Tuyển dụng trong doanh nghiệp sản xuất luôn có áp lực “cần người nhanh – đúng tay nghề – đúng kỷ luật”. Nếu thiếu quy trình tuyển dụng và hệ thống tài liệu biểu mẫu tuyển dụng chuẩn, HR/GA rất dễ rơi vào tình trạng làm lại nhiều lần, thông tin ứng viên sai lệch, phỏng vấn thiếu nhất quán, và đặc biệt là tỷ lệ nghỉ việc sớm tăng cao. Bài viết này tổng hợp đầy đủ các biểu mẫu tuyển dụng trong nhà máy (mass & chuyên môn), kèm mục đích sử dụng và mẹo triển khai để bạn áp dụng ngay.
Vì sao doanh nghiệp sản xuất cần bộ tài liệu biểu mẫu và quy trình tuyển dụng chuẩn?
- Chuẩn hóa quy trình: từ yêu cầu tuyển dụng → sàng lọc → phỏng vấn → nhận việc → hồ sơ.
- Giảm rủi ro pháp lý: hạn chế thiếu giấy tờ, sai thông tin, tranh chấp điều kiện làm việc.
- Tăng tốc tuyển mass: dễ bàn giao, dễ đào tạo người mới, dễ phối hợp với quản lý xưởng.
- Giảm nghỉ việc 7 ngày đầu: nhờ thông tin rõ ràng, kỳ vọng đúng, onboarding đúng.
Danh mục tài liệu biểu mẫu trong quy trình tuyển dụng trong sản xuất (đầy đủ theo quy trình)
1) Biểu mẫu trước tuyển dụng (Planning)
1. Phiếu đề nghị tuyển dụng (Manpower Request Form)
- Nội dung: vị trí, số lượng, ca làm, mức lương dự kiến, yêu cầu sức khỏe/tay nghề, ngày cần người, lý do tuyển.
- Ai dùng: Trưởng bộ phận → HR tổng hợp.
2. Bảng mô tả công việc (JD) chuẩn nhà máy
- Nên có: nhiệm vụ theo ca, KPI chất lượng/năng suất, môi trường làm việc, yêu cầu thể lực, tuân thủ 5S/An toàn.
- Tham khảo thêm một số bảng mô tả công việc tại đây
3. Ma trận định biên & kế hoạch tuyển (Headcount Plan)
- Theo line/ca/khu vực, để tránh tuyển “cảm tính”.
4. Checklist chuẩn bị tuyển mass
- Kênh tuyển, ngân sách, lịch test, người phỏng vấn, khu vực tiếp ứng viên, tài liệu phát tay.
2) Biểu mẫu thu hút ứng viên (Sourcing)
5. Mẫu tin tuyển dụng công nhân/nhân viên kỹ thuật
- Chuẩn hóa các mục: địa điểm, ca làm, tăng ca, phụ cấp, phúc lợi, điều kiện ứng tuyển, cách đăng ký.
6. Mẫu nội dung đăng nhóm Zalo/Facebook/Local pages
- Viết ngắn gọn + có mã vị trí, link form, hotline, giờ nhận hồ sơ.
7. Mẫu form đăng ký ứng tuyển (Google Form / QR Form)
- Tối thiểu: họ tên, năm sinh, SĐT, địa chỉ, kinh nghiệm, ca mong muốn, khả năng tăng ca, ngày đi làm.
3) Biểu mẫu sàng lọc & kiểm tra đầu vào (Screening)
8. Phiếu thông tin ứng viên (Application Form)
- Chuẩn hóa thông tin cá nhân, người liên hệ khẩn cấp, lịch sử làm việc, lý do nghỉ.
9. Checklist tiêu chí loại trừ (Knock-out Criteria)
- Ví dụ: không đủ tuổi, sức khỏe không phù hợp, không đáp ứng ca, lịch sử vi phạm kỷ luật (nếu có cơ chế hợp pháp).
10. Bài test tay nghề/đánh giá thao tác (Skill Test Sheet)
- Đặc biệt quan trọng cho: QC, kỹ thuật, vận hành máy, kho.
