Sáu mục tổng hợp về quản lý xe và đưa đón nhân viên: thuật ngữ, quy trình, vấn đề thường gặp, chỉ số, vai trò theo mô hình doanh nghiệp và checklist. Bấm vào từng ô để lật và xem chi tiết.
Những khái niệm cần thống nhất giữa điều phối, lái xe và kế toán.
Các khái niệm về xe, tuyến và giấy tờ
- Xe đưa đón — phương tiện chở nhân viên theo tuyến và giờ cố định
- Tuyến đường — lộ trình cố định cùng các điểm đón và trả
- Đăng kiểm — kiểm định phương tiện theo quy định hiện hành
- Bảo hiểm trách nhiệm — bảo hiểm cho người trên xe và bên thứ ba
Các khái niệm dùng trong điều xe hằng ngày
- Lệnh điều xe — phiếu phân công xe và lái xe cho một chuyến
- Nhật trình — sổ ghi giờ xuất phát, số km, điểm dừng
- Thời giờ lái xe — giới hạn thời gian lái để bảo đảm an toàn
- Bàn giao xe — chuyển xe và chìa khóa giữa các ca
Cách tính chi phí vận hành xe
- Định mức nhiên liệu — lượng nhiên liệu chuẩn cho mỗi km hoặc tuyến
- Chi phí trên km — tổng chi phí chia cho số km chạy
- Thu phí đưa đón — khoản người lao động đóng nếu có, theo quy định nội bộ và thỏa thuận
Các khái niệm về an toàn và hồ sơ lái xe
- Kiểm tra trước chuyến — kiểm tra xe và lái xe trước khi xuất phát
- Sự cố trên đường — quy trình xử lý khi xe hỏng hoặc tai nạn
- Hồ sơ lái xe — giấy phép lái xe, giấy khám sức khỏe, đào tạo an toàn
Các nghiệp vụ lặp lại trong đưa đón. Mỗi quy trình nêu mục đích và các bước theo thứ tự.
Thiết kế tuyến và giờ phù hợp với nhu cầu
Để làm gì: Đưa đón đúng giờ, không quá tải và tiết kiệm chi phí.
- Khảo sát nhu cầu theo khu vực: theo nơi ở và ca làm việc
- Thiết kế tuyến và giờ: gom điểm đón, tính thời gian di chuyển
- Phân xe và lái xe: cân đối số người và sức chứa
- Công bố lịch: thông báo cho nhân viên trước khi áp dụng
Mỗi chuyến có xe, lái xe và lộ trình rõ ràng
Để làm gì: Mỗi chuyến đều có xe, lái xe và lộ trình được xác nhận trước khi chạy.
- Nhận danh sách đăng ký: theo ca và điểm đón
- Lập lệnh điều xe: ghi xe, lái xe, tuyến và giờ
- Kiểm tra xe và lái xe: trước khi xuất phát
- Xác nhận xuất phát: báo người điều phối
Theo dõi km và nhiên liệu để kiểm soát chi phí
Để làm gì: Biết xe chạy bao nhiêu km và tiêu thụ bao nhiêu nhiên liệu để kiểm soát chi phí.
- Ghi nhật trình mỗi chuyến: giờ, km, điểm dừng
- Đối chiếu nhiên liệu nhập với km: theo từng xe
- Phân tích chênh lệch: so với định mức
- Báo cáo hằng tháng: gửi người quản lý đội xe
Xe luôn đủ điều kiện chạy
Để làm gì: Xe đủ điều kiện chạy, không dừng chuyến vì hỏng hóc có thể phòng ngừa.
- Lập lịch bảo dưỡng theo km: theo khuyến nghị của nhà sản xuất
- Theo dõi hạn đăng kiểm và bảo hiểm: nhắc trước khi hết hạn
- Đưa xe bảo dưỡng: ghi nội dung và chi phí
- Ghi vào sổ xe: lưu hóa đơn và phiếu bảo dưỡng
Khó khăn xuất hiện ở từng đối tượng khi quản lý xe đưa đón, gồm cả người đi xe là khách hàng nội bộ.
