Giải pháp quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tạo ra sự thay đổi lớn trong cách quản lý, điều hành cũng như phát triển của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Điều này, cũng tác động trực tiếp đến xu hướng phát triển trong quản trị nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp, mà tiêu biểu là ngành chế biến thực phẩm. 

Việc quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm, giờ đây không chỉ đơn thuần là tính lương, chế độ phúc lợi, tuyển dụng hay đào tạo,… Mà hơn hết, người làm nhân sự cần phát hiện và giữ chân được những nhân tài. Đồng thời, có thể đưa ra hoạch định chính sách phát triển nguồn nhân lực dài lâu và vững bền cho doanh nghiệp. 

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp đang hoạt động trong ngành chế biến thực phẩm, có được các giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả nhất!

1. Xu thế phát triển của ngành chế biến thực phẩm 

Trong những năm trở lại đây, ngành chế biến thực phẩm của Việt Nam đang có xu hướng tăng trưởng mạnh, từng bước cung ứng nhiều sản phẩm có sức cạnh tranh cao, chiếm lĩnh thị trường nội địa và gia tăng xuất khẩu.

Tuy nhiên, do thu nhập trung bình của người Việt vẫn thấp hơn các nước phát triển khác. Vì vậy, nhu cầu tiêu dùng sẽ tập trung vào nhóm hàng thực phẩm và đồ dùng thiết yếu. Việc đầu tư vào ngành chế biến thực phẩm tại Việt Nam, được đánh giá là hấp dẫn do có nhiều chính sách ưu đãi thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp giảm từ 25% xuống còn 20%. Với những dự án thuộc diện ưu đãi đầu tư, doanh nghiệp còn được miễn giảm thuế một số năm, tối đa miễn thuế 4 năm, giảm 50% mức thuế trong 9 năm tiếp theo, miễn thuế nhập khẩu công nghệ phục vụ sản xuất…

Công nhân làm việc tại doanh nghiệp chế biến thực phẩm bánh kẹo

Nắm bắt cơ hội này, nhiều doanh nghiệp đã mở rộng đầu tư, đẩy mạnh sản xuất trong lĩnh vực chế biến thực phẩm. Trong giai đoạn 2017-2019, xu hướng này dự đoán sẽ diễn ra mạnh mẽ hơn tại các doanh nghiệp.

2. Đặc điểm, tính đặc thù của ngành chế biến thực phẩm

• Đặc điểm của ngành chế biến thực phẩm

Ngành chế biến thực phẩm là một trong những ngành công nghiệp trọng điểm với cơ cấu ngành đa dạng nhờ nguồn nguyên liệu tại chỗ phong phú và thị trường tiêu thụ rộng lớn ở trong và ngoài nước.

Ngoài ra, bạn cũng có thể hiểu đơn giản ngành chế biến thực phẩm là ngành chuyên nghiên cứu về lĩnh vực chế biến và bảo quản nông sản, kiểm tra định kỳ và ghi nhận đánh giá chất lượng nông phẩm trong quá trình chế biến, nghiên cứu phát triển giống và sản phẩm mới, tổ chức vận hành dây chuyền sản xuất và bảo quản, nghiên cứu tạo ra nguyên liệu mới…

• Tính đặc thù của ngành chế biến thực phẩm

Ngành chế biến thực phẩm có một số đặc tính đặc thù như tính mùa vụ, hạn sử dụng của sản phẩm,… Khi nhu cầu của khách hàng càng ngày càng đa dạng thì hai đặc tính này càng là thách thức to lớn với doanh nghiệp chế biến thực phẩm.

Công nhân làm việc tại doanh nghiệp chế biến thực phẩm thủy hải sản

Một số đơn vị ngành chế biến thực phẩm còn phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu, nên nhu cầu phát triển ngành chế biến thực phẩm còn nhiều hạn chế. Trước vấn đề này, các đơn vị  mong rằng với việc tập trung phát triển ngành chế biến thực phẩm và phát triển cơ sở hạ tầng chuỗi cung ứng, sẽ giúp giảm phần nào sự phụ thuộc vào việc nhập khẩu thực phẩm. Từ đó, đẩy mạnh tốc độ phát triển của ngành chế biến thực phẩm trong tương lai.

