Không thể phủ nhận, excel được ứng dụng rất nhiều trong công việc của kế toán và hành chính nhân sự. Việc sử dụng thành thạo excel là một lợi thế lớn, để người quản lý có thể xử lý và hoàn thành tốt mọi công việc được giao, nhất là tính bảng chấm công trong quản lý nhân sự.
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính bảng chấm công trong excel đơn giản, nhanh chóng. Từ đó, có thể giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian chi phí một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu ý nghĩa, cú pháp, cách sử dụng của hàm excel trong việc tính bảng chấm công dưới đây nhé!
1. Ý nghĩa của việc tính bảng chấm công trong excel
Nếu bạn đang quản lý một số lượng tương đối công nhân viên trong công ty,… thì việc chấm công hàng ngày là điều vô cùng cần thiết. Thông qua cách quản lý công nhân viên như theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH… bạn có thể tính tiền lương, tính điểm chuyên cần,… một cách chính xác nhất. Từ đó, có phương án và giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Mẫu bảng chấm công được tính bằng excel
Trong cách tính bảng chấm công trong excel, bạn cần quan tâm đến hàm COUNTIF – đây là hàm dùng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong excel.
Cú pháp của hàm: COUNTIF(range,criteria)
Hàm COUNTIF gồm 2 thành phần:
Range: Vùng chứa kết quả hay chứa điều kiện cần đếm
Criteria: Điều kiện cần đếm.
Ví dụ như sau:
Áp dụng hàm COUNTIF để tính số ngày công (được chấm công bằng ký tự X)
range: vùng chứa kết quả hay chứa điều kiện cần đếm. Ở đây là phần từ cột B tới cột H
criteria: điều kiện cần đếm. Ở đây là ký tự “X”
Cách viết hàm COUNTIF như sau:
I3 =COUNTIF($B3:$H3,”X”)
I4 =COUNTIF($B4:$H4,”X”)
Lưu ý: Khi tính công cho nhân viên A (dòng 3) thì phạm vi Range của hàm COUNTIF cũng chỉ áp dụng tương ứng với dòng 3. Chỉ dùng khi chấm công bằng ký hiệu
2. Cách tính bảng chấm công bằng excel
Đầu tiên là bạn cần xác định phải dùng hàm nào để tính công của nhân sự: Hàm COUNTIF
Tiếp theo là xác định các thành phần, để tính toán dễ dàng hơn.
Range: Vùng chứa điều kiện cần đếm C4:I4
Criteria: Điều kiện cần đếm là X
Sau khi xác định song thì áp dụng vào công thức tính lương lương của nhân viên Nguyễn Văn A
Cú pháp của hàm sau khi xác định xong: =COUNTIF(C4:I4, “X”)
Sau khi nhập công thức chính xác rồi, bạn nhấn Enter. Lúc này, sẽ ra kết quả 6 ngày đi làm
Muốn tính ngày công của các nhân sự khác thì chỉ kích vào góc bên phải ô J4, khi xuất hiện dấu cộng. Sau đó bạn chỉ cần kéo thả đến hết bảng. Như vậy bạn đã tính được số ngày công của tất cả nhân sự trong công ty rồi.
Thật đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi, không mất nhiều thời gian đúng không nào?!
Hầu hết khi thiết lập cách tính bảng chấm công trên excel, bộ phận kế toán nhân sự thường không xây dựng theo một tiêu thức, tiêu chuẩn cụ thể nào. Mỗi nơi chấm công một kiểu, thậm chí cùng 1 người nhưng lại chấm công mỗi lúc một kiểu khác nhau.
Cách tính bảng chấm công trên excel bằng hàm Countif
Có một số quy ước chấm công mà chúng ta vẫn thường làm theo như:
Ký hiệu X: Chấm cho 1 công làm việc đủ 8 tiếng.
Nếu ít hơn 8 giờ công đó, thì ghi số giờ.
Làm nửa ngày thì ký hiệu N, tức là 4 tiếng một ngày.
3. Cách tính bảng chấm công dựa vào dữ liệu máy chấm công
Việc chấm công theo phương pháp truyền thống (chấm tay) được thực hiện bằng các hàm trong bảng excel, không còn thực sự phù hợp trong thời đại công nghệ tiên tiến hiện nay. Bởi, nó sẽ khiến doanh nghiệp bị hạ thấp vị thế, sự chuyên nghiệp trong việc quản lý nhân sự đối với khách hàng và đối tác.
Theo đó, máy chấm công với chức năng là thiết bị điện tử dùng để ghi lại chính xác thời gian đi và về của từng nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, máy chấm công còn là thiết bị hỗ trợ đắc lực và chính xác nhất trong việc chấm công và tính công của nhân viên.
Công ty giải pháp Tinh Hoa chuyên cung cấp máy chấm công chất lượng
Có thể nói, máy chấm công là công cụ chấm công hiệu quả và mang lại sự thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp. Nó có chức năng chấm công, thu thập và lưu trữ dữ liệu của nhân viên, công nhân,… tạo ra file báo cáo để phục vụ cho nhiều mục đích quản lý nhân sự liên quan như kiểm soát ra vào, chấm công, tính lương,…
Các chức năng chính của máy chấm công:
- Giám sát và quản lý trong qua hệ thống mạng
- Quản lý việc ra sớm vào trễ, làm ngoài giờ của công nhân viên
- Quản lý tăng ca, lịch làm việc và chính sách nghỉ lễ, nghỉ phép
- Xuất và tùy chỉnh file báo cáo chấm công dưới nhiều định dạng như PDF, Word, Excel, Text, CSV và XML
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm chấm công, tính lương, quản lý nhân sự, quản lý tài nguyên doanh nghiệp,…
Bạn có thể học và áp dụng cách tính bảng chấm công trong excel. Tuy nhiên, cách làm này lại gây tốn nhiều thời gian, công sức và cả chi phí. Nên không đáng để các công ty, doanh nghiệp thời đại 4.0 tiêu tốn hoang phí như vậy. Thay vào đó, việc ứng dụng máy chấm công để tính bảng chấm công nhân viên được đánh giá là hiệu quả hơn gấp nhiều lần.
Nếu bạn quan tâm đến máy chấm công chất lượng, giá tốt. Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được tư vấn lựa chọn máy chấm công phù hợp nhất cho công ty, doanh nghiệp mình!
Tham khảo giải pháp công nghệ nhân sự
Phần mềm chấm công eTA
Giải pháp phần mềm chấm công cơ bản eTA giúp doanh nghiệp tự động đồng bộ dữ liệu điểm danh từ các thiết bị thành các log trên hệ thống.
Thiết lập các nghiệp vụ chấm công cơ bản để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu chấm công
Phần mềm quản lý nhân sự ezHR
ezHR là giải pháp quản lý nhân sự toàn diện của công ty ONEHR, phần mềm cung cấp đầy đủ tất cả các chức năng mà nhân sự cần để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình nhân sự
Nhận ngay Demo miễn phí phần mềm ezHR tại đây Link>>>
