Sáu mục tổng hợp về lập ngân sách IT cuối năm: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để HR, kế toán và lãnh đạo hiểu cùng một nghĩa.
Hai cách chia thường dùng
- CAPEX — chi đầu tư mua sắm tài sản dùng nhiều năm: máy chủ, thiết bị mạng, máy tính
- OPEX — chi vận hành thường xuyên: thuê bao, bản quyền, bảo trì, đường truyền, dịch vụ
- Run, Grow, Transform — chia chi tiêu thành duy trì hiện trạng, mở rộng và đổi mới
- Shadow IT — phần mềm, dịch vụ phòng ban tự mua ngoài sự quản lý của IT
Cách tính tổng chi phí
- TCO (Total Cost of Ownership) — tổng chi phí sở hữu: mua, triển khai, vận hành, bảo trì, đào tạo, thanh lý
- Chi phí theo thuê bao (SaaS) — trả theo tháng hoặc năm theo số người dùng hoặc gói dịch vụ
- Chi phí tại chỗ (on-premise) — mua bản quyền và thiết bị để tự vận hành
- Chi phí bản quyền — phí sử dụng phần mềm, thường tính theo người dùng hoặc thiết bị
Cách quản trị ngân sách
- Zero-based budgeting — lập từ đầu, mỗi khoản phải có lý do, không mặc định theo năm trước
- Chargeback, showback — phân bổ hoặc cho thấy chi phí IT theo từng phòng ban sử dụng
- Ngân sách dự phòng — khoản giữ lại cho sự cố và phát sinh trong năm
- Business case — tài liệu nêu lý do, chi phí, lợi ích của một khoản chi lớn
Các nghiệp vụ lặp lại theo mùa. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Biết đang chi gì trước khi lập
Để làm gì: Có danh sách đầy đủ tài sản và hợp đồng IT cùng chi phí thực tế năm nay.
- Lập danh mục tài sản và dịch vụ IT: thiết bị, phần mềm, đường truyền, hợp đồng
- Ghi ngày hết hạn bản quyền và bảo hành: để biết khoản phải gia hạn
- Tổng hợp thực chi năm nay: theo từng khoản
- Tìm khoản dùng ít hoặc trùng lặp: bản quyền chưa dùng, dịch vụ chồng chéo
Từ các phòng ban đến danh sách đề xuất
Để làm gì: Biết phòng ban nào cần gì cho năm sau và ưu tiên theo giá trị mang lại.
- Gửi biểu mẫu đề xuất: mô tả nhu cầu và lý do
- Phân loại: duy trì, mở rộng, đổi mới
- Chấm ưu tiên: theo rủi ro, giá trị, độ gấp
- Lập business case cho khoản lớn: chi phí, lợi ích, rủi ro
Có kịch bản để lãnh đạo chọn
Để làm gì: Có ngân sách có căn cứ, kèm giả định và phương án cắt giảm nếu cần.
- Tính từng khoản CAPEX và OPEX: cả chi phí đi kèm như đào tạo, triển khai
- Cộng khoản dự phòng: cho sự cố và phát sinh
- Lập 2 đến 3 kịch bản: đầy đủ, ưu tiên, tối thiểu
- Trình duyệt và chốt: ghi rõ giả định
- Theo dõi hằng tháng: so sánh thực chi với kế hoạch
Khó khăn xuất hiện ở từng cấp. Mỗi cấp gặp một loại vấn đề khác nhau.
