Ca gãy là hình thức phân ca cho nhân viên khá phổ biến trong ngành dịch vụ, nhà hàng, khách sạn. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu xem về khái niệm cũng như cách để có thể quản lý ca gãy hiệu quả nhé.
Ca gãy là gì?
Ca gãy thường được HR hoặc chủ doanh nghiệp áp dụng song song với ca làm chính. Khác với ca làm thông thường kéo dài 8 tiếng liên tục một ngày, ca gãy sẽ được chia thành các khoảng thời gian khác nhau, thay đổi linh hoạt cả ngày, thường kéo dài từ 4-8 tiếng/ngày tùy theo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông thường, nhà quản lý sẽ xoay các ca gãy thay đổi luân phiên theo tuần hoặc theo ngày. Ví dụ, nhân viên làm ca sáng Thứ 2-4-6, còn thứ 3-5-7 xoay ca chiều. Hoặc một cách xoay ca khác là tuần này nhân viên làm hết tất cả ca sáng thì đến tuần sau họ có thể xoay ca tối và ngược lại.
Tại sao cần chia ca gãy?
Việc chia ra nhiều ca như vậy sẽ khá khó để quản lý hay lập bảng chấm công cho nhân viên, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức chia ca này vì một số lợi ích sau:
- Đặc thù của ngành: một số công việc không thể gói gọn trong giờ hành chính mà phải hoạt động liên tục 24/7, cả 7 ngày 1 tuần. Ví dụ như lễ tân, bảo vệ, nhân viên khách sạn, nhân viên phục vụ, pha chế, nhân viên bếp…
- Tối ưu chi phí nhân sự: Doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hợp lý, nhiều nhân viên hơn vào những thời điểm khi đông khách, nhiều việc và giảm bớt nhân viên ở các khung thời gian ít khách.
- Đảm bảo tiến độ công việc: Việc xếp các ca linh hoạt sẽ giúp quy trình của doanh nghiệp được hoạt động liên tục.
- Đảm bảo chất lượng công việc và sức khỏe cho nhân viên: Tránh tình trạng nhân viên làm quá lâu mà không có thời gian nghỉ ngơi dẫn đến mất sức.
6 bước hiệu quả chia ca gãy và quản lý lịch làm việc:
Bước 1 – Xác định mục đích Kinh Doanh: Mỗi cửa hàng có định hướng và mục tiêu kinh doanh riêng biệt. Có những cửa hàng hoạt động suốt cả ngày từ sáng đến tối, nhưng cũng có những cửa hàng dù hoạt động vào tối lẫn trưa nhưng tập trung hơn vào buổi tối. Dựa trên các tiêu chí này, quản lý có thể tổ chức ca làm việc và phân bổ nhân sự một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Bước 2 – Xác định khối lượng công việc: Mỗi cửa hàng có thời điểm khách đông và khách vắng khác nhau, từ đó xác định khối lượng công việc mà từng nhân viên cần đảm nhận. Nhà quản lý cần định lượng chính xác thời điểm khách đông và khách vắng để phân chia ca làm việc hợp lý, tránh thời gian rảnh rỗi không cần thiết và giúp công việc diễn ra một cách trơn tru.
Bước 3 – Xác định Mong Muốn của Nhân viên: Quản lý trước tiên nên cho nhân viên đăng ký ca theo thời gian rỗi của họ, sau đó điều chỉnh lại để đảm bảo công việc được phân công đầy đủ, nhân viên sắp xếp được thời gian cho bản thân, tránh ảnh hưởng quá trình hoạt động.
Bước 4 – Xem xét kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên: Chú trọng đến kinh nghiệm và kỹ năng của từng nhân viên khi lên lịch làm việc để đảm bảo hiệu quả hoạt động của ca làm việc. Cân bằng giữa nhân viên có kinh nghiệm và nhân viên mới giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giảm thiểu các rủi ro phát sinh.
Bước 5 – Chuẩn bị lịch làm việc trước 3 tuần và lên Danh Sách Nhân Viên Dự Phòng: HR hay người quản lý nên chuẩn bị danh sách và thông báo với nhân viên từ sớm để mọi người có thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch trình của mình, báo cáo lại khi có vấn đề xảy ra và kịp thời chỉnh sửa lịch. Bên cạnh đó thì HR cũng nên lập danh sách dự phòng từ 5-10% tổng số nhân viên trong mỗi ca làm. Khi nhân viên có việc bất khả kháng không thể làm theo lịch thì người quản lý vẫn có thể xoay sở được.
Bước 6 – Phân ca làm cụ thể: Sau khi đã có danh sách và lịch làm việc cụ thể, người quản lý nên lập một bảng phân ca hoàn chỉnh bằng Excel và gửi qua mail của nhân viên để xác nhận. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp với quy mô từ 50 nhân sự trở lên, nhiều chi nhánh, nhân viên phải chạy qua chạy lại nhiều chi nhánh thì việc chấm công tính lương bằng thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.
Xem thêm: Cách tạo bảng chấm công trên file Excel
eTA là phần mềm chấm công được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và phân ca linh hoạt. Hiện nay, eTA đã và đang được hơn 2500 doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin dùng, với những tính năng nổi bật như:
- Phân ca: Thiết lập nhiều hình thức phân ca khác nhau: ca hành chính, ca gãy, ca kíp, ca xoay,..
- Chấm công: Kết hợp nhiều hình thức: GPS, vân tay, Face ID, quẹt thẻ.
- Quản lý đơn từ: Nhân viên viên có thể chủ động nộp đơn xin nghỉ, chờ duyệt nhanh chóng.
- Tổng hợp công: Tự động tính công cho nhân viên.
- Xác nhận công: Gửi bảng chấm công cho nhân viên xác nhận trước khi tính lương.
- Phân hệ tính lương mở rộng: tính lương theo quy định nhà nước, tính bảo hiểm.
- Xuất báo cáo: Cung cấp 10 mẫu báo cáo và biểu đồ phổ biến nhất.
- Đội ngũ hỗ trợ: Tư vấn, hỗ trợ, đào tạo sử dụng phần mềm.
Kết luận
Như vậy Ca gãy hay ca xoay là hình thức phân việc phổ biến trong ngành dịch vụ, khách sạn, F&B, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và linh động sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Bên cạnh đó, HR có thể tham khảo eTA – phần mềm quản lý ca làm việc và chấm công tối ưu cho doanh nghiệp để quản lý ca gãy hiệu quả.
