Sáu mục tổng hợp về quản lý công tác và sự kiện: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất để đề nghị, duyệt và quyết toán công tác và sự kiện.
Các khái niệm về chuyến đi công tác
- Công tác — việc nhân viên được cử đi làm nhiệm vụ ngoài địa điểm làm việc thường xuyên
- Đề nghị công tác — văn bản nêu mục đích, lịch trình, dự toán và người duyệt
- Định mức công tác phí — mức chi cho đi lại, ăn ở theo quy định nội bộ
- Thanh toán tạm ứng — khoản ứng trước và việc quyết toán sau chuyến đi
Các khái niệm khi tổ chức sự kiện
- Ngân sách sự kiện — tổng chi phí dự kiến cho một sự kiện, kèm dự phòng
- Hậu cần — địa điểm, vận chuyển, ăn uống và thiết bị phục vụ sự kiện
- Danh sách tham dự — người đăng ký và người thực tế đến dự
- Quyết toán sự kiện — đối chiếu chi phí thực tế với dự toán và chứng từ
Các khái niệm về hồ sơ và phê duyệt
- Lịch công tác — bảng tổng hợp ai đi đâu, khi nào, để điều phối
- Hồ sơ công tác — đề nghị, vé, hóa đơn và báo cáo sau chuyến đi
- Ma trận phê duyệt — quy định ai duyệt chuyến đi và chi phí ở mức nào
Các khái niệm về rủi ro khi đi lại và tổ chức
- Bảo hiểm tai nạn — bảo hiểm cho người đi công tác theo hợp đồng hoặc quy định nội bộ
- Kế hoạch dự phòng — phương án khi thời tiết, đi lại hoặc địa điểm có sự cố
- Đăng ký lưu trú — thông tin nơi ở khi đi công tác để liên lạc khi cần
Các nghiệp vụ lặp lại trong công tác và sự kiện. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Được duyệt trước khi đi
Để làm gì: Mọi chuyến đi có mục đích, dự toán và người duyệt trước khi khởi hành.
- Lập đề nghị: mục đích, thời gian, địa điểm, dự toán
- Duyệt theo ma trận: người có thẩm quyền ký theo mức chi phí
- Đặt vé và lưu trú: theo định mức đã duyệt
- Thông báo lịch: cho bộ phận liên quan và người điều phối
Tiền đi đường và thanh toán sau chuyến đi
Để làm gì: Chi phí công tác được ứng và quyết toán đúng chứng từ, không tồn đọng.
- Lập đề nghị tạm ứng: theo dự toán đã duyệt
- Nhận tạm ứng: ký nhận và ghi sổ
- Quyết toán sau chuyến đi: đối chiếu hóa đơn với dự toán
- Hoàn trả hoặc bù thêm: theo chênh lệch đã quyết toán
Từ kế hoạch đến quyết toán
Để làm gì: Sự kiện đạt mục tiêu, đúng ngân sách và được đánh giá sau khi kết thúc.
- Xác định mục tiêu và ngân sách: trước khi chọn hình thức
- Chuẩn bị hậu cần: địa điểm, thiết bị, ăn uống, an toàn
- Triển khai và ghi nhận: điểm danh và sự cố
- Quyết toán và đánh giá: chi phí thực tế và khảo sát người tham dự
Điều phối để không trùng người và xe
Để làm gì: Tránh trùng lịch người, xe và phòng họp; biết ai đang đi công tác.
