Lập báo cáo quản lý nhân sự là một trong những hoạt động có vai trò quan trọng trong việc sử dụng hữu ích các nguồn lực nhân sự tại các doanh nghiệp. Thông qua báo cáo nhân sự, ban lãnh đạo sẽ có thêm dữ liệu để biết được chiến lược quản trị của mình có đang đi đúng hướng, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
Một báo cáo nhân sự hoàn chỉnh trước khi trình lên ban Giám đốc phải đủ ngắn gọn, súc tích, đủ số liệu để có thể so sánh, nhìn ra xu hướng thị trường. Dưới đây là các bước làm báo cáo được các chuyên gia chia sẻ, mời bạn tham khảo.
Chi tiết báo cáo nhân sự – Mẫu
Các bước làm báo cáo quản lý nhân sự
Báo cáo quản lý nhân sự được chia thành nhiều loại khác nhau như báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo tổng quan, báo cáo cuối tháng, báo cáo cuối năm… Tuỳ theo mục đích mà bạn sẽ chọn dùng loại nào nhưng nhìn chung để có một bản báo cáo quản lý tốt cần thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị làm báo cáo.
- Tìm hiểu yêu cầu, mục đích của việc lập báo cáo.
- Xác định đối tượng nhận báo cáo là ai.
- Xác định những bộ phận hỗ trợ việc hoàn thành báo cáo quản lý nhân sự.
Bước 2: Xây dựng nội dung báo cáo
- Từ mục đích trên, bạn sẽ phác thảo những nội dung tương ứng.
- Tập hợp thông tin cần thiết từ phần mềm nhân sự.
Bước 3: Trình bày báo cáo
- Tuỳ theo mỗi loại báo cáo mà bạn lựa chọn bố cục cho thích hợp. Tốt nhất là trình bày dưới dạng bảng excel và đồ thị.
Báo cáo nhân sự – danh sách nhân viên mới bằng file excel
4 điểm cần lưu ý khi làm báo cáo nhân sự
1. Nắm rõ yêu cầu từ phía ban lãnh đạo
Hãy chắc chắn rằng bạn đã nắm rõ yêu cầu, mục đích của ban lãnh đạo về việc lập báo cáo nhân sự. Bởi điều này sẽ quyết định bản báo cáo của bạn có được duyệt hay không.
2. Thu thập thông tin
Thường dữ liệu về số lượng nhân sự, KPI, tình hình hoàn thành công việc, chấp hành nội quy… sẽ có sẵn trong phần mềm quản lý nhân sự. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn không có hệ thống đó, bắt buộc bạn phải đi thu thập thông tin từ các văn bản lưu trữ. Điều này sẽ mất nhiều thời gian, và việc phải tổng hợp bằng tay sẽ không đảm bảo tính chính xác 100%.
Do đó, lời khuyên dành cho bạn là nhanh chóng sử dụng phần mềm nhân sự để quản lý cơ sở dữ liệu tập trung, đầy đủ, chính xác và tăng khả năng kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên.
Phần mềm quản lý nhân sự HRPRO7 của Công ty giải pháp Tinh Hoa là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng và rất hài lòng về những tính năng mà nó mang lại. Không những nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự, tự động hóa công tác tính lương, bảo hiểm mà nó còn cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự chính xác & nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian lẫn chi phí cho doanh nghiệp. Liên hệ theo hotline 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như), để được hỗ trợ tư vấn tận tình!
Phần mềm giúp việc báo cáo quản lý nhân sự trở nên tinh gọn, nhanh chóng hơn
3. Viết nháp báo cáo
- Hãy viết nháp báo cáo trước theo phong cách của công ty bạn hoặc dùng một bản mẫu template có chỉ dẫn về: tiêu đề, tóm lược và gợi ý.
- Trong báo cáo nháp đó, hãy đưa ra nhận xét về các chỉ số, phân tích nguyên nhân đạt/không đạt. Đồng thời trình bày các đề xuất để gia tăng hiệu quả tuyển dụng, nâng cao chất lượng nhân sự, đảm bảo năng lực quản lý…
- Gắn liền các chỉ số, mục tiêu, hoạt động nhân sự với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh các thuật ngữ nhân sự rắc rối trong trường hợp người đọc báo cáo của bạn là đồng nghiệp các phòng ban khác hay cổ đông.
4. Trình bày báo cáo
- Nên chia báo cáo thành các đoạn và đánh dấu các đoạn nhỏ hơn cho rõ ràng.
- Trên tiêu đề báo cáo cần đầy đủ ngày tháng, mục đích và ai là người viết.
- Viết báo cáo một cách chuẩn chỉnh, tập trung vào các điểm nhấn, sơ đồ và biểu đồ phù hợp. Ban Giám đốc rất ít thời gian và chỉ muốn các con số thực tế.
Để lập báo cáo quản lý nhân sự không khó nhưng để báo cáo bạn lập ra có giá trị với ban lãnh đạo thì cần sự đầu tư và chuẩn bị công phu. Hi vọng với những thông tin chúng tôi chia sẻ trên, bạn sẽ sớm hoàn thiện bản báo cáo của mình và nhận được phản hồi tốt từ phía công ty.
