Môi trường làm việc của chúng ta đã ngày một thay đổi trong những năm vừa qua. Nổi bật nhất là sự xuất hiện của dịch bệnh đã đẩy chúng ta từ làm việc văn phòng sang hình thức làm việc từ xa. Sự chuyển đổi này đã khiến các doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại ban đầu, nhưng sau một thời gian dài các doanh nghiệp cũng dần thích nghi và làm việc từ xa trở thành một lựa chọn phù hợp.
Một số nhân viên cũng cho biết họ cảm thấy hài lòng và tăng được hiệu suất khi được làm việc tại nhà của họ. Tuy nhiên vẫn có những nhân viên cảm thấy không hài lòng khi làm việc tại nhà và muốn có một không gian làm việc đúng chuẩn văn phòng. Do sự mâu thuẫn đó mà một số doanh nghiệp đã cố gắng áp dụng cả hai hình thức làm việc này và tạo nên một xu hướng mới đó chính là Hybrid Office.
Hybrid Office là gì?
Hybrid office, có thể tạm dịch là văn phòng phối hợp, là khi doanh nghiệp kết hợp sử dụng nhiều hình thức làm việc khác nhau, phổ biến nhất hiện nay là sự kết hợp giữa làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng.
Phối hợp làm việc tại nhà tại văn phòng bằng mô hình Hybrid Office
Nhân viên có thể lựa chọn một trong hai hình thức làm việc mà mình mong muốn. Bên cạnh đó nhân viên cũng có thể kết hợp cả hai, sắp xếp những ngày làm việc tại nhà và những ngày làm việc tại văn phòng sẽ khiến lịch làm việc của bạn trở nên linh hoạt hơn.
Công việc kết hợp bao gồm tăng cường tự do và tự chủ về thời điểm làm việc và ở đâu. Nó thường cho phép nhân viên có cơ hội để phù hợp với công việc xung quanh cuộc sống của họ, thay vì cấu trúc công việc theo những giờ cố định đăng nhập vào văn phòng. Đối với nhiều nhân viên (và người sử dụng lao động), đó là một kịch bản lý tưởng vì nó kết hợp quyền tự chủ với tính hòa đồng và cấu trúc.
Một nơi làm việc kết hợp có thể trông khác nhau giữa các tổ chức, nhưng nó thường bao gồm sự hiện diện của những nhân viên chủ chốt, trong khi những nhân viên khác có thể tự do đến và đi tùy ý, với lý do.
Văn phòng kết hợp nhằm mục đích cung cấp sự cân bằng tối ưu giữa công việc hiệu quả với việc giảm căng thẳng và ít phải đi lại hơn.
Tại sao lại xuất hiện Hybrid Office?
Trên thực tế thì khái niệm này cũng không phải là điều gì mới mẻ nhưng nó lại thu hút được nhiều sự quan tâm do sự bùng phát của dịch bệnh. Hiện nay tình hình dịch bệnh đang dần được khống chế và tại một số nơi nhân viên đã có thể đi làm văn phòng trở lại. Từ đó đã làm xuất hiện rõ hai nhóm nhân viên khác nhau.
Nhóm nhân viên làm việc tại nhà thường là những người thích được làm việc trong không gian riêng của họ và không phải tốn nhiều thời gian đi lại giữa nhà và công ty, không phải chịu cảnh kẹt xe trong thời tiết xấu nữa.
Làm việc trong không gian của riêng mình
Có thể họ không thích giao tiếp nhiều mà chỉ muốn tập trung vào công việc của mình. Hoặc chỉ đơn giản là họ muốn được thoải mái ngồi làm việc với những thói quen thường ngày của mình mà không bị ai soi mói.
Với mô hình làm việc như trước đây thì họ bắt buộc phải đi đến văn phòng để chấm công vào và ra. Nhưng một khi doanh nghiệp đã mở ra lựa chọn để là việc tại nhà thì khó có thể kéo họ lại cách làm việc văn phòng như cũ, chưa kể trong số đó có những nhân viên tài năng.
Bên cạnh đó thì có những nhân viên lại muốn quay lại văn phòng để làm việc. Làm việc ở nhà không phải lúc nào cũng thoải mái, nếu nhà bạn có đến cả chục người hoặc đông con nhỏ thì chắc hẳn bạn cũng sẽ chuồn đến văn phòng để có thể yên tĩnh làm việc. Làm việc ở văn phòng cũng có nghĩa là công ty sẽ cung cấp cho bạn những công cụ cần thiết để làm việc và tạo sự nghiêm túc, chuyên môn khi làm việc.
