Sáu mục tổng hợp về 5S và cải tiến nơi làm việc: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để làm 5S và cải tiến đúng cách.
Các bước của 5S bằng tiếng Việt
- Sàng lọc (Seiri) — bỏ đồ không cần dùng khỏi khu vực làm việc
- Sắp xếp (Seiton) — đặt mọi thứ cần dùng ở vị trí dễ lấy và có nhãn
- Sạch sẽ (Seiso) — làm sạch và phát hiện nguồn bẩn, rò rỉ, hư hỏng
- Săn sóc (Seiketsu) — chuẩn hóa cách làm 5S để duy trì được lâu dài
- Sẵn sàng (Shitsuke) — duy trì thói quen theo quy định mỗi ngày
Các khái niệm về cải tiến liên tục
- Cải tiến liên tục (Kaizen) — những thay đổi nhỏ, đều đặn để làm tốt hơn mỗi ngày
- Lãng phí — hoạt động không tạo giá trị như chờ đợi, di chuyển thừa, tồn kho dư
- Quản lý trực quan — bảng, nhãn, màu sắc giúp thấy ngay tình trạng công việc
Các khái niệm về kiểm tra 5S
- Chấm điểm 5S — đánh giá từng khu vực theo thang điểm chung
- Bảng chuẩn — mô tả trạng thái đạt cho từng khu vực, có hình minh họa
- Đánh giá chéo — khu vực này do người của khu vực khác kiểm tra
Các công cụ dùng để tìm và giải quyết vấn đề
- Vòng PDCA — lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh
- Hỏi năm lần vì sao — hỏi liên tiếp để tìm nguyên nhân gốc
- Đề xuất cải tiến — ý tưởng của người lao động kèm lợi ích và người thực hiện
Các nghiệp vụ lặp lại trong triển khai 5S và cải tiến. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Làm thí điểm rồi nhân rộng
Để làm gì: Khu vực được sắp xếp gọn gàng và duy trì được sau khi triển khai.
- Chọn khu vực thí điểm: có nhiều người và vấn đề rõ
- Sàng lọc và loại bỏ: đồ không cần dùng, có biên bản
- Sắp xếp và dán nhãn: vị trí cố định cho từng vật dụng
- Làm sạch và chuẩn hóa: lập bảng chuẩn và đào tạo
Đánh giá và ghi nhận
Để làm gì: Phát hiện sớm khu vực xuống cấp và khen ngợi khu vực làm tốt.
- Lập lịch kiểm tra: theo tuần hoặc tháng
- Chấm điểm theo bảng chuẩn: có ảnh minh họa
- Công bố kết quả: đến từng tổ
- Khắc phục và kiểm tra lại: có người phụ trách
Ý tưởng từ người lao động đến áp dụng
Để làm gì: Ý tưởng cải tiến được ghi nhận, thử nghiệm và áp dụng nếu hiệu quả.
- Ghi nhận đề xuất: mô tả vấn đề và ý tưởng
- Đánh giá nhanh: lợi ích, chi phí, rủi ro
- Thử nghiệm: trên phạm vi nhỏ và đo kết quả
- Áp dụng và ghi nhận: khen ngợi người đề xuất
Giữ 5S bền vững
Để làm gì: Thói quen 5S được duy trì mà không cần nhắc nhở liên tục.
