Hiện nay, nhằm đảm bảo tiến độ công việc, nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức phân ca kíp, tức tăng thời gian làm việc và dồn ngày nghỉ của nhân viên lại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác nguồn lao động hiệu quả mà vẫn đảm bảo sức khỏe của nhân viên, tuân theo quy định pháp luật.

Ca kíp là gì? 

Ca: Thời gian làm việc liên tục của một nhân viên trong ngày. Một ca thường kéo dài từ 6 đến 8 giờ tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp.

Kíp: Một nhóm nhân viên làm việc trong một ca nhất định. Trong các hệ thống làm việc chia ca. Một kíp sẽ làm việc trong một ca, số lượng công nhân trong một ca có thể khác nhau. Sau đó chuyển giao công việc cho kíp khác để đảm bảo hoạt động liên tục 16 giờ hoặc 24 giờ một ngày.

Như vậy, “Ca kíp” dùng để chỉ các khoảng thời gian làm việc được chia thành các khung giờ khác nhau trong ngày. Cách phân ca này phổ biến trong các ngành nghề yêu cầu hoạt động liên tục hoặc có tính chất công việc không cố định, đặc biệt là ngành sản xuất. 

Điều kiện về thời gian làm việc:

Theo Bộ Luật lao động 2019, thời gian làm việc bình thường, thời gian tăng ca và thời gian nghỉ của người lao động được quy định như sau:

Thời gian làm việc bình thường:

• Thời gian lao động bình thường là 08 giờ 01 ngày, đối với một số doanh nghiệp chấm công theo ngày thì không quá 10 giờ 01 ngày và tổng cộng không quá 48 giờ 01 tuần.

Thời gian tăng ca:

• Thời gian làm thêm không quá 50% số giờ lao động của ngày bình thường. Tổng thời gian làm việc bình thường và tăng ca không quá 12 tiếng 01 ngày.

• Số giờ làm thêm không quá 200 giờ trong 01 năm. Đối với một số ngành sản xuất như dệt may, giày dép, giấy… không được quá 300 giờ 01 năm.

• Thời gian làm việc phải có sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

• Người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 20-25 triệu khi vi phạm thời gian làm việc bình thường của người lao động và từ 25-50 triệu khi vi phạm về thời gian tăng ca của người lao động.

Thời gian nghỉ: 

• Người lao động được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc tiếp theo.

• Người lao động phải được nghỉ giữa ca làm việc.

• Mỗi tuần được người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Trong trường hợp doanh nghiệp không sắp xếp được giờ nghỉ theo tuần thì cũng phải để nhân viên nghỉ ít nhất 04 ngày 01 tháng.

Lợi ích của việc chia ca kíp trong ngành sản xuất:

Ngoài đảm bảo quy định pháp luật, cách phân ca kíp còn mang lại cho doanh nghiệp một số ưu điểm sau:

• Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên và chất lượng công việc: Áp dụng ca kíp giúp phân bổ thời gian làm việc hợp lý, tránh làm việc quá sức, giảm nguy cơ mệt mỏi và stress. Nhân viên có thời gian nghỉ ngơi đủ, nâng cao chất lượng công việc và tăng cường năng suất lao động.

• Đảm bảo tiến độ công việc: Hệ thống ca kíp giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục 24/7, đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn. Đồng thời, trong trường hợp người lao động có việc đột xuất, ốm đau cũng sẽ hạn chế ảnh hưởng đến công việc của doanh nghiệp.

• Tiết kiệm chi phí: Ca kíp tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, giảm chi phí phát sinh do làm thêm giờ và nâng cao hiệu suất làm việc. Quản lý giờ làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận.

Những cách chia ca phổ biến nhất hiện nay

3 ca làm việc và 4 kíp

Là hệ thống làm việc trong đó có 3 ca và 4 kíp. Mỗi kíp làm việc 8 giờ trong một ca và luân phiên nhau để đảm bảo hoạt động 24/7. Ví dụ:

Khung thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4
Ca 1 (6:00 – 14:00)	Kíp A	Kíp D	Kíp C
Ca 2 (14:00 – 22:00)	Kíp B	Kíp A	Kíp D
ca 3 (22:00 – 6:00)	Kíp C	Kíp B	Kíp A
Nghỉ	Kíp D	Kíp C	Kíp B

3 ca 5 kíp: 

Giúp giảm tải công việc và tăng thời gian nghỉ cho nhân viên. Ví dụ:

Khung thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4
Ca 1 (6:00 – 14:00)	Kíp A	Kíp D	Kíp B
Ca 2 (14:00 – 22:00)	Kíp B	Kíp E	Kíp C
ca 3 (22:00 – 6:00)	Kíp C	Kíp A	Kíp D
Nghỉ	Kíp D, kíp E	Kíp C, kíp D	Kíp E, kíp A

2 ca 3 kíp: 

Mỗi kíp làm việc 12 giờ trong một ca và nghỉ trong ca còn lại. Ví dụ:

Khung thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4
Ca 1 (6:00 – 18:00)	Kíp A	Kíp C	Kíp B
Ca 2 (18:00 – 6:00)	Kíp B	Kíp A	Kíp C
Nghỉ	Kíp C	Kíp B	Kíp A

Làm 4 ngày nghỉ 2 ngày: 

Người lao động làm liên tiếp 4 ngày với 12 tiếng/ngày sau đó sẽ được nghỉ 12 ngày tiếp theo.

