SA8000 là gì và vì sao “biểu mẫu HR” quyết định kết quả audit?
SA8000 là tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội tại nơi làm việc, tập trung vào quyền lợi người lao động và hệ thống quản lý để đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng cam kết. Khi audit SA8000, đánh giá viên không chỉ hỏi “có làm đúng không?”, mà sẽ hỏi tiếp: bằng chứng ở đâu? ai chịu trách nhiệm? có quy trình và hồ sơ nhất quán không?
Vì vậy, biểu mẫu nhân sự (form + checklist + sổ theo dõi) là “xương sống” giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình: làm đúng từ đầu, hạn chế sai sót lặp lại.
- Có dấu vết kiểm soát (traceability) để chứng minh tuân thủ.
- Giảm rủi ro “mất điểm” do thiếu hồ sơ, hồ sơ rời rạc, không đồng bộ giữa HR–GA–HSE–Security.
Bộ biểu mẫu nhân sự theo 9 nhóm yêu cầu SA8000
Dưới đây là bộ form cốt lõi, được sắp theo logic audit thực tế (từ tuyển dụng → vận hành → khiếu nại → cải tiến).
1) Nhóm “Chống lao động trẻ em” (Child Labor)
Mục tiêu SA8000: Không tuyển dụng lao động dưới tuổi quy định; có quy trình xử lý nếu phát hiện.
Biểu mẫu nên có
- Phiếu xác minh độ tuổi (kèm checklist giấy tờ hợp lệ, đối chiếu bản gốc).
- Cam kết tuân thủ tuổi lao động (ứng viên ký khi nộp hồ sơ).
- Quy trình xử lý & kế hoạch khắc phục nếu phát hiện lao động trẻ em (remediation plan).
Lỗi hay bị soi: Hồ sơ tuổi không nhất quán giữa file HR, hợp đồng, danh sách lương.
2) Nhóm “Chống lao động cưỡng bức” (Forced Labor)
Mục tiêu SA8000: Không ép buộc làm việc, không giữ giấy tờ, không thu phí tuyển dụng trái quy định.
Biểu mẫu nên có
- Chính sách chống cưỡng bức lao động (phổ biến cho NLĐ + nhà thầu).
- Biên bản bàn giao/không giữ giấy tờ (nếu có giữ hộ, phải có cơ chế tự nguyện + được rút bất cứ lúc nào).
- Cam kết không thu phí tuyển dụng + form kiểm soát “phí môi giới/đầu vào” (nếu có kênh tuyển dụng qua đối tác).
Lỗi hay bị soi: Giữ CCCD/hộ chiếu/giấy tờ gốc; điều khoản phạt vô lý trong cam kết; quy định “không cho nghỉ”.
3) Nhóm “Sức khỏe & an toàn” (Health & Safety – liên quan HR)
Mục tiêu SA8000: Môi trường làm việc an toàn; NLĐ được đào tạo và bảo vệ.
Biểu mẫu nên có
- Ma trận đào tạo an toàn theo vị trí (onboarding + định kỳ).
- Phiếu ghi nhận cấp phát PPE + hướng dẫn sử dụng.
- Biên bản đào tạo & kiểm tra sau đào tạo (có chữ ký/điểm đánh giá).
- Phiếu báo cáo Near-miss/Sự cố (khuyến khích báo cáo, không phạt).
- Biên bản điều tra tai nạn + hành động khắc phục/phòng ngừa.
Gợi ý: HR giữ “khung đào tạo & hồ sơ nhân sự”; HSE giữ chuyên môn nội dung; audit sẽ đối chiếu chéo.
4) Nhóm “Tự do hiệp hội & thương lượng tập thể”
Mục tiêu SA8000: Tôn trọng quyền tham gia tổ chức đại diện NLĐ, không trả đũa.
Biểu mẫu nên có
- Chính sách tôn trọng quyền đại diện NLĐ.
- Biên bản đối thoại định kỳ (agenda – nội dung – kết luận – theo dõi hành động).
- Sổ theo dõi kiến nghị từ đại diện NLĐ + trạng thái xử lý.
Lỗi hay bị soi: Có đối thoại nhưng không có “action tracking” (theo dõi việc đã làm đến đâu).
5) Nhóm “Không phân biệt đối xử” (Discrimination)
Mục tiêu SA8000: Tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, thăng tiến công bằng.
Biểu mẫu nên có
- Quy trình tuyển dụng công bằng + checklist tiêu chí đánh giá.
- Form tiếp nhận phản ánh phân biệt đối xử/quấy rối (bảo mật).
- Ma trận năng lực & tiêu chí thăng tiến (giảm cảm tính).
- Biên bản xử lý vụ việc (kèm nguyên tắc không trả đũa).
6) Nhóm “Kỷ luật lao động nhân văn” (Disciplinary Practices)
Mục tiêu SA8000: Không bạo lực, không nhục mạ; kỷ luật có quy trình minh bạch.
Biểu mẫu nên có
- Quy trình kỷ luật (các bước – quyền giải trình – người chứng kiến).
- Biên bản vi phạm + biên bản họp xử lý kỷ luật.
