Sáu mục tổng hợp về quản lý phương tiện ra vào doanh nghiệp: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất khi quản lý xe ra vào khu vực.
Các loại xe ra vào khu vực
- Xe cá nhân — xe của nhân viên hoặc khách đi vào khu vực
- Xe nội bộ — xe của doanh nghiệp dùng cho công việc
- Xe tải và xe container — xe hàng cần kiểm tra và quản lý giờ ra vào
- Xe của nhà thầu — xe làm việc cho nhà thầu, cần đăng ký riêng
Các khái niệm về đăng ký và kiểm tra
- Thẻ xe — thẻ định danh phương tiện được phép vào khu vực
- Sổ ra vào xe — ghi biển số, giờ vào, giờ ra và người lái
- Kiểm tra xe — kiểm tra hàng hóa và tình trạng xe khi ra vào
Các giấy tờ cần có của phương tiện
- Giấy đăng ký xe — giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng xe
- Bảo hiểm xe — bảo hiểm trách nhiệm dân sự của phương tiện
- Giấy phép lái xe — giấy tờ người lái xe cần có khi vào khu vực
Các khái niệm về an toàn giao thông nội bộ
- Tốc độ tối đa trong khu vực — giới hạn tốc độ để bảo đảm an toàn người đi bộ
- Khu vực cấm — nơi phương tiện không được vào hoặc dừng
- Lối đi bộ — đường dành riêng cho người đi bộ
Các nghiệp vụ lặp lại trong quản lý phương tiện. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Phương tiện được ghi nhận trước khi vào
Để làm gì: Mọi phương tiện vào khu vực đều có thông tin và thẻ hợp lệ.
- Nộp hồ sơ xe: biển số, giấy tờ, người lái
- Kiểm tra và duyệt: bởi người phụ trách
- Cấp thẻ xe: ghi thời hạn và khu vực được phép
- Lưu hồ sơ: cập nhật khi có thay đổi
Ghi nhận mỗi lần xe vào và ra
Để làm gì: Biết xe nào đang ở trong khu vực và xe nào đã rời đi.
- Kiểm tra thẻ và giấy tờ tại cổng: đối chiếu với đăng ký
- Ghi sổ giờ vào: biển số và người lái
- Kiểm tra hàng hóa nếu cần: theo quy định
- Ghi giờ ra: và thu thẻ tạm nếu có
Quản lý xe hàng và xe vào làm việc
Để làm gì: Xe hàng và xe nhà thầu vào đúng lịch, đúng khu vực, không ở lại lâu.
- Đặt lịch giao nhận: theo khung giờ
- Kiểm tra giấy tờ và hàng: tại cổng
- Hướng dẫn đến khu vực bốc dỡ: theo lộ trình
- Ghi nhận thời gian ở lại: và xe rời đi
Khi xe vi phạm quy định hoặc gặp sự cố
Để làm gì: Vi phạm được xử lý đúng quy định và sự cố không lan rộng.
- Ghi nhận vi phạm: kèm bằng chứng
- Thông báo người phụ trách: và người lái
- Xử lý theo quy định: nhắc nhở, cấm vào hoặc thu thẻ
- Rút kinh nghiệm: cập nhật quy định nếu cần
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý phương tiện ra vào, gồm cả nhân viên là khách hàng nội bộ.