3. Những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, chấm công tại các doanh nghiệp chế biến thực phẩm

Cho dù công nghệ 4.0 có đổi mới và phát triển vượt bậc như thế nào, thì con người vẫn luôn giữ vị trí trung tâm, là tài sản lớn nhất của mỗi doanh nghiệp. Và một trong những vấn đề nan giải, xuất hiện phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay phải nói đến chính là việc dư thừa và thiếu hụt nhân lực.

Bên cạnh đó, chính sách quản lý nhân sự chưa hợp lý cũng khiến cho hệ thống nhân lực hoạt động kém hiệu quả. Các nhà quản lý cần phải nắm rõ được tất cả các quy tắc thuê, điều chuyển và chấm dứt hợp đồng để luôn giữ được sự công bằng đối với tất cả nhân viên để họ cảm thấy được tôn trọng khi làm việc và cống hiến. Ngược lại, nếu chính sách không hợp lý sẽ tạo nên sự bất hòa trong các mối quan hệ cấp trên cấp dưới và điều này sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy rất khó giải quyết.

Đặc thù riêng của ngành chế biến thực phẩm là số lượng công nhân lớn, hay thay đổi liên tục, quản lý chấm công phức tạp, các chế độ phúc lợi, chính sách lương, thưởng đa dạng và cũng thay đổi liên tục tại nhiều thời điểm khác nhau,…

Doanh nghiệp chế biến thực phẩm gặp nhiều khó khăn trong quản lý nhân sự

Chưa hết, làm việc trong ngành chế biến thực phẩm nhân viên thường sẽ chịu nhiều áp lực, công việc khá vất vả. Điều này, rất dễ hình thành tâm lý chán nản và nghỉ việc. Trước tình trạng đó, doanh nghiệp cũng cần đưa ra các chính sách khích lệ hợp lý, để tiếp lửa cho người lao động một cách hiệu quả.

Ngoài những khó khăn trong việc quản lý nhân sự, chấm công tại các doanh nghiệp chế biến thực phẩm nêu trên. Thì doanh nghiệp, vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn khác nữa trong vấn đề quản lý nguồn nhân sự. Do đó, việc ứng dụng các giải pháp quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm ở thời điểm này, là điều quan trọng và cần thiết mà mọi công ty, doanh nghiệp cần phải có.

4. Một số giải pháp quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm 

4.1. Máy chấm công

Một trong những giải pháp lý tưởng và hiệu quả đầu tiên trong việc quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm, phải kể đến máy chấm công.

Máy chấm công là thiết bị điện tử thay thế cho con người ghi lại các mốc thời gian làm việc trong khoảng thời gian nhất định (mốc thời gian bắt đầu làm việc, nghỉ giữa giờ, hoặc kết thúc công việc,…). Sau đó bằng việc sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ chiết xuất ra được dữ liệu theo từng mục đích sử dụng của khách hàng như bảng chấm công chi tiết, bảng dữ liệu làm thêm, đi muộn – về sớm….

Máy chấm công giải pháp quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm

Những loại máy chấm công phổ biến:

• Máy chấm công vân tay: Dòng thiết bị sử dụng hình thức nhận dạng bằng vân tay. Mỗi nhân viên sẽ được yêu cầu đăng ký hai dấu vân tay bất kỳ của mình với hệ thống để làm cơ sở dữ liệu xác nhận chấm công hàng ngày.
• Máy chấm công thẻ từ: Thẻ từ có thể lưu lại được đầy đủ các thông tin của một nhân viên khi đăng ký với hệ thống máy. Vì thế, nó cũng có thể được coi là thẻ nhân viên được cấp phát sử dụng với mục đích chấm công, hay thẻ vào ra.
• Máy chấm công khuôn mặt: Sử dụng khuôn mặt của từng nhân viên làm phương thức nhận diện vào ra, chấm công hàng ngày
• Máy chấm công vein tay (tĩnh mạch): Dùng công nghệ nhận dạng vein (mạch máu trên ngón tay) kết hợp với chức năng vân tay, giúp mang lại sự tiện lợi khi chấm công và nhận dạng.