Nhân viên HR, hành chính, kế toán lương
- Hợp đồng bản quyền và bảo hành nằm rải rác, không ai nhắc ngày hết hạn
- Phòng ban tự mua dịch vụ nên IT không biết (shadow IT)
- Tỷ giá, giá thuê bao tăng hằng năm không được tính
Trưởng phòng, trưởng bộ phận, quản đốc
- Đề xuất mua mà không nêu rõ lý do và lợi ích
- Xin ngân sách dư để phòng thân
- Quên chi phí đi kèm như đào tạo, di chuyển dữ liệu, gia hạn
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Cắt ngân sách bảo mật và bảo trì đầu tiên khi cần giảm chi phí
- Không so chi phí IT với giá trị kinh doanh
- Duyệt dự án lớn mà không có business case
Chỉ số theo bốn nhóm: tài chính, khách hàng, quy trình, con người. Nhóm nào chưa có chỉ số đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí và hiệu quả đồng vốn
- Chi phí IT trên doanh thu
- Chi phí IT trên mỗi nhân viên
- Tỷ lệ chênh lệch giữa ngân sách và thực chi
- Tỷ lệ CAPEX và OPEX
Cảm nhận của người lao động và bộ phận sử dụng
- Mức hài lòng của phòng ban về dịch vụ IT
Tốc độ và độ chính xác nghiệp vụ
- Thời gian hoàn thành lập ngân sách
- Tỷ lệ bản quyền, hợp đồng gia hạn đúng hạn
Năng lực, gắn kết và giữ chân
Ai phụ trách trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Nhiều ca, nhiều chuyền, lực lượng công nhân lớn
IT phục vụ văn phòng và hệ thống nhà xưởng (ERP, chấm công, kiểm soát ra vào, mạng công nghiệp).
- Trưởng bộ phận IT: lập ngân sách tổng hợp
- Quản đốc, quản lý xưởng: đề xuất nhu cầu hệ thống trên xưởng
- Kế toán: đối chiếu CAPEX, OPEX, khấu hao
- Giám đốc nhà máy: duyệt
Nhiều điểm bán, quy chuẩn chung từ trụ sở
Hệ thống phải đồng bộ giữa trụ sở và hàng chục cửa hàng (POS, mạng, camera).
- IT trụ sở: ngân sách tập trung
- Quản lý cửa hàng: báo thiết bị hỏng, nhu cầu
- Kế toán chuỗi: phân bổ chi phí cho từng cửa hàng
- Giám đốc vận hành: duyệt
Cao điểm đúng vào dịp lễ Tết, làm theo ca
Các hệ thống chính: quản lý đặt phòng, POS, Wi-Fi cho khách, camera.
- Quản lý IT hoặc kỹ thuật: lập ngân sách
- Trưởng bộ phận: đề xuất nhu cầu
- Kế toán: theo dõi
- Tổng giám đốc: duyệt
Kho, đội xe, mùa cao điểm trước Tết
Hệ thống quản lý kho, vận tải, thiết bị cầm tay, định vị.
- IT hoặc vận hành hệ thống: lập ngân sách
- Quản lý kho, đội xe: đề xuất nhu cầu
- Kế toán: theo dõi
- Giám đốc điều hành: duyệt
Lao động theo công trình, biến động theo mùa
IT phân tán giữa văn phòng và công trường, cần thiết bị chịu môi trường.
- Phụ trách IT hoặc hành chính: lập ngân sách
- Chỉ huy trưởng: đề xuất theo công trình
- Kế toán công trình: phân bổ chi phí theo dự án
- Giám đốc dự án: duyệt
Một người kiêm nhiều việc, chủ doanh nghiệp quyết trực tiếp
Thường không có IT riêng; chi phí chủ yếu là máy tính, mạng, phần mềm thuê bao.
- Chủ doanh nghiệp: quyết mức chi
- Kế toán kiêm nhiệm: theo dõi
- Nhà cung cấp dịch vụ IT bên ngoài: báo giá và hỗ trợ
Có bộ phận nhân sự, cần quy trình thống nhất
Có người phụ trách IT, cần lập ngân sách cùng tài chính.
- Trưởng bộ phận IT: lập và giải trình
- Kế toán trưởng: đối chiếu ngân sách công ty
- Trưởng các phòng: đề xuất nhu cầu
- Giám đốc: duyệt
Danh sách việc cần làm. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Đầu quý 4
Từ các phòng ban
Trước khi trình duyệt