Bảo vệ và nhân viên cổng
- Cho xe vào khi thẻ chưa được kiểm tra
- Ghi sổ không đầy đủ biển số và giờ
- Không kiểm tra xe hàng khi cần
- Để xe dừng lâu trong khu vực không đúng quy định
Trưởng bộ phận và người phụ trách cổng
- Không cập nhật danh sách xe được phép khi có thay đổi
- Lịch giao nhận không được điều phối nên xe chờ lâu
- Vi phạm không được xử lý nhất quán
- Không phân tích số liệu ra vào để điều chỉnh
Giám đốc, chủ doanh nghiệp
- Rủi ro an toàn giao thông trong khu vực
- Rủi ro mất hàng hóa khi kiểm soát xe hàng lỏng lẻo
- Không có số liệu để đánh giá chi phí vận hành cổng
- Trách nhiệm khi có tai nạn xe trong khu vực chưa rõ
Người đi xe và người cần xe vào làm việc
- Không biết cách đăng ký xe cá nhân vào khu vực
- Phải chờ lâu ở cổng khi xe vào muộn
- Không biết quy định tốc độ và nơi đỗ xe
- Xe bị yêu cầu ra khỏi khu vực mà không được giải thích
Chỉ số đo hiệu quả quản lý phương tiện theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí quản lý phương tiện
- Chi phí vận hành cổng trên mỗi lượt xe
- Chi phí thẻ xe và thay thế khi mất
- Thiệt hại do sự cố xe trong kỳ
Mức thuận tiện khi ra vào
- Thời gian chờ tại cổng trung bình
- Mức hài lòng của nhà vận tải về lịch giao nhận
- Số khiếu nại về ra vào trong kỳ
Tuân thủ và ghi nhận
- Tỷ lệ xe có thẻ hợp lệ khi vào
- Tỷ lệ sổ ra vào đầy đủ thông tin
- Số vi phạm quy định trong kỳ
- Tỷ lệ xe hàng đúng lịch giao nhận
Năng lực nhân viên cổng
Ai phụ trách phương tiện ra vào trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Xe tải nguyên liệu và thành phẩm ra vào nhiều
Xe tải nguyên liệu và thành phẩm ra vào nhiều lần mỗi ngày.
- Bảo vệ cổng: kiểm tra xe và ghi sổ
- Quản lý kho: điều phối bốc dỡ
- Bộ phận an toàn: quy định tốc độ và khu vực
- Quản lý vận tải: quản lý lịch giao nhận
Xe giao hàng đến nhiều điểm
Xe giao hàng đến nhiều điểm; quy định ra vào cần đồng bộ.
- Trụ sở vận hành: ban hành quy định chung
- Quản lý cửa hàng: kiểm tra xe giao hàng tại điểm
- Bộ phận logistics: điều phối lịch giao nhận
- Bộ phận an ninh: kiểm tra định kỳ
Xe khách, xe giao hàng và nhân viên ca đêm
Xe khách, xe giao hàng và xe nhân viên ca đêm vào ra liên tục.
- Quản lý vận hành: quy định cổng và bãi đỗ
- Bảo vệ: kiểm tra và hướng dẫn xe
- Lễ tân: điều phối xe khách
- Kế toán: theo dõi phí bãi đỗ nếu có
Xe tải và xe container là nghiệp vụ chính
Xe tải và xe container là nghiệp vụ chính của kho.
- Quản lý kho: điều phối bốc dỡ và giờ ra vào
- Bảo vệ cổng: kiểm tra giấy tờ và thẻ xe
- Quản lý vận tải: quản lý nhà vận tải
- Bộ phận an toàn: quy định tốc độ và làn xe
Xe máy thi công, xe tải vật tư và xe đưa đón
Xe máy thi công, xe tải vật tư và xe đưa đón ra vào công trường.
- Chỉ huy công trường: quản lý lịch xe và khu vực
- Bảo vệ công trường: kiểm soát cổng
- Bộ phận cơ giới: quản lý xe máy thi công
- Bộ phận an toàn: quy định tốc độ và khu vực
Ít xe, quản lý đơn giản
Ít xe; cần sổ đơn giản và quy định chỗ đỗ.
- Chủ doanh nghiệp: quyết định quy định chỗ đỗ
- Hành chính kiêm nhiệm: ghi sổ ra vào
Có quy định và bộ phận quản lý xe
Có quy định và bộ phận quản lý xe thống nhất.
- Hành chính tổng vụ: quản lý thẻ xe và đăng ký
- Bảo vệ: kiểm tra và ghi sổ
- Bộ phận an toàn: quy định tốc độ và khu vực
- Quản lý vận tải: quản lý lịch xe hàng
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Các việc cần làm để cấp thẻ xe
Các việc cần làm hằng ngày
Các bước xử lý