Lái xe và người điều phối
- Xe đến trễ hoặc đổi giờ mà không báo trước
- Nhật trình ghi không đầy đủ
- Điểm đón thay đổi nhưng lái xe không được biết
- Bỏ qua kiểm tra xe trước chuyến khi vội
Quản lý đội xe và trưởng bộ phận
- Tuyến đông người ở một xe, tuyến khác trống
- Chi phí nhiên liệu vượt định mức nhưng không ai giải thích
- Xe hỏng giữa chuyến và không có xe thay thế
- Lái xe làm quá giờ để kịp tuyến
Giám đốc, chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng
- Không có số liệu chi phí trên km để quyết định mua hay thuê xe
- Rủi ro pháp lý khi lái xe vượt thời giờ và bảo hiểm không đủ
- Thu phí đưa đón không có quy định và thỏa thuận rõ ràng
- Không phân định trách nhiệm khi xảy ra tai nạn
Người đi xe đưa đón
- Đợi xe lâu ở điểm đón mà không có thông báo
- Không biết cách đăng ký đổi điểm đón
- Góp ý về tuyến không có kênh tiếp nhận
- Bị trừ tiền đưa đón nhưng không biết cách tính
Chỉ số đo chất lượng đưa đón theo bốn nhóm. Nhóm nào chưa có KPI đã kiểm chứng thì để trống.
Chi phí vận hành xe
- Chi phí trên mỗi km hoặc mỗi chuyến
- Chi phí nhiên liệu so với định mức
- Chi phí bảo dưỡng trên mỗi xe
Mức đúng giờ và hài lòng
- Tỷ lệ chuyến đúng giờ
- Tỷ lệ nhân viên hài lòng với tuyến qua khảo sát
- Số khiếu nại về đưa đón mỗi tháng
Tuân thủ kiểm tra và ghi nhận
- Tỷ lệ kiểm tra trước chuyến đạt yêu cầu
- Tỷ lệ nhật trình đầy đủ
- Tỷ lệ xe đúng lịch bảo dưỡng
Năng lực và sức khỏe lái xe
Ai phụ trách đưa đón trong từng mô hình. Tên vị trí có thể khác nhau giữa các công ty.
Xe đưa đón ca, số lượng lớn, giờ cố định theo ca
Lượng người lớn và giờ cố định theo ca, cần lệnh điều xe chặt chẽ.
- Quản lý hành chính: phụ trách đội xe và tuyến
- Điều phối viên: lập lệnh điều xe theo ca
- Lái xe: vận hành an toàn và ghi nhật trình
- Bộ phận bảo trì: lập và theo dõi lịch bảo dưỡng
Đưa đón giữa các điểm và trụ sở
Tuyến nối giữa nhiều điểm, cần thống nhất đội xe và chi phí.
- Giám đốc vận hành: quyết định tuyến và đội xe
- Quản lý khu vực: phụ trách tuyến trong khu vực
- Điều phối tuyến: theo dõi lịch chạy hằng ngày
- Kế toán: theo dõi chi phí theo tuyến
Đưa đón nhân viên ca đêm và đưa đón khách
Ca đêm và ca dịch vụ cần lịch xe linh hoạt, lái xe cần nghỉ hợp lệ.
- Quản lý vận hành: lập lịch xe theo ca dịch vụ
- Trưởng ca: điều xe khi ca đêm
- Lái xe: đảm bảo an toàn và thời gian nghỉ
- Kế toán: theo dõi chi phí và khoản thu nếu có
Xe tải và xe đưa đón có lịch ổn định, lái xe làm nhiều giờ
Lái xe làm nhiều giờ nên kiểm soát thời giờ lái là ưu tiên hàng đầu.
- Quản lý đội xe: theo dõi xe và lái xe
- Điều phối vận tải: lập lịch chạy
- Lái xe: kiểm soát thời giờ lái
- Bộ phận an toàn: kiểm tra an toàn giao thông nội bộ
Xe đưa đón công nhân đến công trường, tuyến thay theo tiến độ
Tuyến và điểm đón thay đổi theo tiến độ công trình.
- Chỉ huy công trường: quyết định tuyến theo tiến độ
- Hành chính công trình: điều xe
- Nhà thầu vận chuyển: thực hiện theo hợp đồng
- Kế toán công trình: đối chiếu chi phí theo công trình
Ít xe, thường thuê ngoài hoặc dùng xe cá nhân
Thường thuê ngoài; quan trọng là hợp đồng rõ ràng và đối chiếu chi phí.
- Chủ doanh nghiệp: duyệt thuê xe và chi phí
- Hành chính kiêm nhiệm: lập lịch và đăng ký
- Lái xe thuê ngoài: thực hiện theo hợp đồng
Đội xe nhỏ, có điều phối và định mức
Có đội xe riêng, cần điều phối và định mức nhiên liệu.
- Hành chính tổng vụ: quản lý đội xe
- Điều phối viên: lập lệnh điều xe
- Lái xe: vận hành và ghi nhật trình
- Kế toán: theo dõi chi phí và định mức nhiên liệu
Danh sách việc cần làm lặp lại. Có thể tick chọn và tải về để dùng.
Các hạng mục kiểm tra trước khi xuất phát
Các nội dung cần ghi
Các bước xử lý ban đầu