Lợi ích của việc sử dụng máy chấm công:

• Tăng hiệu quả công việc, đảm bảo quy tắc, tăng tinh thần làm việc cho nhân viên.
• Ngăn ngừa sai sót trong việc ứng dụng quy chế làm việc và tăng năng suất làm việc.
• Đáp ứng các nhu cầu khác nhau cho nhiều mục đích sử dụng, từng vị trí, phòng ban, cá nhân…
• Thanh toán lương chính xác, hạn chế sai sót, tăng năng suất làm việc và làm hài lòng cán bộ công nhân viên.
• Tổ chức và quản lý thuận lợi, tăng cường tốc độ quản lý và kiểm soát nhân viên hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp bạn đang hoạt động trong ngành chế biến thực và phải quản lý một số lượng lớn công nhân viên. Thì việc ứng dụng giải pháp quản lý nhân sự bằng máy chấm công này, chắc chắn sẽ là một lựa chọn đầy thông minh và sáng suốt.

4.2. Đồng bộ nhiều máy chấm công (DASS)

Doanh nghiệp chế biến thực phẩm có quy mô, thường sẽ có nhiều phân xưởng sản xuất ở nhiều khu vực và địa điểm khác nhau. Do đó, nếu quy định mỗi nhân viên chỉ được chấm công ở một khu vực nhất định, thì sẽ gây nên nhiều khó khăn như: mất thời gian đăng kí và upload dữ liệu nhân viên lên các máy chấm công, phải upload toàn bộ nhân viên lên máy, bộ nhớ máy chấm công bị đầy vì dữ liệu nhân viên cũ chưa được xóa,…

Giải pháp Dass giúp đồng bộ nhiều máy chấm công tại doanh nghiệp

Trước vấn đề này, chúng ta cần thực hiện đồng bộ dữ liệu tự động nhiều máy chấm công lại với nhau. Cụ thể là ứng dụng giải pháp Dass hay còn gọi là phần mềm quản lý máy chấm công nhiều chi nhánh, khu vực. Theo đó, giải pháp Dass sẽ có các chức năng:

• Tự động upload dữ liệu nhân viên của từng phòng ban hay phân xưởng chế biến thực phẩm,.. lên các máy chấm công tương ứng.
• Tự động xóa dữ liệu nhận dạng chấm công của nhân viên đã nghỉ việc
• Khi nhân viên điều chuyển phòng ban, phân xưởng,… phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu nhận dạng chấm công lên máy chấm công của phòng ban hay phân xưởng mới.

Với việc ứng dụng giải pháp Dass trong việc quản lý nhân sự này, doanh nghiệp ngành chế biến thực phẩm có thể tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Chỉ việc quản lý nhân viên theo phòng ban, phân xưởng,… mà không cần phải lo việc upload dữ liệu lên máy chấm công. Dữ liệu nhân viên cũ được xóa khỏi máy chấm công, giúp máy chạy nhanh và không xảy ra sự cố lỗi.

4.3. Kiểm soát ra vào cổng

Thêm một giải pháp hiệu quả nữa trong quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm, đó là kiểm soát cửa ra vào cổng. Ứng dụng hệ thống Access Control trong việc kiểm soát ra vào cửa hoặc lối đi, được nhiều khách hàng là doanh nghiệp hiện nay đánh giá tốt. Nhất là việc kiểm soát hoàn toàn có thể thực hiện đơn lẻ, hoặc kết hợp.

