Chấm công có thể là chức năng mà nhân sự sử dụng nhiều nhất, bởi vì mọi người chấm công vào ra ít nhất một lần mỗi ngày. Nhưng hệ thống quản lý nhân sự hiện đại cung cấp nhiều hơn là một chiếc máy chấm công.
Hầu hết các mô-đun chấm công sẽ cho phép người quản lý đặt lịch, theo dõi giờ làm việc, quản lý thời gian nghỉ và cung cấp tất cả dữ liệu liên quan trực tiếp đến mô-đun tính lương mỗi tháng. Và với tác động ngày càng tăng của những người làm việc tại nhiều nơi, việc có một hệ thống di động có thể được truy cập ở bất kỳ đâu sẽ mang lại những lợi ích nhất định.
Hàng chục công ty ngày nay vẫn dựa vào việc ghi chép thủ công hoặc chỉ ứng dụng một loại hình chấm công duy nhất. Nhưng với tư cách là chủ doanh nghiệp, điều tối quan trọng là phải hoạt động hiệu quả trong phạm vi ngân sách hoạt động của bạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.
Một trong những phương pháp để tận dụng tối đa ngân sách lực lượng lao động của bạn là thông qua việc sử dụng ứng dụng chấm công. Với hình thức chấm công trên điện thoại di động thông qua ứng dụng, bạn có thể quản lý liền mạch nhân viên của mình từ xa và tại chỗ.
Sau đây là một số lợi ích mà các ứng dụng chấm công trên điện thoại sẽ mang lại cho doanh nghiệp
Quản lý linh hoạt từ xa
Trong thời đại hiện nay, quản lý thời gian linh hoạt là một yếu tố quyết định. Các công ty hiện đang làm việc với các nhóm từ khắp nơi trên thế giới, làm việc với các lao động tự do. Với ứng dụng chấm công trên điện thoại, nhân viên đang làm việc từ xa có thể dễ dàng chấm công vào làm việc của họ dù họ ở đâu, cho phép người quản lý có thể theo dõi thời gian và địa điểm của nhân viên. Với công cụ này, các doanh nghiệp có thể tận hưởng sự giám sát theo thời gian thực trong khi tăng cường bồi thường công bằng.
Quản lý nhân viên từ xa
Cổng thông tin của nhân viên
Ứng dụng di động cho phép nhân viên xem lại bảng chấm công, ca làm việc và chạy báo cáo từ mọi nơi trên thế giới. Ứng dụng cho phép các thành viên trong nhóm có trách nhiệm sắp xếp ca làm việc và gửi chúng cho các nhân viên tương ứng. Nhờ đó, nhân viên có thể tiếp cận thông tin công việc hữu ích khi nào và ở đâu họ muốn.
Nhân viên theo dõi thông tin qua ứng dụng chấm công trên điện thoại
Giờ đây nhân viên đã có thể trực tiếp theo dõi những thông tin nhân sự của mình. Điều này giúp bộ phận nhân sự có thể tập trung thực hiện các công việc chuyên môn thay vì phải liên tục trả lời các khiếu nại và thắc mắc của nhân viên về việc tính công của họ. Các yêu cầu của nhân viên đều được ghi nhận trên ứng dụng và được bộ phận nhân sự hoặc quản lý giải quyết một cách hệ thống.
Độ chính xác cao
Các ứng dụng chấm công trên điện thoại giúp thông tin chấm công và thời gian làm việc được nhập kịp thời và chính xác hơn. Giờ và mức lương khác nhau không có vấn đề gì, và điều này dẫn đến ít sai sót hơn do tính toán tự động của bảng lương và tiền làm thêm giờ.
