chính của quản lý nhà thầu là lập kế hoạch, quản lý và theo dõi công việc của các nhà thầu để đảm bảo họ đạt được các mốc thời gian theo lịch trình, tuân thủ ngân sách dự án, duy trì điều kiện làm việc an toàn và cung cấp công việc chất lượng.

Các tổ chức thường dựa vào nhà thầu cho các nhiệm vụ chuyên biệt, để tăng tính linh hoạt và hiệu quả. Thực tế này phổ biến rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

Xây dựng: Quản lý các nhà thầu phụ cho các dự án xây dựng.
Sản xuất: Giám sát các nhà thầu bảo trì hoặc nâng cấp thiết bị.
Quản lý cơ sở vật chất: Điều phối các đội vệ sinh, an ninh hoặc bảo trì bên ngoài.
Chăm sóc sức khỏe: Thuê các nhà thầu chuyên biệt để bảo dưỡng thiết bị y tế.
Năng lượng và tiện ích: Giám sát các nhà thầu làm việc trong các dự án cơ sở hạ tầng.

II. Những Thách thức trong Quản lý Nhà thầu

Dù mang lại nhiều lợi ích, việc quản lý nhà thầu đi kèm với những thách thức đáng kể:

Tầm nhìn hạn chế và cập nhật trạng thái thủ công: Việc theo dõi tiến độ đơn hàng công việc bằng các phương pháp thủ công (giấy bút) gây ra tầm nhìn kém và khó có được cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
Giao tiếp kém hiệu quả: Giao tiếp giữa các bên liên quan, bao gồm đội FM, nhân viên tại chỗ và nhà thầu, thường không hiệu quả.
Khó khăn trong theo dõi và quản lý chi phí: Theo dõi chi tiêu và quản lý chi phí cho các đơn hàng công việc hoặc yêu cầu dịch vụ có thể rất khó khăn.
Thiếu hệ thống đo lường hiệu suất khách quan: Việc không có hệ thống đo lường khách quan để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dẫn đến sự phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và khó giữ chân các nhà thầu giỏi hoặc loại bỏ những người hoạt động kém hiệu quả.
Phức tạp về tuân thủ: Điều hướng các quy định trên nhiều khu vực pháp lý có thể rất phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành khác nhau. Ngoài ra, nhà thầu có thể có các cấp độ chuyên môn và tiêu chuẩn an toàn khác nhau, gây khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán.
Rủi ro về chất lượng và an toàn: Sử dụng nhân sự thuê ngoài tiềm ẩn rủi ro như chất lượng công việc kém, thiếu tôn trọng các biện pháp an toàn, không tuân thủ nhân sự (ví dụ: làm việc bất hợp pháp, thiếu trình độ chuyên môn) và thiếu tầm nhìn về năng suất thực tế.

III. Các Bước và Nguyên tắc Chính để Quản lý Nhà thầu Hiệu quả

Để vượt qua những thách thức này, các tổ chức có thể thực hiện năm bước chính để tối đa hóa hiệu quả trong việc quản lý nhà thầu, cùng với các nguyên tắc bổ sung:

Tối ưu hóa Mạng lưới Nhà cung cấp/Chọn Đối tác Phù hợp

Bước đầu tiên là chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ, tránh việc lựa chọn ngẫu nhiên có thể dẫn đến chi phí cao hơn và kết quả không nhất quán.
Quá trình lựa chọn đối tác là rất quan trọng cho sự thành công của sự hợp tác. Cần tìm hiểu về trình độ, sự tuân thủ của nhân sự, và việc tuân thủ các biện pháp an toàn của công ty nhà thầu.
Các công cụ tự động hóa dịch vụ cung cấp phân tích và thông tin chi tiết để xác định các nhà cung cấp hoạt động tốt nhất, ưu tiên những nhà thầu quen thuộc với hệ thống hiện có và duy trì theo dõi, báo cáo và lập hóa đơn đáng tin cậy.

Thiết lập Khung Hợp đồng Rõ ràng:

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của việc quản lý thành công nhiều nhà thầu.
Các yếu tố chính trong thỏa thuận nhà thầu bao gồm phạm vi công việc chi tiết với các sản phẩm bàn giao cụ thể, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian, giao thức báo cáo và giao tiếp, quy trình yêu cầu thay đổi, và các điều khoản chấm dứt.
Đối với các dự án phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều nhà thầu, cần có một thỏa thuận hợp tác bắt buộc tất cả các nhà thầu phải ký, trong đó phác thảo sự hợp tác về tài nguyên, tiếp cận địa điểm, an toàn và các quy trình giải quyết tranh chấp.