Kỹ thuật lắp đặt hệ thống Access Control kiểm soát ra vào tại công ty URC

Hệ thống Access Control có đầy đủ bao gồm 4 bước:

• Kiểm soát ra vào cổng: kiểm soát, theo dõi việc ra vào cửa/ khu vực của nhân viên. Đảm bảo an ninh và an toàn cho con người và tài sản bên trong.
• Thiết bị nhận dạng (xác thực vân tay, thẻ cảm ứng, mật khẩu, khuôn mặt v.v…). Cấp quyền và thời gian ra vào cửa/ khu vực.
• Phần mềm giám sát và thiết bị cảnh cáo: cảnh báo các tác động bất hợp pháp (đập phá cửa, xâm phạm trái phép ).
• Phần mềm quản lý nhân sự: kết hợp dữ liệu cho việc chấm công

Với việc ứng dụng hệ thống kiểm soát ra vào cổng Access Control trong ngành chế biến thực phẩm sẽ giúp: nhận diện khi có người lạ ra vào nhà xưởng, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, cũng như tài sản của nhân viên. Tổ chức 2 lớp kiểm tra, khi đi vào và khi đi ra, để tăng an ninh. Đặc biệt là có thể đảm bảo an ninh ngay cả trong lúc cao điểm, là lúc nhân viên ra về….

Khi ứng dụng giải pháp Access Control, việc quản lý bằng hệ thống công nghệ sẽ giúp kết quả được đảm bảo hơn, tính ổn định cũng được duy trì liên tục 24/7. Ngoài ra, sẽ không còn phụ thuộc vào thái độ và trình độ của người thực hiện. Từ đó, có thể kiểm soát hiệu quả giờ làm việc của nhân viên tại nhà máy, hạn chế việc chấm công dùm khi vào ca và phải làm đúng với ca đã chỉ định.

4.4. Quản lý suất ăn công nghiệp

Với doanh nghiệp chế biến thực phẩm, thì việc sử dụng nhà ăn tập thể để cung cấp suất ăn cho người lao động là điều cần thiết phải có. Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp số lượng nhân công là khác nhau, có đơn vị chỉ có từ 200-300 nhân công, nhưng có đơn vị thì lên tới hàng nghìn và hàng chục nghìn nhân viên. Với số lượng nhân viên lớn như vậy, thì yêu cầu quản lý suất ăn công nghiệp đặt ra cho các doanh nghiệp chế biến thực phẩm là rất lớn.

Lúc này, doanh nghiệp cần đến giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp ICMS. Theo đó, phần mềm sẽ cho phép tích hợp với hệ thống chấm công để tính suất ăn và lập kế hoạch thực phẩm theo ca, ngày làm việc của toàn nhà máy, doanh nghiệp.

 Giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp ICMS cho doanh nghiệp ngành chế biến thực phẩm

Hệ thống gồm có nhiều trạm đặt tại các điểm phát cơm. Mỗi trạm gồm: Đầu đọc thẻ, màn hình LCD, máy tính cài đặt phần mềm ICMS và bộ lưu điện, hệ thống dây mạng, dây tín hiệu, dây điện,…

Với việc ứng dụng giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp ICMS, doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích thiết thực như:

• Kiểm soát tốt chi phí:

Loại bỏ việc phát sinh thêm chi phí nhà ăn, bắt nguồn từ việc một nhân viên lấy quá nhiều suất ăn hoặc người lạ từ bên ngoài vào ăn trong nhà ăn 

• Tăng mức độ uy tín với khách hàng

Sử dụng công nghệ hiện đại trong quản lý giúp tăng hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

• Tăng sự hài lòng của nhân viên

Đảm bảo đầy đủ khẩu phần ăn cho những nhân viên ăn ca sau hoặc đi ăn trễ,…

• Giảm khối lượng công việc

Phòng hành chính được giảm bớt khối lượng lớn công việc tốn nhiều thời gian như làm phiếu ăn, phân phát phiếu ăn, kiểm tra và tổng kết. Từ đó, có thêm nhiều thời gian tập trung cho những việc quan trọng hơn.

Thế nào, doanh nghiệp chế biến thực phẩm của bạn đã ứng dụng giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp tiên tiến này chưa? Nếu chưa, thì nên tìm hiểu ngay và luôn đi nhé!