Tất cả chúng ta đều biết rằng có một vài trường hợp có thể gây ra sự phẫn nộ cho nhân viên hơn là những sai lầm trong việc bồi thường. Do đó, thông qua độ chính xác cao hơn và loại bỏ càng nhiều lỗi của con người càng tốt, ứng dụng chấm công trên điện thoại sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Chuyển đổi loại hình làm việc
Với những thay đổi về cách làm việc trong năm 2020 thì việc đầu tư vào một ứng dụng chấm công trên điện thoại để chuẩn bị cho việc chuyển đổi loại hình làm việc là một ý tưởng tốt. Nhiều doanh nghiệp đã đẩy mạnh xu hướng làm việc tại nhà, các ứng dụng chấm công cũng đã trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp có thể quản lý được thời gian làm việc của nhân viên.
Trong một thế giới mà ngay cả một tổ chức nhỏ cũng có thể có nhân viên rải rác khắp đất nước, hoặc thậm chí toàn cầu, làm việc từ văn phòng, quán cà phê, tàu hỏa hoặc ô tô, một ứng dụng chấm công và chấm công di động cho phép nhân viên (và người quản lý của họ) thực hiện hệ thống với họ bất cứ nơi nào họ đi chỉ là một ý nghĩa tốt.
Chấm công trên điện thoại và các tiêu chuẩn tuân thủ liên quan
Ứng dụng chấm công trên điện thoại không chỉ giúp nhân sự lưu động thuận tiện hơn, mà còn tạo ra một nguồn dữ liệu giờ làm minh bạch — điều mà các đợt đánh giá tuân thủ lao động tại nhà máy luôn yêu cầu:
- SA8000: yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ và chứng minh được hồ sơ giờ vào/ra, giờ tăng ca của từng người lao động; dữ liệu chấm công điện thoại có timestamp rõ ràng giúp chứng minh không có tình trạng ép giờ làm hoặc chấm công hộ.
- SMETA: bộ tiêu chí audit thường đối chiếu tính nhất quán giữa hồ sơ chấm công và bảng lương; ứng dụng chấm công trên điện thoại giúp dữ liệu này luôn đồng bộ theo thời gian thực, giảm sai lệch khi đối chiếu.
- ISO 27001: ứng dụng di động lưu trữ dữ liệu cá nhân (định vị, hình ảnh khuôn mặt) của nhân viên, nên cần được bảo vệ theo tiêu chuẩn an toàn thông tin để tránh rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Góc nhìn của từng cấp độ về chấm công trên điện thoại
1. Bộ phận Backoffice, quản trị (HR, C&B, kế toán tiền lương)
Với HR và C&B, chấm công trên điện thoại giải quyết bài toán gom dữ liệu công của người làm việc ngoài văn phòng hoặc nhiều địa điểm mà không phải chờ ảnh chụp, file Excel cuối tháng. Mối quan tâm chính là dữ liệu có mốc thời gian và vị trí rõ ràng, có lịch sử chỉnh sửa để đối chiếu khi tính lương, cùng rủi ro chấm công hộ, giả vị trí và bảo mật dữ liệu cá nhân (định vị, hình ảnh khuôn mặt).
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): thường một người kiêm HR và kế toán, nên ưu tiên ứng dụng dễ cài, không cần máy chủ hay thiết bị riêng và chi phí thấp.
- Doanh nghiệp vừa (51-200): bắt đầu có nhóm kinh doanh, kỹ thuật đi ngoài; cần phân quyền duyệt công và nối dữ liệu sang bảng lương để bỏ bước nhập tay.
- Doanh nghiệp lớn (201-1000): nhiều bộ phận, nhiều địa điểm; cần quy tắc công thống nhất, báo cáo bất thường theo bộ phận và hồ sơ giờ làm sẵn sàng cho đánh giá tuân thủ.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1000): cần tích hợp với hệ thống HRM/ERP hiện có, phân quyền theo cơ cấu nhiều đơn vị và kiểm soát chặt việc lưu trữ, truy cập dữ liệu cá nhân.
2. Cấp độ nhân viên/người lao động
Nhân sự lưu động muốn chấm công ngay tại nơi làm việc thay vì quay về văn phòng, và muốn tự xem công của mình để không phải hỏi lại HR. Điều họ lo là việc ghi nhận vị trí ảnh hưởng đến quyền riêng tư, nên doanh nghiệp cần thông báo rõ dữ liệu nào được thu thập và dùng vào mục đích gì. Với công nhân trực tiếp sản xuất làm việc cố định tại xưởng, máy chấm công tại cổng thường vẫn phù hợp hơn điện thoại.
