Một buổi sáng đầu tuần, chị H. – trưởng phòng hành chính của một nhà máy gỗ tại Bình Dương – phát hiện laptop công ty biến mất khỏi bàn làm việc. Camera thì “hỏng đúng lúc”, cửa văn phòng không khóa do “tin tưởng anh bảo vệ trực đêm”. Kết quả: không tìm ra thủ phạm, công ty mất một thiết bị chứa nhiều dữ liệu nhân sự quan trọng.
Câu chuyện nghe như “một tình huống xui xẻo”, nhưng thực tế, đó là biểu hiện điển hình của sự chủ quan trong an ninh vật lý – một khía cạnh bị bỏ quên trong rất nhiều doanh nghiệp.
An ninh vật lý (physical security) Vì sao thường bị xem nhẹ?
Khi nói đến an ninh, nhiều lãnh đạo thường nghĩ ngay đến “firewall”, “hệ thống ERP”, “mã hóa dữ liệu”… nhưng lại quên mất chuyện rất căn bản: cửa có khóa không? tủ hồ sơ ai có chìa? người ra vào nhà máy có kiểm soát không?
Lý do? Vì nguy cơ nhìn không rõ bằng mắt thường. Không ai thấy “nguy hiểm” từ ổ khóa gỉ sét hay tấm kính vỡ phía sau nhà kho. Chỉ khi sự cố xảy ra, lúc đó mới “chạy nước rút đi lắp camera”.
3 nhóm sự cố an ninh vật lý điển hình
a. Ra vào không kiểm soát – Ai cũng là nhân viên
Không ít nhà máy để tình trạng “ai vào được cứ vào”. Khách không có thẻ vẫn được bảo vệ mở cổng vì… “nhìn quen quen”. Một số nơi, nhân viên cũ nghỉ việc rồi nhưng thẻ vẫn hoạt động.
ezHR từng ghi nhận một ca điển hình: một nhân viên cũ quay lại nhà máy ban đêm, dùng thẻ cũ để ra vào – chỉ bị phát hiện khi nhân viên IT tình cờ kiểm tra log truy cập.
b. Tài sản và hồ sơ – Bốc hơi êm như gió
Từ vật tư tiêu hao, linh kiện nhỏ, tới tài sản lớn như laptop, màn hình – đều có thể “bốc hơi” nếu thiếu quy trình niêm phong, không kiểm kê định kỳ, hoặc chỉ đơn giản… quên khóa cửa phòng.
c. Nhân sự nội bộ – Khi người trong nhà cũng… phá được nhà
Không ít trường hợp nhân viên nội bộ lợi dụng quyền truy cập, lấy cắp thông tin hoặc vật tư. Đáng lo nhất: không có ai kiểm soát hành vi sau giờ làm, khi hệ thống an ninh “ngủ đông”.
Tâm lý “chưa mất thì không sao” – Sai lầm đắt giá
Rất nhiều lãnh đạo có suy nghĩ: “Chỗ mình hiền mà, không ai phá ai đâu!”. Nhưng an ninh không nằm ở chỗ bạn có tin người hay không – mà ở chỗ bạn có kiểm soát hay không.
Sự cố xảy ra một lần, mất niềm tin – xây lại mệt hơn rất nhiều. Đó là chưa nói tới chi phí đền bù, điều tra, xử lý nội bộ và rủi ro bị rò rỉ thông tin.
Giải pháp phòng ngừa – Không cần đắt đỏ, chỉ cần nhất quán
- Kiểm tra hệ thống khóa, cửa, camera định kỳ (ít nhất mỗi quý)
- Áp dụng quy trình quản lý thẻ ra vào – dùng công nghệ nếu có thể
- Dán niêm phong tủ hồ sơ, két sắt, phòng thiết bị
- Kiểm kê vật tư/thiết bị mỗi tuần, đặc biệt khu vực kho và xưởng
- Đào tạo ý thức cảnh giác cho nhân viên (nhận diện người lạ, báo cáo kịp thời)
Kết hợp công nghệ – Vì mắt người không thể nhìn hết
Các giải pháp như ePAD Access Control cho phép ghi nhận nhật ký ra vào, cảnh báo truy cập bất thường, phân quyền chi tiết cho từng khu vực. Trong khi đó, Tinh Hoa cung cấp quy trình kiểm soát tài sản nội bộ đơn giản, dễ triển khai, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Kết luận – Phòng vẫn hơn chữa
Đừng để mất laptop rồi mới mua két sắt. Đừng để mất trộm rồi mới nhớ đến camera. Và đừng để giám đốc phải ngồi họp giải trình “tại sao người lạ vào được xưởng sản xuất”.
An ninh vật lý không cần đầu tư tiền tỷ – chỉ cần đầu tư sự để tâm.