Tích hợp Quy trình Đón tiếp (Onboarding) và Đào tạo:

Trước khi nhà thầu bắt đầu làm việc, cần hoàn thành buổi định hướng về sức khỏe và an toàn.
Đảm bảo nhà thầu quen thuộc với các chính sách, quy trình và giao thức an toàn của tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có môi trường rủi ro cao, nơi đào tạo thích hợp có thể ngăn ngừa tai nạn.
Cần cung cấp thông tin về các mối nguy hiểm tại địa điểm, các quy tắc và quy trình an toàn của địa điểm, cũng như phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp.

Tự động hóa Điều phối Đơn hàng Công việc:

Việc sử dụng tài liệu “giấy-và-bút” truyền thống cho việc điều phối nhà thầu có thể gây ra sự không hiệu quả, thiếu tầm nhìn về trạng thái vấn đề và trách nhiệm giải trình của nhà cung cấp.
Phần mềm tự động hóa dịch vụ giảm thiểu những rủi ro này thông qua các tính năng điều phối và theo dõi tự động, cho phép người dùng được ủy quyền tạo, giám sát và hoàn thành các đơn hàng công việc qua nền tảng web hoặc di động.

Thực hiện Kiểm soát Chi phí:

Phân tích các mô hình chi tiêu, hiệu suất của nhà cung cấp, bảng lương và các chi phí cụ thể theo địa điểm có thể giúp xác định cơ hội tối ưu hóa chi phí.
Các nền tảng tự động hóa dịch vụ với các tính năng phân tích và kinh doanh thông minh (BI) cung cấp dữ liệu thời gian thực và lịch sử để theo dõi chi phí bằng cách sử dụng các chỉ số KPI. Điều này cho phép các đội FM đặt giá không vượt quá (NTE) cho các dự án thông thường và đánh giá đề xuất từ các nhà cung cấp mới.

Đảm bảo Tuân thủ Nhà thầu:

Kiểm tra tuân thủ thủ công tốn thời gian. Phần mềm tự động hóa dịch vụ đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp một bảng điều khiển tập trung theo dõi thông tin của từng nhà cung cấp, đồng thời có thể thông báo cho nhà cung cấp nếu họ không đáp ứng các yêu cầu quy định.
Quản lý tuân thủ là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro, vì không đáp ứng các quy định của ngành có thể ảnh hưởng đến an toàn và tình trạng pháp lý của tổ chức.

Đánh giá Hiệu suất Dựa trên Dữ liệu Định kỳ:

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp định kỳ là một phần quan trọng của quản lý nhà thầu hiệu quả, đặc biệt là khi dựa trên dữ liệu khách quan để tránh sai lệch và hiểu lầm.
Các nền tảng tự động hóa dịch vụ cung cấp bảng điều khiển, thẻ điểm và phân tích để hỗ trợ các đánh giá nhất quán, dựa trên dữ liệu. Các nhà cung cấp cũng có thể sử dụng các nền tảng này để tự giám sát hiệu suất của họ.

IV. Lợi ích của Quản lý Nhà thầu Hiệu quả

Việc thực hiện các nguyên tắc quản lý nhà thầu hiệu quả mang lại nhiều lợi ích chiến lược:

Nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí: Hợp lý hóa các quy trình hành chính, tự động hóa theo dõi thời gian và quản lý chi phí có thể giảm đáng kể thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác dữ liệu. Một công ty đã giảm chi phí sửa chữa và bảo trì hơn 35% nhờ tích hợp tự động hóa dịch vụ.
Đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro: Quản lý nhà thầu giúp đảm bảo nhà thầu tuân thủ các quy trình an toàn, giảm khả năng xảy ra tai nạn và chấn thương. Điều này đặc biệt quan trọng trong các môi trường rủi ro cao.
Duy trì tiêu chuẩn chất lượng: Giám sát hiệu suất của nhà thầu đảm bảo họ đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng và cung cấp công việc phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức, tránh các chi phí làm lại hoặc tổn hại đến danh tiếng.
Xây dựng mối quan hệ đối tác mạnh mẽ hơn: Giao tiếp cởi mở và giải quyết vấn đề kịp thời giúp xây dựng lòng tin và sự hợp tác, dẫn đến quan hệ đối tác lâu dài có lợi cho cả hai bên.
Đóng góp chiến lược: Với công nghệ tự động hóa dịch vụ, quản lý nhà thầu được hiện đại hóa, giúp các đội FM trở thành những người đóng góp chiến lược bằng cách cho phép một phương pháp tiếp cận minh bạch, có hệ thống và hiệu quả hơn.