- Thu thập đề nghị: từ các bộ phận trong tháng
- Tổng hợp lịch: gộp các chuyến đi và sự kiện
- Xử lý trùng: ưu tiên theo mục tiêu
- Công bố lịch: cập nhật khi có thay đổi
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý công tác và sự kiện, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Nhân viên hành chính và người tổ chức
- Đề nghị công tác nộp muộn khiến không kịp đặt vé
- Chứng từ thiếu chữ ký hoặc sai ngày
- Danh sách tham dự sự kiện không cập nhật
- Quên thu hồi thẻ hoặc vật dụng sau sự kiện
Trưởng bộ phận và người phụ trách sự kiện
- Chuyến đi trùng người nhưng không ai phát hiện sớm
- Chi phí tạm ứng để tồn đọng quá lâu
- Sự kiện vượt ngân sách mà không có thông báo
- Không đánh giá sau sự kiện nên lặp lại sai lầm cũ
Giám đốc, chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng
- Không có số liệu tổng chi phí công tác và sự kiện để đưa vào ngân sách
- Duyệt chuyến đi và chi phí không theo ma trận rõ ràng
- Rủi ro an toàn khi nhân viên đi công tác không có bảo hiểm phù hợp
- Chi phí sự kiện không gắn với mục tiêu gắn kết
Người đi công tác và người tham dự sự kiện
- Không biết quy trình xin đi công tác và thời hạn nộp đề nghị
- Ứng tiền đi đường nhưng chờ lâu mới được quyết toán
- Sự kiện tổ chức vào giờ không phù hợp, không được góp ý trước
- Không biết quy định chi phí và thiếu thông tin khi đi xa
Chỉ số đo chất lượng quản lý công tác và sự kiện theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí công tác và sự kiện
- Chi phí công tác trên mỗi chuyến hoặc mỗi người
- Chi phí sự kiện trên mỗi người tham dự
- Tỷ lệ chi phí thực tế so với dự toán
Mức hài lòng và thuận tiện
- Mức hài lòng của người tham dự sự kiện qua khảo sát
- Tỷ lệ đề nghị công tác được xử lý đúng hạn
- Số khiếu nại về công tác hoặc sự kiện
Tuân thủ và đúng hạn
- Tỷ lệ chuyến đi có duyệt trước
- Tỷ lệ quyết toán tạm ứng đúng hạn
- Tỷ lệ sự kiện có biên bản đánh giá
Năng lực của người tổ chức
Ai phụ trách công tác và sự kiện trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Công tác chủ yếu là đi nhà cung cấp và khách hàng; sự kiện theo ca
Công tác chủ yếu đi nhà cung cấp; sự kiện cần chia theo ca để mọi người đều tham gia.
- Quản đốc: đề nghị công tác và sự kiện cho tổ
- Bộ phận hành chính: đặt vé, lưu trú, hậu cần sự kiện
- Bộ phận an toàn lao động: kiểm tra an toàn khi đi xa và tổ chức sự kiện ngoài trời
- Kế toán: quyết toán tạm ứng và chi phí
Công tác giữa các điểm; sự kiện cho nhiều cửa hàng
Công tác giữa các điểm bán; sự kiện cần đồng bộ cho nhiều cửa hàng.
- Giám đốc vận hành: duyệt lịch công tác toàn chuỗi
- Quản lý khu vực: điều phối công tác trong khu vực
- Hành chính trụ sở: tổ chức sự kiện chung
- Kế toán chuỗi: quyết toán theo điểm
Sự kiện và hội nghị thường xuyên
Hội nghị và sự kiện là nghiệp vụ thường xuyên.
- Quản lý sự kiện: lập kế hoạch và ngân sách
- Quản lý F&B: phục vụ tiệc và hội nghị
- Lễ tân: đón tiếp khách và đăng ký tham dự
- Kế toán: quyết toán sự kiện
Công tác đi nhiều nơi, sự kiện nội bộ ít
Lái xe và điều phối đi nhiều nơi; sự kiện nội bộ thường nhỏ.
- Quản lý vận tải: lập lịch đi lại cho công tác
- Điều phối viên: thông báo lịch và xử lý thay đổi
- Hành chính: đặt vé và lưu trú
- Kế toán: quyết toán công tác
Đi lại giữa công trường và trụ sở; sự kiện theo công trình
Cán bộ đi lại giữa công trường và trụ sở; sự kiện thường theo công trình.
- Chỉ huy công trường: đề nghị công tác cho cán bộ
- Hành chính công trình: lập lịch và đặt chỗ
- Bộ phận an toàn: kiểm tra an toàn khi di chuyển
- Kế toán công trình: quyết toán theo dự án
Ít chuyến đi, sự kiện đơn giản
Ít chuyến đi; sự kiện đơn giản nhưng vẫn cần ngân sách.
- Chủ doanh nghiệp: duyệt chuyến đi và ngân sách sự kiện
- Hành chính kiêm nhiệm: đặt vé và tổ chức sự kiện
- Kế toán kiêm nhiệm: quyết toán
Có ma trận duyệt, lịch công tác và ngân sách sự kiện
Cần ma trận duyệt, lịch công tác tập trung và ngân sách sự kiện theo năm.
- Hành chính tổng vụ: lập lịch và tổ chức sự kiện
- Trưởng bộ phận: đề nghị và duyệt công tác trong bộ phận
- Kế toán: quyết toán tạm ứng và chi phí sự kiện
- Ban tổ chức sự kiện: gồm đại diện các bộ phận và người lao động
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Kiểm tra trước khi khởi hành
Các việc cần chuẩn bị
Các việc cần làm để đóng hồ sơ