Mỗi người mỗi cách làm việc khác nhau, doanh nghiệp cũng khó có thể ép nhân viên thay đổi. Nhân viên không được lựa chọn cách làm việc phù hợp với mình sẽ khiến cho họ cảm thấy bất mãn và dẫn đến năng suất làm việc thấp hoặc thậm chí xin nghỉ việc. Tình trạng này ít gặp trước đây do các doanh nghiệp thường không trình bày hình thức làm việc khác (làm việc từ xa) cho nhân viên, nhưng một khi nhân viên đã biết đến nó thì việc hạn chế lựa chọn của nhân viên sẽ khiến họ không hài lòng với doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đang cố gắng tạo ra các Hybrid office để nhân viên có thể lựa chọn được hình thức làm việc phù hợp với mình, việc này cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây không phải là một việc đơn giản có thể nói là làm. Để ứng dụng được Hybrid office thì doanh nghiệp cần phải có được một bộ phận nhân sự chuyên nghiệp cũng như những công cụ cần thiết để ứng phó với những lịch làm việc linh hoạt và đa dạng như vậy.
Lợi ích của mô hình Hybrid Office
Một nơi làm việc kết hợp ưu tiên nhân viên và khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nó cũng có thể giúp giảm bớt lo lắng mà nhân viên có thể có liên quan đến việc quay lại không gian làm việc công cộng và những điều đã nêu ở trên liên quan đến phương tiện công cộng.
Nhân viên không nhất thiết phải đến nơi làm việc
Một nơi làm việc kết hợp cũng là một nơi làm việc tiết kiệm hơn. Với việc ít phụ thuộc hơn vào các văn phòng quy mô lớn, các tổ chức có thể tiết kiệm được chi phí bất động sản và bảo trì văn phòng.
Các tổ chức cung cấp sự kết hợp giữa nhân viên trực tiếp và nhân viên từ xa cũng sẽ có một nhóm nhân tài lớn hơn để làm việc cùng, vì họ sẽ không còn bị giới hạn trong việc thuê nhân viên ở các khu vực địa lý cụ thể.
Ngoài ra, một nơi làm việc kết hợp có thể giúp xây dựng một nền văn hóa chống chọi với khủng hoảng bằng cách chuẩn bị cho các tổ chức đối phó với những sự cố tiềm ẩn trong tương lai. Với nhiều nhân viên đã làm việc tại nhà, nơi làm việc của bạn có thể dễ dàng thích nghi trở lại với môi trường hoàn toàn từ xa nếu cần thiết.
Cuối cùng, một nơi làm việc kết hợp có thể làm giảm sự lây lan của các loại vi rút truyền nhiễm, vì nhân viên có thể chọn làm việc tại nhà nếu họ cảm thấy không khỏe.
Hạn chế của mô hình Hybrid Office
Mô hình nơi làm việc kết hợp không phải là không có sai sót. Không phải tất cả chúng ta đều có khả năng truy cập internet chất lượng cao, không gian làm việc tại nhà được chỉ định hoặc môi trường không bị phân tâm. Và rõ ràng là làm việc từ xa hoặc công việc kết hợp không phải là lựa chọn cho những người lao động tuyến đầu như nhiều người làm việc tại các bệnh viện, nhà máy và cơ quan thực thi pháp luật.
Lỗi internet hoặc hệ thống khiến làm việc từ xa trở nên khó khăn
Một môi trường hỗn hợp cũng có thể đặt những nhân viên không thể làm việc trong văn phòng vào thế bất lợi so với những nhân viên có thể. Ví dụ, hãy xem xét một tình huống trong đó một nhân viên không thể tham dự cuộc họp trực tiếp. Ngay cả khi họ tham gia qua video, vẫn có những cuộc trò chuyện bên lề mà họ có thể bỏ lỡ. Các nhân viên nữ nói riêng có thể gặp bất lợi, vì họ được kỳ vọng chăm sóc trẻ nhỏ và do đó không thể quay trở lại môi trường văn phòng.
Cũng có lo ngại rằng các nhân viên có mặt tại văn phòng sẽ được coi là cung cấp sản lượng lớn hơn. Các nhân viên ở xa có thể cảm thấy bị bỏ qua các cơ hội vì họ ít được nhìn thấy hơn so với những người trở lại văn phòng. Điều này có thể đặc biệt có vấn đề nếu lãnh đạo là những người có mặt trong văn phòng. Nói cách khác, văn phòng vật lý không nên nắm giữ nhiều quyền lực hơn văn phòng từ xa.
Quan trọng không kém là những thách thức liên quan đến hợp tác và giao tiếp. Với hai kinh nghiệm khác nhau để quản lý, sẽ có nhiều nguy cơ khiến một nhóm cảm thấy bị loại trừ trong các cuộc trò chuyện quan trọng.
Những tình huống như vậy nêu bật tầm quan trọng của một kế hoạch nơi làm việc kết hợp mạnh mẽ. Nếu không được thực hiện đúng cách, một nơi làm việc kết hợp có thể tạo ra sự chia rẽ giữa những người làm việc trong văn phòng và những người không làm việc trong văn phòng.
