Những doanh nghiệp chuyên về sản xuất,… thì việc tăng ca, làm thêm giờ để kịp sản lượng hay đơn hàng,… là điều rất thường xuyên xảy ra. Để quản lý vấn đề này, bộ phận kế toán, nhân sự phải thực hiện chấm công theo ca trên cùng một mẫu bảng. Vậy, để có được mẫu bảng chấm theo ca đơn giản, dễ quản lý, thì việc ứng dụng tạo lập trên excel hay phần mềm chấm công là hiệu quả nhất? Để có được câu trả lời thỏa đáng, mời các bạn cùng theo dõi nội dung bài viết dưới đây.
1. Một số yêu cầu của việc chấm công theo ca, bạn cần biết?
Các doanh nghiệp áp dụng làm việc theo ca thường là doanh nghiệp làm trong ngành sản xuất, dịch vụ. Đặc điểm là:
- Trong 1 ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc. Mỗi ca làm 8 tiếng.
- Các nhân viên có thể luân chuyển các ca làm thoải mái theo tuần, tháng.
- Trong mỗi ca làm việc, lại có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó.
- Một ngày chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính làm thêm giờ
Nhiều công ty, doanh nghiệp yêu cầu công nhân viên làm việc theo ca
Như vậy, môi nhân viên trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được:
- Làm việc vào ngày nào trong tháng?
- Trong ngày đó làm ca nào, làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca?
- Trong ca đó làm thêm bao nhiêu giờ?
- Tổng số giờ làm việc chính thức?
- Tổng số giờ làm thêm (tăng ca)?
- Ngoài yếu tố giờ làm, còn phải xác định được các yếu tố: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ…
2. Cách xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca trên excel
Dưới đây là quá trình xây dựng một mẫu bảng chấm công theo ca được tạo lập trên excel, bạn có thể tham khảo.
Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng: 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca. Và 1 dòng ứng với thời gian tăng ca (có thể ký hiệu tắt là TC hoặc OT)
Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31
Để xác định ngày đó là thứ mấy, có thể làm như sau:
- Công thức xác định ngày tại dòng 4: Dùng hàm Date dựa theo Năm là năm hiện tại, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3
- Định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Sử dụng Custom Format: Tại dòng 4, sử dụng Format cells > Custom > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới)
>>> Như vậy, chúng ta sẽ có kết quả là giá trị Ngày tại dòng 4, nhưng được hiển thị dưới dạng Thứ trong tiếng anh.
Thế là hoàn thành việc xây dựng bố cục, còn lại chỉ trang trí kẻ khung, tô màu, căn chỉnh độ rộng cho bảng chấm công sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.
Mẫu bảng chấm công theo ca trên excel
Bộ phận chấm công theo ca sẽ phụ trách giám sát và trình cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt bảng chấm công làm theo ca, vào cuối mỗi tháng. Sau khi đã duyệt, thì chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán lương. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số công theo từng loại tương ứng, để ghi vào mẫu bảng chấm công theo ca đã tạo trước đó.
3. Tạo mẫu bảng chấm công theo ca bằng phần mềm chấm công HRPRO7
Ngoài việc, xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca dựa trên excel, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm chấm công HRPRO7 để thực hiện. Việc này sẽ giúp bộ phận nhân sự doanh nghiệp tạo mẫu bảng chấm công theo ca một cách đơn giản, nhanh chóng và dễ quản lý hơn. Cụ thể là:
- Dữ liệu sẽ được máy chấm công ghi nhận
- Phần mềm gán các quy định: Đi ca, xoay ca, đổi ca, tăng ca, đi trễ, về sớm, …
- Cho phép nhân sự quản lý công nhân và các trưởng bộ phận đăng ký khi phát sinh ca làm việc bất thường
- Cho phép nhân viên đăng ký giờ làm việc tại 01 ngày bất thường và cấp quản lý duyệt: công tác, đi học, nghỉ phép, …
- Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm HRPRO7
- Dựa trên các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả
- Cho phép nhân viên quản lý chấm công xuất dữ liệu đối chiếu với quản lý khi dữ liệu bất thường.
Phần mềm chấm công HRPRO7 giúp tạo mẫu chấm công đơn giản, dễ quản lý
Với sự ra đời của phần mềm quản lý chấm công HRPRO7 đã góp phần giải quyết bài toán chấm công hiệu quả cho các doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh, cơ sở,… thì với phần mềm này bạn hoàn toàn có thể quản lý một cách toàn diện và tối ưu với nhiều phương thức chấm công, mà không hề mất nhiều thời gian chấm công hay tính lương cho từng nhân viên.
Nếu muốn có mẫu bảng chấm công theo ca đơn giản, dễ quản lý, bạn hãy sử dụng phần mềm HRPRO7 được cung cấp bởi Công ty giải pháp Tinh Hoa. Mọi thông tin về phần mềm này, sẽ được chúng tôi hỗ trợ tư vấn và giải đáp tận tình qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như).
Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!