- Mẫu thông báo quyết định (ngôn ngữ rõ, không mang tính đe dọa).
- Sổ theo dõi kỷ luật để chứng minh “tính nhất quán” giữa các trường hợp.
Lỗi hay bị soi: Phạt tiền trái quy định; ép ký giấy; lời lẽ “đe dọa” trong thông báo.
7) Nhóm “Giờ làm việc & OT” (Working Hours)
Mục tiêu SA8000: Tuân thủ luật, kiểm soát làm thêm, đảm bảo nghỉ ngơi.
Biểu mẫu nên có
- Đơn đăng ký OT tự nguyện (theo ca/tổ/đội).
- Bảng tổng hợp giờ làm theo tuần/tháng (cảnh báo vượt ngưỡng).
- Form phê duyệt OT (nêu lý do, kế hoạch giảm OT).
- Biên bản bố trí nghỉ bù/nghỉ giữa ca (nếu có).
Lỗi hay bị soi: Timesheet chấm công ≠ bảng lương ≠ danh sách OT; OT “tự động” không có tự nguyện.
Tham khảo một số mẫu
8) Nhóm “Thù lao & phúc lợi” (Remuneration)
Mục tiêu SA8000: Trả lương đúng hạn, minh bạch, đủ tối thiểu; khấu trừ đúng quy định.
Biểu mẫu nên có
- Quy chế lương & phụ cấp (rõ cách tính).
- Bảng lương chi tiết + phiếu lương (payslip) cho NLĐ.
- Form giải thích chênh lệch lương (khi NLĐ thắc mắc).
- Sổ theo dõi khấu trừ (lý do – căn cứ – phê duyệt – thông báo NLĐ).
- Form rà soát lương tối thiểu & điều chỉnh định kỳ.
Tham khảo
9) Nhóm “Hệ thống quản lý SA8000” (Management System)
Mục tiêu SA8000: Có hệ thống vận hành, đánh giá nội bộ, xử lý khiếu nại, quản lý nhà thầu/nhà cung ứng.
Biểu mẫu nên có
- Chính sách SA8000 + cam kết lãnh đạo.
- Danh mục yêu cầu pháp luật & yêu cầu khách hàng liên quan lao động.
- Kế hoạch đánh giá rủi ro trách nhiệm xã hội (risk register).
- Kế hoạch audit nội bộ + checklist + báo cáo NC/OFI (không phù hợp/điểm cải tiến).
- CAPA form (hành động khắc phục & phòng ngừa) + theo dõi deadline.
- Cơ chế khiếu nại/đường dây nóng:
- Form tiếp nhận khiếu nại (ẩn danh nếu cần)
- Biên bản điều tra & kết quả xử lý
- Cam kết không trả đũa
- Bộ form quản lý nhà thầu/nhà cung ứng: đánh giá trước–trong–sau, cam kết trách nhiệm xã hội, hồ sơ lao động nhà thầu.
Checklist “tối thiểu phải có” để đi audit SA8000
Nếu bạn muốn bắt đầu nhanh, hãy ưu tiên 12 nhóm hồ sơ sau (thường được hỏi đầu tiên):
- Chính sách SA8000 + truyền thông nội bộ
- Hồ sơ tuyển dụng & xác minh tuổi
- Hợp đồng lao động, nội quy, quy trình kỷ luật
- Chấm công–OT–nghỉ phép (đồng bộ)
- Bảng lương + phiếu lương + khấu trừ
- Đào tạo hội nhập & đào tạo định kỳ (an toàn, quyền NLĐ)
- Cơ chế khiếu nại & chống trả đũa
- Biên bản đối thoại NLĐ
- Hồ sơ an toàn lao động cơ bản (PPE, sự cố)
- Quản lý nhà thầu/nhà cung ứng
- Audit nội bộ & CAPA
- Theo dõi tuân thủ pháp luật liên quan lao động
Xem mẫu giao kết – thực hiện & chấm dứt HĐLĐ
FAQ (câu hỏi thường gặp về SA8000)
1) Doanh nghiệp nhỏ có cần đủ hết biểu mẫu không?
Không nhất thiết “đủ hết ngay”, nhưng phải có bộ tối thiểu và chứng minh được quy trình vận hành thực tế.
2) SA8000 có giống ISO 45001/14001 không?
Khác trọng tâm: SA8000 thiên về quyền lao động & trách nhiệm xã hội; còn ISO 45001/14001 là an toàn & môi trường. Tuy nhiên có thể tích hợp hệ thống để giảm trùng lặp hồ sơ.
3) Audit SA8000 thường hỏi HR gì nhiều nhất?
Giờ làm–OT, lương–khấu trừ, kỷ luật, khiếu nại, tuyển dụng (tuổi), và tính nhất quán hồ sơ.
Download biểu mẫu
Thử việc
Giao kết – thực hiện – chấm dứt HĐLĐ
Tiền lương
Thời gian làm việc
Học việc, đào tạo nghề
Kỷ luật lao động
Thương lượng tập thể, thỏa ước lao động tập thể
Tổ chức đại diện người lao động
Đối thoại tại nơi làm việc