Khung thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6
Ca 1 (6:00 – 18:00)	Kíp A	Kíp A	Kíp A	Kíp A	Kíp khác
Ca 2 (18:00 – 6:00)	Kíp B	Kíp B	Kíp B	Kíp B	Kíp khác

Lưu ý khi phân ca kíp cho doanh nghiệp

Như vậy, bạn đã nắm được những thông tin căn bản nhất về ca kíp. Để có thể tận dụng cách chia ca hiệu quả này, trước hết bạn cần lưu ý 5 điều sau:

1. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp:

Lịch phân ca phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh và yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng việc phân ca hỗ trợ đạt được các chỉ tiêu về hiệu suất và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Xác định khối lượng công việc/ca làm: 

Phân tích khối lượng công việc của từng ca để phân bổ nhân lực hợp lý. Đảm bảo mỗi ca có đủ nhân viên để duy trì hiệu quả làm việc và tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt.

3. Xem xét nguyện vọng và nhu cầu của nhân viên: 

Cân nhắc mong muốn và yêu cầu cá nhân của nhân viên, như thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Việc này giúp cải thiện sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên.

4. Chú ý sức khỏe khi nhân viên làm việc ca đêm: 

Lên lịch làm việc ca đêm cần chú ý đến sức khỏe của nhân viên. Đảm bảo thời gian nghỉ ngơi hợp lý và cung cấp hỗ trợ để giảm thiểu tác động tiêu cực đến sức khỏe.

5. Chú ý trong việc tính lương:

Đối với lao động theo lịch 3 ca 4 kíp hoặc kíp 4 ngày nghỉ 2 ngày, tức 12 tiếng trong 01 ngày. Tiền lương thường được tính dựa trên số giờ làm việc thực tế và các quy định về tăng ca. Ví dụ:

• Chế độ làm việc theo ngày: 08 giờ làm việc bình thường, 04 giờ làm thêm.
• Chế độ làm việc theo tuần: 10 giờ làm việc bình thường 02 giờ làm thêm.

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương làm thêm giờ trong những ngày làm việc bình thường được tính là 150% lương cơ bản.

Nếu ca làm việc rơi vào ban đêm, người lao động được trả thêm lương làm việc vào ban đêm và lương làm thêm giờ vào ban đêm.

Cụ thể, mỗi giờ làm việc từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau sẽ được trả thêm 30% lương cơ bản. Nếu làm thêm giờ vào ban đêm, ngoài lương làm việc ban đêm, người lao động còn được thêm 20% lương của ngày làm việc đó.

Ví dụ: Anh B làm việc từ 6 giờ tối đến 6 giờ sáng hôm sau tại công ty Z. Lương theo thỏa thuận là 45.000 đồng/giờ. Công ty quy định thời gian từ 6 giờ tối đến 10 giờ tối là làm thêm giờ ban ngày, và từ 10 giờ tối đến 6 giờ sáng hôm sau tính theo Lương bình thường.

Sử dụng phần mềm eTA chấm công để quản lý ca làm việc doanh nghiệp có từ 50 nhân sự trở lên

• Đối với những doanh nghiệp có từ 50 nhân sự trở lên, việc phân ca và chấm công công thủ công cho nhân viên thường sẽ rất phức tạp nếu thao tác thủ công trên Excel.
• Thay vào đó, việc sử dụng phần mềm chấm công sẽ giúp nhân sự tiết kiệm rất nhiều thời gian và hạn chế xảy ra sai sót.
• Phần mềm chấm công cơ bản eTA với chức năng lên danh sách phân ca linh hoạt, khai báo thông tin nhân viên và thiết lập các quy định chấm công sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ, quản lý ca một cách hiệu quả.

Ngoài ra, phần mềm eTA còn cung cấp 10 mẫu báo cáo chấm công chuẩn HR nhất. Phần mềm sẽ tự động cập nhập log  từ máy chấm công và tự động tạo bằng chấm công cho nhà quản lý.

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp cho nhân sự lý thuyết và ví dụ trực quan, dễ hiểu về ca kíp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các HR phân ca, chấm công hiệu quả hơn.