V. Vai trò của Công nghệ trong Quản lý Nhà thầu

Công nghệ đóng một vai trò trung tâm trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà thầu:

Nền tảng tự động hóa dịch vụ: Các nền tảng này, tích hợp với các công cụ dựa trên web và di động, hỗ trợ toàn bộ chu trình quản lý hợp đồng. Chúng thường bao gồm các tính năng quản lý đơn hàng công việc, phân tích và giao tiếp, tập trung thông tin và cung cấp cập nhật thời gian thực.

Công cụ cụ thể:

Quản lý tài liệu tập trung: Các nền tảng như ePAD cho phép thu thập và theo dõi các tài liệu hành chính của công nhân thuê ngoài một cách dễ dàng, tự động hóa việc thu thập, xác minh và theo dõi.
Theo dõi thời gian tự động: Các giải pháp theo dõi thời gian của nhà thầu tự động hóa việc nhập thời gian, loại bỏ các quy trình phê duyệt thủ công và cung cấp hồ sơ kiểm toán rõ ràng cho mục đích thanh toán. Công nghệ định vị địa lý (geofence) và nhận diện khuôn mặt có thể xác minh sự hiện diện của nhà thầu và loại bỏ gian lận thời gian.
Bảng điều khiển tuân thủ: Các bảng điều khiển tập trung cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về trạng thái tuân thủ của nhà thầu, dễ dàng xác định và giải quyết các lỗ hổng trình độ chuyên môn trước khi chúng trở thành rủi ro.
Phân tích và Business Intelligence (BI): Các nền tảng này cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và lịch sử để theo dõi chi phí bằng các chỉ số KPI, giúp xác định các bất thường trong chi tiêu.

Kết luận

Quản lý nhà thầu hiệu quả là một thành phần quan trọng của sự thành công trong hoạt động. Bằng cách đảm bảo các nhà thầu đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý, an toàn và hiệu suất, các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu quả và xây dựng quan hệ đối tác lâu dài.

Việc áp dụng một cách tiếp cận chiến lược, cân bằng hiệu quả hành chính, giám sát hiệu suất và quản lý rủi ro, cùng với việc tận dụng các giải pháp công nghệ, có thể biến quản lý nhà thầu từ gánh nặng thành lợi thế chiến lược. Các chương trình quản lý nhà thầu thành công nhất là những chương trình không ngừng phát triển với sự hỗ trợ từ dữ liệu hiệu suất, phản hồi của nhà thầu và các nhu cầu kinh doanh thay đổi.

eGCS – Giải pháp kiểm soát ra vào hỗ trợ quản lý nhà thầu hiệu quả

Quản lý nhà thầu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và an toàn, mà còn đảm bảo hiệu suất vận hành ổn định. Một hệ thống quản lý hiện đại cần vừa đáp ứng chuẩn pháp lý, vừa tối ưu quy trình giám sát, để biến quản lý nhà thầu từ gánh nặng thành lợi thế chiến lược.

Với eGCS, doanh nghiệp có thể:

Kiểm soát chính xác việc ra vào của nhà thầu theo khu vực và thời gian được cấp phép.
Giám sát chặt chẽ tuân thủ an toàn, bảo mật dữ liệu và quy định nội bộ.
Lưu trữ & phân tích dữ liệu ra vào, phục vụ đánh giá hiệu suất và quản lý rủi ro.
Tích hợp cùng hệ thống an ninh tổng thể, tăng tính minh bạch và giảm sai sót hành chính.

Hãy để eGCS giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái hợp tác an toàn – minh bạch – bền vững với các nhà thầu.

Khám phá chi tiết tại: giaiphaptinhhoa.com/phan-mem-kiem-soat-ra-vao