Mọi người thường hay nói “Thời gian là vàng, là bạc.”, nhờ đó chúng ta có thể thấy được giá trị quý giá và tầm quan trọng của thời gian trong cuộc sống. Bởi lẽ, ai trong chúng ta đều cũng có quỹ thời gian như nhau là 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải cá nhân nào cũng biết cách quản lý và sử dụng thời gian có hạn của bản thân một cách hiệu quả.
Do đó, quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết và quan trọng. Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, là quản lý quỹ thời gian cá nhân bằng cách phân chia, sắp xếp thời gian hoàn thành các công việc hợp lý và đúng thời gian quy định. Việc thiết kế một kế hoạch chi tiết cụ thể cho từng công việc vào từng khung giờ sẽ giúp chúng ta tối ưu hoá hiệu suất làm việc. Phụ thuộc vào mục đích sử dụng thời gian của cá nhân, chúng ta có thể chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện công việc theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng và năm.
Các lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
Thứ nhất, việc quản lý tốt quỹ thời gian giúp giảm thiểu áp lực công việc, tránh tình trạng phải làm việc trong điều kiện thời gian gấp rút, quỹ thời gian có hạn nhưng lượng công việc bạn phải làm còn rất nhiều. Việc “chạy đua” với công việc trong điều kiện thời gian gấp rút thường xảy ra nhiều vấn đề sai sót và có ảnh hưởng không tốt đến kết quả thành công. Việc phân chia thời gian hợp lý cho từng công việc sẽ giúp chúng ta thực hiện công việc một các khoa học với tinh thần thoải mái không bị áp lực về thời gian sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Thứ hai, quản trị thời gian hợp lý giúp bạn nâng cao hiệu quả cùng năng suất làm việc và đạt chất lượng cao về yêu cầu của công việc. Ai cũng có cho mình một quỹ thời gian bằng nhau, một người biết cách tận dụng thời gian để làm việc sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoả mái và đúng thời hạn yêu cầu. Việc làm việc với một tinh thần thoải mái, không bị áp lực bởi thời gian sẽ giúp chúng ta làm việc có tính chính xác cao và chất lượng hiệu quả của công việc cũng sẽ dễ thành công hơn.
Việc sắp xếp lượng công việc phù hợp với quỹ thời gian cho phép một cách hợp lý thì khả năng tỉ lệ hoàn thành công việc hiệu quả và chính xác sẽ cao hơn. Thúc đẩy được tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng thời gian quy định và giảm tránh các sự cố làm ảnh hưởng đế chất lượng của công việc.
Vốn thời gian của mỗi cá nhân đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Do đó, quản lý tốt thời gian vốn có sẽ giúp bạn có được sự cân bằng giữa thời gian dành cho công việc và thời gian dành cho gia đình, cá nhân. Điều này có nghĩa là bạn có đủ thời gian để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ vừa có đủ thời gian để chăm sóc cho gia đình và cá nhân.
Lập kế hoạch quản lý thời gian một cách khoa học và hợp lý giúp chúng ta chủ động trong việc thực hiện công việc, tránh được tình trạng trì hoãn công việc, không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiếng độ chung của kế hoạch công việc.
Các kỹ năng giúp bạn sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả
Phân biệt cấp độ công việc
Bạn có thể tham khảo phương pháp ma trận Eisenhower để phân chia, quản lý công việc một cách hiệu quả. Ma trận Eisenhower bao gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Việc sử dụng ma trận sẽ hỗ trợ cho bạn việc đưa ra quyết định sử dụng thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.
Xác định mục tiêu rõ ràng
Việc đặt mục tiêu rõ ràng cụ thể là một trong những điều quan trọng để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Xác định rõ ràng mục tiêu giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc phù hợp, phân chia cụ thể các nhiệm vụ cần làm, tránh việc mơ hồ về mục tiêu, khó đạt được kết quả mong đợi. Bạn có thể thử thiết lập mục tiêu SMART, gồm:
- Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
- Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét khả năng bạn có đạt được mục tiêu hay là không.
- Attainable: Thiết lập mục tiêu phù hợp với khả năng của bản thân.
- Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạo động lực cho bạn.
- Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.
Xây dựng kế hoạch hợp lý
Xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể giúp bạn tận dụng tốt quỹ thời gian và làm việc hiệu quả. Chúng ta có thể tham khảo các bước sau đây:
- Bước 1: Đặt ra mục tiêu cần hoàn thành.
- Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách phân chia và xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn.
- Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch..
- Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý.
- Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu.
Chọn lọc và xác định các mục tiêu chính xác, phục vụ cho mục tiêu lớn
Sau khi xây dựng kế hoạch hợp lý, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để dễ dàng thực hiện từng bước hoàn thành mục tiêu đặt ra lúc đầu. Cùng với đó, khả năng tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẽ sẽ gia tăng hiệu quả hơn. Tránh việc xây dựng kế hoạch “đa nhiệm”, là kế hoạch mà bạn phải thực hiện nhiều việc cùng một lúc, bởi lẽ nếu bạn không có đủ năng lực hoàn thành thì kiểu kế hoạch “đa nhiệm” không phù hợp với bạn.
Xác định tâm lý thoả mái, phù hợp với kế hoạch
Việc điều chỉnh, quản lý tốt tâm lý và tâm trạng là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc. Bởi lẽ, bạn có tinh thần thoải mái, không bị áp lực gây căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định đúng đắn và hợp lý.
Tuân thủ, bám sát kế hoạch và thoả thận với “kẻ quấy rối”
Trong quá trình thực hiện hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặp phải những yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “kẻ quấy rối” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này để không ảnh hưởng tới tiến độ công việc.