11. Phiếu khám sức khỏe đầu vào / xác nhận đủ điều kiện làm việc
- Gắn theo tiêu chuẩn an toàn & đặc thù công việc.
4) Biểu mẫu phỏng vấn (Interview)
12. Phiếu phỏng vấn công nhân (Mass interview form)
- Câu hỏi trọng tâm: kỷ luật giờ giấc, tăng ca, tiền sử nghỉ việc, khả năng đứng/đi lại, thái độ học việc.
13. Bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực (Competency-based)
- Dành cho: Tổ trưởng, Kỹ thuật, QA, kho, HR/GA, an ninh.
14. Thang điểm & hướng dẫn chấm (Scoring Rubric)
- Giúp nhiều người phỏng vấn vẫn cho kết quả nhất quán.
15. Biên bản phỏng vấn & đề xuất tuyển dụng
- Kết luận: đạt/không đạt, mức lương đề xuất, ngày nhận việc, điều kiện kèm theo.
5) Biểu mẫu đề nghị nhận việc (Offer & Hiring)
16. Thư mời nhận việc / Offer letter (mẫu rút gọn cho sản xuất)
- Nêu rõ: vị trí, bộ phận, ca, mức lương, phụ cấp, thử việc, ngày đi làm, giấy tờ cần nộp.
17. Phiếu tiếp nhận nhân sự mới (New hire intake form)
- Dùng để phối hợp: HR – GA – IT – Bảo vệ – Canteen – Cấp phát đồng phục.
18. Danh sách hồ sơ cần nộp (Onboarding document checklist)
- Tránh thiếu giấy tờ, thiếu chữ ký.
6) Biểu mẫu onboarding & thử việc (Retention)
19. Checklist onboarding 1–3–7 ngày đầu
- Ngày 1: nội quy, an toàn, tour nhà máy
- Ngày 3: đánh giá hòa nhập, tay nghề cơ bản
- Ngày 7: đánh giá nguy cơ nghỉ, điều chỉnh tổ/ca nếu cần
20. Biểu mẫu cam kết tuân thủ nội quy & an toàn lao động
- Có chữ ký xác nhận đã được phổ biến.
21. Phiếu đánh giá thử việc (theo tuần/tháng)
- Theo tiêu chí: thái độ, kỷ luật, chất lượng, năng suất, phối hợp.
22. Biên bản xử lý nghỉ sớm (Exit early form)
- Ghi nguyên nhân nghỉ 1–7 ngày để cải tiến tuyển dụng.
Mẹo triển khai bộ biểu mẫu cho quy trình tuyển dụng nhà máy “nhanh – gọn – dễ dùng”
- Chuẩn hóa 1 bộ duy nhất: tránh mỗi xưởng dùng 1 kiểu.
- Tạo mã biểu mẫu: VD: REC-01 (Phiếu đề nghị), REC-07 (Phiếu PV), ONB-03 (Checklist 7 ngày).
- Số hóa bằng form + QR: giảm nhập liệu, giảm sai sót.
- Đưa scoring vào phỏng vấn: phỏng vấn mass vẫn cần thang điểm.
- Gắn KPI tuyển dụng với hồ sơ biểu mẫu: time-to-fill, tỷ lệ pass thử việc, nghỉ 7 ngày đầu.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1) Tuyển mass có cần phiếu phỏng vấn không?
Có. Phiếu càng đơn giản càng tốt nhưng phải có tiêu chí cố định để tránh tuyển theo cảm tính.
2) Biểu mẫu nào giúp giảm nghỉ việc 7 ngày đầu?
Checklist onboarding 1–3–7 ngày, phiếu đánh giá hòa nhập, và biên bản ghi nhận nguyên nhân nghỉ sớm.
3) Nên dùng Excel hay phần mềm?
Excel phù hợp khi quy mô nhỏ; khi tuyển thường xuyên và nhiều ca/khu vực, nên dùng form + hệ thống quản lý để giảm sai và theo dõi realtime.
Tham khảo thêm chức năng scan hồ sơ trên phần mềm ezHR tại ezhrsoftware.com
Đăng ký làm thành viên để truy cập thư viện tài liệu nhân sự
Vui lòng đăng ký tại đây
