Sáu cách tổ chức văn phòng: bố trí chỗ làm, quản lý lịch họp, đón tiếp khách, vật dụng dùng chung, văn phòng linh hoạt và đo chi phí không gian. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích.
Ba việc tổ chức không gian và thời gian làm việc chung.
Sắp xếp chỗ ngồi theo nhóm làm việc và nhu cầu tập trung.
Là gì
Bố trí chỗ làm việc cần cân nhắc giữa làm việc nhóm, làm việc tập trung và nhu cầu riêng. Sơ đồ chỗ ngồi theo nhóm công việc thường tốt hơn sắp xếp theo cấp bậc.
Cách làm
- Liệt kê nhóm làm việc và nhu cầu tương tác của từng nhóm.
- Bố trí khu làm việc chung, khu yên tĩnh và phòng họp nhỏ.
- Điều chỉnh sau 2 đến 3 tháng theo phản hồi.
Lưu ý
Thay đổi chỗ ngồi quá thường xuyên làm nhân viên mất ổn định. Điều chỉnh theo kỳ.
Họp có mục tiêu, thời lượng và người tham dự rõ ràng.
Là gì
Quản lý lịch họp là giảm số cuộc họp không cần thiết và giữ thời lượng hợp lý. Mỗi cuộc họp nên có mục tiêu, chương trình và người chịu trách nhiệm ghi biên bản.
Cách làm
- Đặt quy tắc: có chương trình thì mới đặt họp.
- Giới hạn thời lượng mặc định, ví dụ 30 phút.
- Gửi biên bản và việc cần làm trong ngày.
Lưu ý
Họp dài không phải dấu hiệu làm việc nghiêm túc. Cần đo số giờ họp và xem lại định kỳ.
Khách đến văn phòng được đón đúng quy trình và được ghi nhận.
Là gì
Đón tiếp khách gồm đăng ký, hướng dẫn, cấp thẻ tạm và thông báo người tiếp. Việc ghi nhận khách đến là một phần quan trọng của an ninh và quản lý ra vào.
Cách làm
- Có sổ hoặc hệ thống ghi khách đến và giờ ra.
- Người tiếp khách được thông báo trước.
- Thẻ khách được thu hồi khi kết thúc.
Lưu ý
Phần quản lý ra vào chi tiết thuộc phạm vi an ninh. Cần quy trình riêng cho khu vực sản xuất.
Ba việc quản lý vật dụng, mô hình làm việc và chi phí.
Máy in, văn phòng phẩm và phòng họp được quản lý để không lãng phí.
Là gì
Vật dụng dùng chung như máy in, văn phòng phẩm, phòng họp cần có người quản lý và quy tắc đặt. Không quản lý thì chi phí thường tăng mà không ai biết nguyên nhân.
Cách làm
- Liệt kê vật dụng dùng chung và người phụ trách.
- Đặt quy tắc đặt phòng họp và in ấn.
- Theo dõi chi phí theo bộ phận mỗi quý.
Lưu ý
Chi phí chia đều cho cả công ty làm bộ phận dùng nhiều không thấy trách nhiệm. Nên tính theo bộ phận.
Nhân viên không cố định một chỗ, đặt chỗ khi cần đến văn phòng.
Là gì
Mô hình văn phòng linh hoạt (hot desking) cho nhân viên chọn chỗ làm mỗi ngày, thường đi kèm đặt chỗ trước. Mô hình giảm diện tích cần thiết khi nhân viên làm việc từ nơi khác một phần thời gian.
Cách làm
- Đo tỷ lệ chỗ được dùng theo ngày và giờ.
- Đặt quy tắc đặt chỗ và xử lý khi quên đặt.
- Điều chỉnh diện tích theo số chỗ thực sự cần.
Lưu ý
Mô hình linh hoạt không phù hợp với mọi công việc. Nhân viên cần chỗ cố định cho việc đòi hỏi bảo mật cao.
Tính chi phí thuê và sử dụng không gian theo từng người hoặc từng bộ phận.
Là gì
Chi phí không gian là chi phí thuê, điện, dịch vụ tính trên diện tích và số người dùng. Chia đều chi phí cho mọi người khiến không ai thấy áp lực tiết kiệm.
Cách làm
- Tính chi phí không gian trên mỗi người hoặc mỗi chỗ.
- Báo cáo theo bộ phận hằng quý.
- Xem lại khi số người thay đổi.
Lưu ý
So sánh chi phí không gian giữa các địa điểm cần cùng điều kiện như diện tích và dịch vụ đi kèm.