4.5. Phần mềm quản lý nhân sự HRpro7

Khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRpro7, doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn, nhờ việc công nghệ hóa các nghiệp vụ như: Lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công tính lương, đánh giá KPI, quản lý tuyển dụng và đào tạo, portal cho nhân viên đăng ký công tác, nghỉ phép, xem phiếu lương và chức năng báo cáo quản trị,… Những chức năng này sẽ giúp nhà lãnh đạo nắm rõ được tình hình nhân sự và có chiến lược, hoạch định sao cho phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, dễ sử dụng HRpro7 

Doanh nghiệp khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRpro7, có thể kiệm thời gian chấm công, tính lương với nghiệp vụ xử lý tự động, Quản lý hiệu quả việc tăng ca, công tác, phụ cấp nhờ tự động hóa, loại bỏ giấy tờ. Giảm sai sót nhập liệu trong quá trình chấm công tính lương. Đặc biệt là dễ dàng tra cứu, phân tích và hoạch định quỹ lương với các dữ liệu đã lưu trữ….

Thật đáng tiếc, nếu doanh nghiệp bạn bỏ qua giải pháp quản lý nhân sự vô cùng hiệu quả từ phần mềm HRpro7 này!

4.6. Phần mềm đánh giá KPI

Đối với doanh nghiệp chế biến thực phẩm, việc xây dựng, đo lường các chỉ số KPI đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy một số chỉ tiêu KPI mà các doanh nghiệp này thường áp dụng, đó là: doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ phế phẩm,… Thông thường, KPI được áp dụng để đo lường và đánh giá một phần kết quả công việc của bộ phận, phân xưởng hay nhân viên.

Nhận thức được tầm quan trọng của KPI đối với khách hàng, Công ty giải pháp Tinh Hoa đã cho ra phần mềm đánh giá với tên gọi Smartboss KPI.

Phần mềm đánh giá Smartboss KPI hữu ích cho doanh nghiệp chế biến thực phẩm

Theo đó, phần mềm đánh giá sẽ đưa ra các chức năng nổi bật như:

• Xây dựng hệ thống đánh giá: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu giúp đánh giá năng lực và thái độ của nhân viên. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu giúp đánh giá hiệu quả công việc. Xây dựng các nội dung đánh giá,…
• Tổ chức đánh giá: Xây dựng các chương trình đánh giá (ai đánh giá ai – khi nào), đánh giá từ trên xuống, đánh giá chéo giữa các nhân viên.
• Tổng hợp báo cáo đánh giá: Xem kết quả đánh giá theo cá nhân, tổng hợp kết quả đánh giá theo nhóm / phòng ban / tổ chức, lưu trữ kết quả đánh giá để truy xuất từ các phần mềm khác,…

Áp dụng phần mềm đánh giá Smartboss KPI này, việc chi trả lương thưởng của doanh nghiệp được chính xác, minh bạch và khiến nhân viên phải “tâm phục khẩu phục”. Từ đó, có kế hoạch tổ chức đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả hơn. Đặc biệt, là mọi công việc được thực hiện luôn đảm bảo đúng tiến độ, như mong muốn.

Vậy là, chúng tôi vừa giới thiệu xong đến bạn 6 giải pháp quản lý nhân sự cho ngành chế biến thực phẩm. Đây đều là những giải pháp nhân sự hiệu quả, đã được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng thành công. 

5. Khách hàng tiêu biểu 

Các khách hàng tiêu biểu trong ngành chế biến thực phẩm, đã ứng dụng thành công giải pháp quản lý nhân sự của Công ty giải pháp Tinh Hoa, có thể kể đến như: Công ty Sữa VINAMILK, PEPSICO, AJINOMOTO, Thực phẩm Á Châu, Lavie , Đạm Cà Mau, Thủy Sản Minh Phú, Thủy sản Quốc Việt, Kinh đô, Tân Hiệp Phát,  …

Nếu quan tâm đến các giải pháp quản lý nhân sự tiên tiến này, bạn đừng ngần ngại liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa theo hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được hỗ trợ và tư vấn cụ thể hơn!

Chúc Quý doanh nghiệp quản lý nhân sự thành công và phát triển ngày một rực rỡ!