- Viết bảng chuẩn: mô tả trạng thái đạt cho từng khu vực
- Đào tạo người mới: trong tuần đầu vào làm
- Kiểm tra định kỳ: và phản hồi kết quả
- Đưa vào nội quy: nếu cần thiết
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi làm 5S và cải tiến, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Công nhân và nhân viên hằng ngày
- Để đồ cá nhân và vật dụng không dùng trên bàn làm việc
- Không trả đồ về đúng vị trí nên khó tìm lại
- Làm 5S xong rồi để bừa lại sau vài ngày
- Đề xuất cải tiến nhưng không biết gửi cho ai
Quản đốc và trưởng bộ phận
- 5S chỉ làm khi có kiểm tra, không thành thói quen
- Không có người phụ trách rõ cho từng khu vực
- Đề xuất của tổ không được phản hồi nên dần ít đi
- Kết quả kiểm tra không gắn với đánh giá tổ
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Không đo được lợi ích của 5S bằng số liệu
- Ngân sách cho cải tiến bị cắt khi cần tiết kiệm
- Lãng phí vật tư và thời gian tìm đồ không được ghi nhận
- Chương trình cải tiến không có mục tiêu rõ ràng
Người làm việc trong khu vực được cải tiến
- Không được hướng dẫn cách vận hành khu vực mới sau cải tiến
- Vật dụng thay đổi vị trí mà không ai báo
- Góp ý cải tiến nhưng không biết kết quả
- Bị yêu cầu làm 5S ngoài giờ mà không có sắp xếp hợp lý
Chỉ số đo hiệu quả 5S và cải tiến theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Lợi ích và chi phí cải tiến
- Giá trị vật tư tiết kiệm được nhờ giảm lãng phí
- Chi phí triển khai 5S và cải tiến trên mỗi khu vực
- Thời gian tiết kiệm được nhờ không phải tìm đồ
Mức hài lòng về khu vực làm việc
- Điểm đánh giá khu vực làm việc qua khảo sát
- Số đề xuất cải tiến được phản hồi trong thời hạn
- Tỷ lệ khu vực đạt yêu cầu 5S trong tháng
Thực hiện và duy trì
- Điểm 5S trung bình theo khu vực
- Số đề xuất cải tiến được thử nghiệm
- Tỷ lệ khu vực giữ đạt điểm qua các kỳ kiểm tra
Sự tham gia của người lao động
Ai phụ trách 5S trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Chuyền, kho và khu bảo trì là nơi áp dụng 5S chính
5S áp dụng mạnh nhất tại chuyền, kho và khu bảo trì.
- Quản đốc: phụ trách 5S của chuyền
- Tổ trưởng: kiểm tra hằng ngày và nhắc nhở
- Bộ phận cải tiến: hướng dẫn phương pháp và theo dõi đề xuất
- Bộ phận bảo trì: phối hợp giữ thiết bị sạch và gọn
Chuẩn 5S giống nhau cho mọi cửa hàng
Chuẩn 5S giống nhau cho mọi cửa hàng, có kiểm tra chéo.
- Trụ sở vận hành: ban hành bảng chuẩn
- Quản lý cửa hàng: phụ trách 5S tại điểm
- Nhân viên kiểm tra khu vực: đánh giá chéo định kỳ
- Bộ phận đào tạo: đào tạo đồng bộ
Bếp, kho và phòng phục vụ cần gọn gàng liên tục
Bếp, kho và khu phục vụ cần gọn gàng và sạch sẽ liên tục.
- Quản lý vận hành: phụ trách 5S toàn cơ sở
- Bếp trưởng: áp dụng 5S trong bếp
- Quản gia: áp dụng 5S trong khu phòng
- Trưởng ca: kiểm tra cuối ca
Kho và bãi cần sắp xếp rõ vị trí hàng hóa
Kho và bãi cần vị trí hàng hóa rõ ràng để giảm thời gian tìm kiếm.
- Quản lý kho: phụ trách 5S của kho
- Trưởng ca: kiểm tra cuối ca
- Nhân viên kho: thực hiện 5S hằng ngày
- Bộ phận cải tiến: đề xuất cải tiến luồng hàng
Công trường bừa bộn dễ gây tai nạn
Công trường bừa bộn dễ gây tai nạn, nên 5S là việc an toàn.
- Chỉ huy công trường: phụ trách 5S công trường
- Đội trưởng: kiểm tra khu vực của tổ
- Thủ kho công trình: sắp xếp vật tư và công cụ
- Bộ phận an toàn: kiểm tra lối đi và vật cản
Ít khu vực, 5S đơn giản
Ít khu vực; 5S đơn giản nhưng cần người phụ trách rõ.
- Chủ doanh nghiệp: nêu mục tiêu và ghi nhận
- Người kiêm nhiệm: kiểm tra và nhắc nhở
- Mọi nhân viên: giữ khu vực mình làm việc sạch gọn
Có đội 5S và kiểm tra định kỳ
Có đội 5S và kiểm tra định kỳ theo khu vực.
- Giám đốc: phê duyệt mục tiêu cải tiến
- Đội 5S: hướng dẫn và kiểm tra
- Trưởng bộ phận: chịu trách nhiệm trong khu vực
- Tổ trưởng: duy trì hằng ngày
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Kiểm tra trước khi chấm điểm
Các bước xử lý đề xuất
Các việc lặp lại