3. Quản lý cấp trung (Manager/Supervisor, Quản đốc/Trưởng chuyền)
Quản lý cần duyệt công, duyệt giải trình đi muộn hoặc công tác ngay trên điện thoại và nhìn được ai trong tổ đã chấm, ai chưa, thay vì đợi đến cuối kỳ. Với Quản đốc hoặc Trưởng chuyền ở nhà máy, điện thoại là kênh bổ sung cho nhân sự ngoài chuyền; ca kíp đông tại xưởng vẫn cần thiết bị chấm công cố định để tránh nghẽn giờ cao điểm.
4. Cấp lãnh đạo (Chủ doanh nghiệp, CEO, Giám đốc)
Lãnh đạo quan tâm chi phí triển khai, mức độ giảm gian lận giờ làm và số liệu giờ làm đáng tin cậy để điều hành, đồng thời cần hồ sơ chấm công đáp ứng các đợt đánh giá tuân thủ như SA8000, SMETA.
- Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ (dưới 50 nhân viên): chủ doanh nghiệp cần công cụ đủ dùng, chi phí thấp, ít phụ thuộc vào một cá nhân biết cấu hình.
- Doanh nghiệp vừa (51-200): cần số liệu giờ công theo bộ phận để quyết định nhân lực, và cân nhắc kết hợp máy chấm công với ứng dụng cho từng nhóm.
- Doanh nghiệp lớn (201-1000): quan tâm kiểm soát gian lận và hồ sơ audit khi có nhiều nhà máy, chi nhánh cùng vận hành.
- Doanh nghiệp rất lớn (trên 1000): quan tâm chuẩn hóa dữ liệu toàn hệ thống, an toàn thông tin và khả năng mở rộng khi số người dùng tăng.
Câu hỏi thường gặp
Chấm công trên điện thoại có chính xác bằng máy chấm công vân tay không?
Với nhân sự cố định tại nhà máy, máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt vẫn cho độ chính xác cao và khó gian lận hơn. Ứng dụng chấm công trên điện thoại phù hợp hơn với nhóm nhân sự lưu động — nơi việc lắp máy cố định không khả thi — và nên kết hợp GPS với xác thực khuôn mặt để hạn chế chấm công hộ.
Ứng dụng chấm công trên điện thoại có cần kết nối internet liên tục không?
Phần lớn ứng dụng hiện đại hỗ trợ lưu tạm dữ liệu khi mất mạng và tự đồng bộ khi có kết nối trở lại, nhưng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính năng này trước khi chọn nhà cung cấp, đặc biệt nếu nhân viên thường xuyên làm việc ở khu vực sóng yếu.
Dữ liệu chấm công trên điện thoại có tích hợp được với phần mềm tính lương không?
Có. Hầu hết phần mềm chấm công hiện nay đều hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ ứng dụng di động sang module tính lương, giúp tự động hoá việc tính công, tính OT thay vì phải tổng hợp thủ công.
Làm sao để tránh nhân viên chấm công hộ qua điện thoại?
Kết hợp định vị GPS với xác thực khuôn mặt ngay tại thời điểm chấm công, thay vì chỉ dựa vào việc bấm nút chấm công đơn thuần, đồng thời quy định rõ bán kính GPS hợp lệ để tránh tranh cãi.
Doanh nghiệp sản xuất có nên dùng chấm công điện thoại cho toàn bộ nhân viên không?
Không nhất thiết. Nên áp dụng song song: máy chấm công cố định cho công nhân làm việc tại nhà máy, và ứng dụng chấm công trên điện thoại cho nhóm lưu động (giám sát công trình, kỹ thuật hiện trường, giao nhận) để tối ưu chi phí và độ chính xác cho từng nhóm.
